信息技术在学校档案管理中的运用策略

摘 要：新时期下随着信息技术的快速发展，档案管理活动也朝着信息化、电子化方向发展。在学校档案管理中应用信息技术，可以有效提高档案管理效果，能更好的发挥出档案本身的价值，有助于学校档案管理效果提升，因此在实践中需中学学校要特别注重档案管理中信息化技术的应用。

关键词：信息技术;中学;档案管理;运用

在中学管理中心，强化档案管理可以为广大师生提供增加丰富教学资料，同时也能增强学校的文化底蕴，具有十分重要的意义。将信息技术应用到学校档案管理中，不仅可以实现学习档案管理的智能化、电子化，还可以有效降低档案管理工作难度，有助于学校档案管理质量提升。

1 信息技术在学校档案管理中的应用优势

在学校档案管理中注重信息技术的应用可以获得良好的效果，其主要表现在：

1）提高档案管理效率，在传统的档案管理中，主要是对纸质档案进行管理，这对档案管理人员来说无疑是一项很重的工作，耗时费力，同时还需要特别注重档案的防火、防潮等。将信息技术应用到档案管理 中，可以实现档案资料电子化管理，极大的节省了档案管理成本，提高了档案管理效率。

2）便于档案查阅，在以往的档案管理中，由于档案资料比较多，相关使用者在查阅相关档案信息时，需要耗费大量的时间，同时还有可能找到很多没有价值的档案资料。而信息技术的应用，可以让相关使用者直接检索关键词，从而快速找到自己所需要的档案资料，降低了寻找档案资料所耗费的时间，为档案信息使用者提供了便捷的资料查阅服务。

3）拓展服务，在以往的档案管理中，由于资料大多是纸质，使用者在借阅时会受到时间、地区的限制。而信息技术的使用可以构建一个数字化档案平台，使用者可以随时登陆平台来查阅自己所需要的资料。同时信息化档案管理平台也可以为使用者提供更加人性化的服务，而使用者也能上传自己的资料，提高了檔案资料使用率。

2 中学档案管理现状

就目前而言，在中学档案管理中，还存在一定问题，其主要表现在：

1）学校档案阅读率及管理效率比较低，对于档案管理部门，涉及学校的所有信息，包括学校的日常动态及广大师生的资料，可以说档案管理部门是学校后勤中十分重要的一个部门，同时学校档案管理部门的工作量也十分庞大。但是在当前学校档案管理中，依然是以人力管理为主，而档案管理人员精力有限，很难有效的对档案资料进行收集、整理，这就造成了档案管理效率比较低，进而影响到档案查阅效果。

2）学校档案维护更新难度大，在档案管理中，档案维护、更新是十分重要的工作内容，但是在实际中，人工操作是很难完成学校档案更新维护工作的，极有可能出现档案折旧、腐蚀、破损等情况，影响到档案管理效果，同时也加大了档案管理成本，造成了资源浪费。此外，在档案管理中，还需要充分考虑到防火、防潮等工作，这也在一定成上加大了学校档案维护更新难度。

3）档案信息安全性不强，在学校档案中，有一部分涉及师生的身份信息，这些信息必须做好保密工作，但是人非圣贤孰能无过，在传统的人工管理模式下难免会出现一些漏洞，从而造成档案信息泄露的情况，无法确保档案信息的保密性、安全性，影响到档案管理效果。

3 学校档案管理中信息技术的应用策略

1）树立全新观念。在学校档案管理中，如果没有充分意识到信息技术对于档案管理活动的重要性，那么很难将各项措施应用到实践中。所以在实际中，学校相关领导必须提高对档案管理的重视力度，要投入更多的资源在档案管理中，并坚持与时俱进的原则，注重先进的信息化技术在档案管理活动中的应用。树立开放、合作的思维观念，打造全新的档案服务模式，实现档案管理、服务的电子化与信息化。要特别注重档案管理工作的改革创新，构建完善的档案管理创新体系，确保学校档案管理活动可以科学、有序的进行。

2）提高信息化水平。在实际中，信息技术在档案管理活动中的应用并不仅仅是学校档案管理部门的职责，还需要学校各个部门紧密配合。档案部门要加强与信息部门的沟通，构建统一的数据管理中心，将所有档案资料录入到数据库中，并对访问者进行身份限制，注重档案信息资料的保护。由于信息技术在档案管理中的应用需要相应的计算机设备支撑，所以学校还需要确保相应信息设备的完整性，学校要加大对计算机信息设备的采购投入，结合信息化档案管理要求，选购适宜的设备，并强化学校局域网建设，为档案管理信息化开展提供良好基础。

3）注重档案分级管理。在中学档案管理中，为了规范档案管理活动，可以开展档案分级管理活动。具体来说，可以将档案资料分成两种情况，一种是将材料目录看做是基本编制，另一种是特殊档案则需要利用计算机进行信息录入。这样就可以快速的掌握档案材料分类序号，能提升档案的录入速度，同时也便于了使用者档案信息检索。此外，要注重档案材料的及时归档，并制定严格的规章制度，包括档案丢损制度、查阅制度、奖罚制度等，便于档案管理活动的规范进行。

在实际中为了便于档案使用者的查询使用，要注重对档案进行分门别类，并强化档案之间的关联性，这样使用者在查找档案时可以很轻松的找到与之相关的档案资料，从而获取相应的信息。档案人员进行档案资料归档前，需要对档案进行科学的分类、排序，并按照其可利用程度、相关标准进行分级保管。同时档案还需要按照可利用性、保密性实现分级管理，结合档案重要程度来安排人力资源强度，从而提高档案管理效果。

4）提高档案管理人员信息素养。信息技术在档案管理活动中的应用虽然有诸多优势，但是对档案管理人员来说却是一个新的挑战，其必须具备良好的计算机操作能力，所以在实际中，中学还应该注重档案管理人员信息素养的培育。要结合当前档案管理人员的综合能力，制定相对应的信息化培养方案，定期对其进行信息化培训教育，不断提高档案管理人员的计算机操作能力，使其可以熟练的应用计算机进行档案管理，以此减轻档案管理人员的工作强度，提高其工作效率，促进学校档案管理水平提升。

4 总结

总而言之，做好中学档案管理工作具有十分重要的意义，而从当期中学档案管理实际看，还存在一些不足，这也在一定程度上影响到中学发展。所以在实际中，必须注重信息技术在中学档案管理中的良好运用，借助信息技术的优势，提高中学档案管理效果，充分发挥出档案资源的价值，为学校良好发展奠定基础。

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作者简介

陈可胜（1963-），男，汉，山东省青岛市平度市，专科，助理馆员，研究方向：中小学校舍档案管理。