数字信息化在企业人事档案建设中的应用

盛黎

摘要：数据时代的发展非常快，同时也促进了数字信息化在各大企业中人事档案的建设，传统档案在使用过程里往往会有一些不方便的地方，本文通过对数字信息化人事档案建设的应用展开了分析，从多角度进行了探讨，希望为企业人事档案的建设与应用提供帮助。

关键词：数字信息化;人事档案;档案管理

中图分类号：G270.7;R197.3文献标识码：A

在数据时代，所有行业都在进行数字信息化的探索，传统的人事档案管理也开始向数字信息化进行发展，这是时代的发展趋势，人事档案的管理在企业拥有一定的重要性，数字信息化人事档案可以让档案在使用过程变得更加方便，因此有必要对档案资源的信息化建设展开分析。

一、企业档案信息化建设存在的问题

（一）对档案信息化的认知不足

对于很多企业来说人事档案的管理工作并不能直接为企业带来可观的效益，日常的档案工作相对来说重复性比较高，很难引起管理层的注意，所以大多数企业对于档案管理的工作并没有足够的认知，转而将大部分的精力投入到提升企业效益的工作中来，对于档案管理人员的培养并不多。对于这些企业来讲，只要档案管理人员不出现重大的遗漏问题那么就已经足够了，所以我们在进行档案信息化之前，应该提前让更多的人明白档案信息化能够带来的实际好处，比如档案信息化之后可以对公司内的各类档案信息进行汇总，工作人员在需要档案时可以通过申请，直接通过网络借阅到相关档案，从而达到节约时间的目的，工作人员拥有了更多的工作时间后也能够提高工作效率。在档案信息化之后，也会更加有利于原始档案的保存，原始档案不会因为过多的人为借阅，导致档案加速损毁。

（二）传统档案借阅难度大

传统档案在进行借阅时，往往会因为各种原因导致借阅难度的提升，传统的档案管理体制也并不健全，因为很多的企业会将档案管理并入其他各类部门，比如说有的企业会将常用的人事档案通过人事部门管理档案，有的企业会通过组织部门管理人事档案，其他一些借阅比较少的档案就会统一放入档案馆来进行后续保管，这样会导致管理机构分散，人事部门与组织部门往往有各自的工作，并不会将工作重心放在档案的管理上，在真正急需人事档案时，往往需要多方面进行沟通才能拿到所需档案，浪费了大量时间。

（三）档案体系不健全

传统档案的体系不健全，主要是因为没有更多的人重视档案体系的建立，从而导致了档案在进行管理时会出现档案分散、档案查找不到的现象发生，而在进行档案信息化之后，可以有效减少这一现象的发生，通过档案的分类录入、自动检索，收集到的所有已知档案在需要时都可以第一时间找到，在信息化档案的建设之前应该对信息档案的体系进行提前规划，规划完成后，在员工中进行推广，第一时间完成传统档案向信息化档案的过渡^[1]。

（四）档案管理人员综合素质不足

在進行数字化信息档案之后，传统的档案管理人员的工作内容就会发生变化，更多地将会通过计算机来进行后续工作，所以这一部分工作人员要提前进行培训，提高档案管理人员的综合素质，这样才能够在进入档案信息化的工作时，更好地完成工作任务。

（五）档案信息不规范

在传统的档案管理中，档案信息在很多企业中并不规范，会将很多种类别的档案进行统一管理，在真正急需使用档案时往往不能马上找到所需要的档案，所以在进行档案信息化工作时，一定要将各类数据进行统一格式的规范化，将各类档案进行分类管理，让档案在使用时变得更加方便快捷^[2]。

二、数字信息化在企业人事档案建设中的应用方法

企业想要推动档案信息化的发展是离不开所有部门的倾力配合的，只有企业内所有人都明确档案信息化的重要性，进而都支持档案信息化的发展，这样才能够提升档案信息化的发展速度。

（一）加强对档案信息化的认知

1.信息档案数字化

想要将数字信息化全面应用于档案的管理上，第一件事就是应该对档案的整体数据进行专属数据库的建立，档案的信息数据化是一切其他环节的基础，传统的档案封存是以纸张当做媒介进行统一的管理，纸张档案的数量过多会直接影响到档案使用的效率，在多人借阅档案时往往会出现一些手忙脚乱的情况，将这些数据进行信息化管理，通过计算机进行数据库的建立，将各类档案信息进行归类，能有效提高档案管理人员的工作效率，也可以更加有效地推行无纸化办公，节省了大量存放纸质档案的空间，对于借阅者来说，可以第一时间拿到自己所需要的各类档案资料，也更加有助于日常工作的进一步开展，所以将档案进行信息化是今后的发展趋势。

2.档案网络沟通

传统的档案信息在沟通时一般都是选择面对面进行交流，需要档案资料时，往往要进行长时间的预约申请，排队等待档案管理人员进行档案的查找，查找效率十分的低下，而且文字档案的管理随着公司企业的变大，需要的档案管理人员也会越来越多，这让工作的进行变的很麻烦，经常会因为一份档案，导致借阅者浪费几个小时的工作时间，所以档案信息化是必须要进行开展的，因为将档案进行数字化管理之后，如果需要档案服务就可以通过网络直接进行交流，提前申请所需档案的查阅权限，不会影响手中工作，当权限下发之后就可以直接通过网络进行档案查阅，既不需要去档案室又不需要档案管理人员进行翻找，在很大程度上减少了沟通成本。

