大数据下文书档案管理及其信息化应用

摘 要：随着我国现代化建设水平的不断提高，对各个领域的发展带来了全新机遇，文书档案管理工作亦是如此。将计算机与信息技术应用到文书档案管理工作当中，不仅能够长久保存各项档案资源，还能够保证信息资料的真实性与完整性。在大数据背景下，文书档案的管理与利用依旧存在许多细节问题，应转变传统档案管理思想，对管理内容与方式进行创新，将档案管理工作真正融入到市场经济当中，提高档案资源利用率，提升企业核心竞争力。

关键词：大数据环境;信息化管理;文书档案

1 大数据环境下文书档案管理的内容

1.1 数字化管理

通常情况下，文书档案主要以纸质为主，其中记录海量的文字信息，因信息录入时间较长，对相关工作人员的工作耐心与责任意识提出较高要求。因文书档案中包含的信息量较大，并且内容复杂，录入信息时极易出现错误，为信息查找工作的开展带来难度。因此，将现代信息技术应用到文书档案管理工作当中，借助计算机技术不仅能够降低工作难度，还能够提高工作效率与质量。在大数据背景下，对纸质档案进行数字化处理，是数字化管理所具备的主要特征，为信息的保存与管理带来便利。

1.2 安全化管理

在大数据背景下，将现代信息技术应用到文书档案管理工作当中，能够从根本降低对档案元件的损坏，并延长档案元件的保存周期。但受自身与外界各项因素的影响，会直接影响到文书档案信息化管理工作的开展。在当前的大环境下，信息安全问题得到广泛关注，企业应根据实际发展情况，对管理技术进行创新，优化管理方式，改进完善管理信息化系统，构建规范的安全管理体系，减少因人为因素产生的影响，避免为企业的发展带来不必要的损失。

1.3 网络化管理

为实现纸质档案向数字化档案管理过渡，需借助庞大的网络平台，利用计算机对其进行全方位管理。互联网技术的应用，不需要受时间与空间等因素的影响，可对其进行应用与修改，提高电子档案的便捷性与合理性，查阅自己所需要的信息。另外，在处理档案资料的过程中，相关工作人员还应根据档案的性质对其进行详细分类，在管理系统中输入自己所需要查找的信息，搜索引擎自行检索，提高档案网络化管理的便利性与高效性，实现信息资源共享。

2 现阶段企业文书档案管理存在的问题

2.1 尚未给予高度重视

受传统工作理念的影响，企业领导者习惯性将经济效益作为发展的关键，忽略了各项重要的支撑性基础工作，文书档案管理工作并没有得到领导者的高度重视，只是对档案进行简单的保管，尚未投入足够的人力与物力，档案管理工作逐渐成为企业降低成本效益的主要选择对象。因档案管理工作没有得到高度重视，直接影响相关部门的协调配合，缺乏必要的交流互动，难以明确档案管理工作的重要性，影响企业文书档案管理工作质量的提高。

2.2 缺乏完善管理模式

相关管理工作得到企业领导者的高度重视，在企业的发展历程中应用先进的管理模式，满足后期各项工作开展的需求。企业文书档案在日常工作中具有重要作用，但因缺乏完善的管理模式，在具体的工作中没有给予监督与指导。在具体工作中因各项制度的约束，文书档案管理人员无法更好的遵循相关规则，工作存在较大的随意性，直接影响到文书档案工作效率。

2.3 工作人员能力有限

因文书档案管理这项工作具有较强的专业性，但是在具体的工作当中，部分企业尚未配备专业的档案管理人员，因缺乏系统的培训，对于档案管理认知有限，只是将档案进行简单的搜集与整理，无法从根本提高档案管理工作质量。另外，因缺乏对文书档案的重视，也会阻碍企业档案管理工作的开展，尚未深入开展数字化管理工作，难以实现档案资源共享，为企业今后发展产生不同程度的影响。

3 大数据背景下文书档案管理的策略

3.1 构建专业的管理队伍

在信息化背景下，为档案管理人员的工作能力與专业素养提出了更高要求，文书档案管理逐渐向着信息化与数字化方向过渡。档案管理人员在开展相关工作时，不仅要采取科学的管理方式，还应具有信息化意识与计算机应用能力，满足大数据背景下为文书档案管理工作提出的要求。第一，对档案管理队伍进行合理规划，在文书档案管理的现代化进程中，保证档案管理工作的合理性与科学性，加强复合型人才的培养，满足文书档案信息化管理的要求。第二，定期开展专业培训工作，既要增强档案管理人员的基本能力，还应提高其专业素养与计算能力。

3.2 树立信息化管理理念

从某种程度来看，人的思想意识会决定行为举止，具有重要的引导作用，在文书档案管理的信息化建设过程中，应对信息化的管理理念进行正确引导。在我国现阶段的文书档案管理工作当中，应紧跟时代发展的需求，积极引入现代科学技术，相关领导人员明确文书档案管理的重要性，对其全面了解之后加大创新，转变传统工作理念，减少在思想与意识等方面的禁锢。与企业的实际发展情况相结合，树立现代化的管理思想，从根本保证文书档案管理工作质量，为后期各项工作的顺利开展提供保障。

3.3 搭建科学的管理平台

为确保我国文书档案管理工作的现代化进程，实现信息化管理模式，应根据实际情况构建科学合理的平台，为文书档案工作的顺利开展提供保障。纵观当前实际情况，应将信息数据库的功能与优势充分发挥出来，进一步开发文书档案管理软件，减轻文书档案管理人员的工作强度，提高文书档案管理水平与管理质量。第一，构建文书档案加工系统，针对文书档案中的初级加工范围，对其进行系统设计。第二，构建文书档案储存系统，因文书档案当中涉及大量的信息资料，借助计算机建立文书档案资源的数据库。第三，构建文书档案保密系统，保密工作在文书档案管理中具有重要作用，甚至影响文书档案管理水平。

4 结语

在大数据背景下，为文书档案管理工作的开展提出了严格的要求。因此，为满足时代的发展，应给予文书档案信息化管理高度重视，将现代信息技术应用其中，构建完善的信息化管理系统，为企业的发展提供多元化的服务，将档案信息的优势充分发挥出来，既能够满足文书档案管理工作的顺利开展，还能够提高文书档案管理质量，促进企业持续发展。

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作者简介

姚丽莎（1988-），女，汉族，海南省海口市，人力资源主管，助理馆员，本科，研究方向：人事档案管理。