信息化条件下优化勘察设计单位档案管理的策略分析

张盼

摘 要：在档案管理工作中，融入信息化元素，能有效地节约单位档案管理成本，使得档案管理更加的专业化和科学化，方便人员查阅档案。在日常作业中，勘察设计单位档案管理存在各种各样的问题。文章主要分析了勘察设计单位档案管理信息化的必要性，提出了信息化条件下优化勘察设计单位档案管理的有效策略。

关键词：信息化条件;勘察设计单位;档案管理;策略分析

1 引言

目前，我国科学信息技术取得突飞猛进的发展，当前的社会环境正在发生变化。信息技术是现代社会度的重要资源，在勘察设计单位实施方案管理过程中，加大信息化技术的投入力度，将自动化办公理念广泛融入到档案数字化管理过程中，解决勘察设计单位资料管理存在的问题。在现实工作中，由于受到档案自身特点、信息技术等各类因素的影响，无法达到预期效果，文章主要围绕信息化条件下优化勘察设计单位档案管理策略进行分析，具有至关重要的现实意义，才能对档案管理工作起到积极的推动作用[1]。

2 勘察设计单位档案管理实现信息化的必要性

通常情况下，对于勘察设计单位来说，在进行档案管理过程中应该使用现代化设备。然而，在日常作业中，勘察设计单位管理模式过于落后，满足不了信息化的发展需求，无论是在管理体系，还是设备等方面都存在着各种各样的缺陷，无法满足迅速的社会发展需求。在信息化背景下，应该做好勘察设计单位档案管理工作，能够在最大范围内提高勘察设计单位的经济效益，加大档案人员资料信息的管控工作，强化整体管理工作。在档案管理过程中推进现代化建设，这对企业发展有着积极的促进作用，尤其是近几年勘察设计机构，无论是在技术投入，还是档案管理过程中都有着较大的进步。为了充分发挥资料信息应有作用，推动企业信息化进程，使得勘察设计机构档案管理更加科学化和信息化，做好各类资源的归纳总结分类工作，在提高整体工作效益的同时极大地缩短查找时间，全面提高企业的办公效率。传统的纸制档案无法满足新时代的发展进程，不能够帮助人员进行档案查询工作，在进行纸质材料存放和存储过程中，会无形中加大人员负担，在进行搬运和存放过程中也会消耗不必要的人力和物力[2]。

3 信息化条件下优化勘察设计单位档案管理策略

目前，勘察设计单位在强化档案现代化建设过程中，应该围绕以下三个方面，提高人员专业化水平、落实科学的档案管理方式、完善电子设备，全面提高勘察设计单位档案管理。如图1。

3.1 提高人员专业化水平

档案管理工作主要是工作人员對现有的资源、物品等等进行管理，做好分类和总结工作，全面提高人员的可参与性。勘察设计档案管理不仅包括人事档案，还包括各种各样的技术资料、人事资料等等。大部分的档案具有一定的综合性，而且档案来源较为广泛，不仅包括电子档案纸质档案，还包括相关的工作人员准入体系。因此，在日常管理过程中，应该选择知识体系完善服务意识高的综合性人才，定期的进行组织培训活动，提高人员的信息化水平，优化档案管理工作[3]。

3.2 全面落实档案管理方法

目前，在现代化档案管理方式落实过程中，必须要保证管理体系具有较高的流畅性。这在进行档案管理信息化建设过程中应该参照企业档案信息建设化意见，以及档案法的基础需求，对相关的内容进行分析，落实到位。在机构建设过程中，应该建立完备的档案管理领导责任体系，将具体责任分配到个人。在确保档案管理机构日常工作顺利开展的同时，借助先进的现代化设备优化档案管理内容，推进信息化建设。目前，随着我国科学信息技术快速发展，在档案管理过程中，应该做好档案的维护工作。在档案装置上，应该进行防高温、防潮湿、防火、防盗、防光、防尘、防虫、防霉菌的维护，做好电子材料、音频资料等新型档案资料的管理工作，全方位的实现档案管理信息化。一般来说，档案是勘察设计机构最主要的资源，它也是企业提高自身实力的一种方式，在进行档案信息化管理过程中，可以借助信息化手段，强化档案管理工作的质量[4]。

3.3 完善电子设备

勘察设计单位档案管理工作主要是为了满足现有的建设和生产需求，也是工程建设生产活动的基础。在进行具体的工程建设过程中，应该结合档案管理的各项内容，做好本部门资料信息的整理和收集工作，改变传统档案处于分散和无序状态，能有效的缓解管理人员的工作负担。在新时代背景下，应该加大档案信息化建设，充分发挥档案管理的重要作用，无论是档案的数量内容等等，都要以提高实际利用率为主。因此，在进行档案管理信息化建设过程中，应该完善电子设备，案室库房电动密集架，自动恒温恒湿监测系统，充分发挥数字信息化档案管理的重要作用，加大日常设备的投入。首先，需要站在资金投入层面，加大档案管理的维护工作，使得档案管理方式的档案管理工作更加完善，能有效地降低企业的档案管理成本。其次，加大数字化管理设备的投入，还能优化档案管理成本，降低人力物力财力的投入，能有效的缓解人员负担，可以将纸质档案有机地转化为数字化档案，做好信息资料的分类整合，搜集工作能够及时的给人们提供所需要的信息。最后，需要进行数字化档案的管理工作，现在的社会瞬息万变，无论是数据，还是文字，应该建立标准的数字化模型，做好档案文献、信息资源的分类整合工作，引入计算机信息系统，图纸扫描数字化，实现纸质与电子化管理的同时、做好数据信息的存储，能有效地解决勘察设计单位空间存储不足的问题[5]。因此，加大信息化管理模式，这是新时期社会发展的必然要求。在信息化时代的推动之下，信息传递方式发生各种各样的变化，强化档案信息管理工作，能够全面提高资源的使用效率，进而提高工作效益。

4 结语

综上所述，随着勘察设计单位的发展，传统档案管理满足不了系统统计和整理的工作需求，无法实现档案信息资料的快速查找。信息化时代在进行勘查设计单位档案管理过程中，应该加大技术、设备、人才的投入，有效地克服档案在进行信息化建设过程中存在的问题，为企业发展注入源源不断的活力。在进行档案管理信息化转变的同时，将单位档案信息化的应用落到实处，充分体现档案信息化管理的内涵，为档案数字化信息建设贡献自己的力量。

参考文献

[1]王琤.信息化时代勘察设计单位档案管理工作探讨[J].才智，2019，（36）：222.

[2]王杨，李林芝，张妍宇.对林业科研设计单位干部人事档案管理工作的思考——以国家林业局昆明勘察设计院开展干部人事档案专项审核工作为例[J].林业建设，2019，（5）：32-34.

[3]张志芳.浅谈勘察设计单位档案资料管理 实现电子化信息化的必要性[J].卷宗，2019，（3）：58-59.

[4]梁江华.浅谈信息化背景下勘察设计单位如何做好档案的管理工作[J].价值工程，2019，32（13）：154-155.

[5]赵杉.浅谈水利勘察设计单位科技档案的现代化管理[J].四川水利，2019，31（5）：71-73.