3.档案自动检索

在传统的档案管理中，一般在进入档案室之后，需要工作人员根据个人信息进行人工查找，在人多的情况下效率特别低，进而为工作带来一定程度上的影响，而在进行人事档案信息化之后，档案的借阅人员可以通过规范的申请流程进行档案申请，申请成功后可以通过关键字进行精确借阅，在提高查找效率的同时，给档案管理人员降低了工作难度。

4.档案保存

当档案封存管理时，传统的纸质档案在大规模转移时容易出现遗漏现象，纸质档案的管理十分重要，许多档案由于查询量较大，在查阅期间会有一定程度的纸张破损，对信息的管理也会产生特别大的影响，而且纸质档案随着时间的推移会越来越难保存，记录时也很难做到完全复制，纸质文件也给管理人员增加了负担，而对档案信息进行数据化处理可以大大提高档案信息在转移过程中的完整性，并且可以通过计算机存储大量的备份数据，避免因其他各种原因造成档案数据的丢失，在各类档案资料加入数据库后，工作人员在使用时只需上网查询档案即可，避免了档案信息的人为破坏，档案管理人员只需注意更新档案信息，档案信息在使用时会变得更加方便。

5.增加档案信息化的投入

明白了档案信息化能够带来的好处后，就应该增加对于档案信息化的整体投入，尽快的完善档案信息化，使档案信息化提前体现应有的价值，档案信息化的进程之所以缓慢，主要就是因为各类资源的不足，首先可以完善一些基础设施的建设，汇集人员进行档案的编写录入工作，只要将档案信息化纳入企业的发展进程，那么一定会很快地建立出完善的信息档案体系^[3]。

（二）通过档案资源共享降低借阅难度

1.建设交流平台

在进行档案信息化之后可以在企业内部建立一个档案的交流平台，在交流平台中将一些能够共享的档案信息进行全面分享，在使用交流平台的期间，管理层在进行决策之后，也能够进一步地了解工作人员的工作情况，有助于工作推进，以此来增加企业的整体工作效率。

2.增加档案利用率

在进行档案数字信息之后通过资源共享可以有效的提升档案的利用率，部分档案在信息化之后，很多人在借阅档案时不用额外申请，会大大提高工作效率，而且对于档案的管理者来说，可以减少很大的工作量，同一份档案信息可以多个人同时进行查阅，这对于查阅者来说更加方便。但对于档案的查阅权限需要进一步规范，主要的作用是防止档案信息外泄。

（三）档案体系的建设

在档案信息化实施的过程里，应该提前规范好整个档案体系的建设，档案信息化的规范体系本身应该具有结构合理、层次鲜明、完整全面等一系列特点。在建设档案体系的时候首先应该制定一个完善的体系架构，以此来作为体系建设的基础依据，之后根据企业内部的详细情况进行一定程度上的补充修改，体系的规范可以从多个角度出发，不用拘泥于一点，比如可以有规章制度、管理方法、使用指南等，在整个体系全部制定下来后，也要做好后续的宣傳以及修订工作^[4]。  （四）档案管理人员的培养

每一个企业的档案管理人员都对企业有着很大程度上的影响，因为档案的特殊性以及保密性对于企业来说都是非常重要的，企业在进行档案信息化的同时，对于档案的管理人员应该进行一定程度上的培训，让档案管理人员在进行数据档案管理时不会有遗漏发生，在培训的时候应该有培训的优先级，首要培训的目标应该是对于数据库的把控，当数据管理人员能够熟练使用数据库内检索、统计、查询这一系列功能之后，进行数据库内各类数据更新的一系列培训，当工作人员真正能够完全的胜任数据管理之后进行统一的测试，以此来全面地增加档案管理人员的业务能力，在进行培训的过程里还需要注意根据每个档案管理人员的权限不同，需要进行不同程度的人员培训，这样才能够在第一时间让档案管理人员投入到工作当中来。

（五）档案信息规范化

在每个企业中，档案的重要性是毋庸置疑的，档案信息从传统纸质档案转变为信息档案之后，必须要严格进行统一的档案标准，档案标准的提升有利于档案的查找、浏览、更新等，档案的整理最忌讳的就是杂乱无章，将信息档案的标准制定后，必须严格执行，只有这样，才能为日后的使用提供更大的方便，在进行标准统一时，企业能够根据需求进行数据库的分类，以此对各类不同方向的档案内容进行专门管理。

三、结语

总而言之，随着时代的发展，档案管理信息化能够有效提升档案的整体管理质量，各类企业都已经意识到人事档案信息化的重要性，在进行信息化档案管理的建设中，应该投入更多的资源，更早地让档案管理信息化，为今后的工作提供便利，

参考文献：

[1]陈其锬，田发龙.加强人事档案集中管理与数字化建设[J].农业发展与金融，2019（09）：59-60.

[2]张鸿艳，柳成行.浅析人事档案的数字化建设与管理[J].信息记录材料，2019（09）：67-68.

[3]李彬.大数据时代数字化人事档案管理信息化建设之我见[J].兰台内外，2018（12）：7-8.

[4]杨阳.人事档案数字化管理与建设的探讨[J].中国管理信息化，2018（15）：146-147.