互联网信息时代办公室档案管理工作效率提升策略研究

摘 要：优化办公室档案管理具有重要意义，通过对互联网信息时代对办公室档案管理工作的新特点进行分析的基础上，提出办公室档案管理运用互联网信息化技术提高工作效率的具体路径，为我国办公室档案管理提供有益的建议。

关键词：互联网;信息技术;办公室;档案管理

互联网信息技术中大数据云计算、海量存储等技术，在档案管理中的运用改变了传统档案管理纸质存储、人工统计存档、调档、查询的模式。当代社会经济不断发展使得办公室档案管理工作面临更大压力，各个行业面临着海量档案信息存储、档案电子化的需求。互联网信息时代产生的技术能够帮助办公室档案管理实现电子化存储、动态管理、信息共享以及检索、实时分析与利用，极大提升办公室档案管理工作效率。

1 互联网时代办公室档案管理采用信息化的重要性

1.1 办公室档案管理工作效率要求采用信息化技术

办公室档案管理工作涉及内容与方面较多，对于办公室管理而言，其工作建立在文件档案管理的基础上，是整个办公室管理工作的基础与核心。在办公室的日常管理工作中需要有一定的参考资料，从部门基本情况、人员资料、客户资料、市场资料等都要在办公室档案中存储，如果办公室档案管理效率低下，对文档的存储与提取耗费时间长，需要人工进行检索或者查阅等，会导致整个工作流程效率变慢，不利于整个单位工作流程的效率提升。互联网信息化技术能够实现数字化管理，对办公室所有档案文件都可以通过数字化方式实现存储，借助互联网档案大数据管理平台的方式实现信息海量存储，同时实现信息快速的调取、查阅与下载打印，极大提升办公室档案管理效率。

1.2 办公室档案管理的工作质量保证要求采用信息化技术

传统办公室档案管理借助纸质的文档管理，在企业的管理成本上需要耗费较大的人力与物力，而信息化技术运用到办公室档案管理过程中，将档案管理方式与信息技术融合，采用数字化档案信息管理的方式，实现无纸化、档案信息传播的实时性，实现档案管理的智能化。在传统办公室档案管理过程中，文件档案的存储会由于经手人的差异而存在档案信息查找、更新不实时的问题，不仅工作强度大，且出现错误的概率较高，不仅效率低，还容易影响档案管理的工作质量。在办公室档案管理中需要采用互联网信息化技术的管理模式，借助互联网信息化平台实现数字化管理，减少资料不慎丢失或是档案分类出现人为错误而给办公室工作带来诸多问题。信息化技术的处理不仅能够存储海量的文档，而且借助关键词的分类或部门的分类方式实现档案文件的便捷式存储，给办公室档案管理工作带来便利性，保障文件档案管理的质量。

2 当前办公室档案管理采用互联网信息化存在的问题

2.1 企业缺乏信息化档案管理的意识

信息化时代的到来给当前的办公室档案管理带来极大的变革，需要企业积极利用信息化技术实现档案管理的变革，要转变传统的档案管理意识与思维，企业的管理、档案管理人员要创新档案管理的思维。从现有的企业管理上看，部分企业认为档案管理采用信息化技术实现数字化管理非常重要，但是推行信息化档案管理需要花费一定的成本，对于信息化系统的规划存在落后性。企事业单位的管理者对于办公室档案信息化管理的意识不足，容易导致信息化系统搭建流于形式，无法将互联网信息技术真正运用到档案管理的系统中。

2.2 缺乏高质量的信息化档案管理人才

在信息化时代的办公室档案管理需要专业化的人才，然而办公室档案管理的人员多数属于行政办公室人员兼任的方式，这種并不属于专业化人才进行管理，不仅导致办公室档案管理效率低，且将信息化技术运用到档案管理过程中存在技术性的难题。信息化时代下办公室档案管理效率的提升、质量的保障需要专业化的档案管理人才，不仅需要懂档案管理知识，还需要懂计算机信息化技术的知识，对档案管理人员综合素质要求较高，而当前企事业单位在档案管理上存在人才不足的短板，限制档案管理信息化水平的提升。

2.3 信息化档案管理系统搭建不足

信息化档案管理是建立在完善的档案信息管理系统基础上，信息化档案系统能够提高办档案存储、搜集以及管理、利用的效率，其系统建设需要进行基础信息化系统的搭建，这是办公室档案管理的关键步骤。我国的公司多数属于中小民营企业，这些企业在市场竞争中处于较被动的状态，为降低公司的经营管理成本，公司关注的是市场营销等领域，而对于行政管理领域的效率与质量保证关注不足，因此即使当前我国市场上有大量关于档案管理的系统软件，如TH-AMS紫光档案管理系统等，中小企业较少会选择购买。企业在信息化档案管理系统的搭建上存在不足，导致档案管理的工作效率与质量无法在短时间内得到提升。

3 互联网时代办公室档案管理工作效率提升的具体路径

3.1 企业管理者创新档案管理思维

互联网信息化时代的到来不仅改变企业的销售模式，给企业的行政管理工作也带来极大的变革，企业要提升办公室档案管理工作效率，需要转变现有的办公室档案管理的思想。档案管理对于企事业单位的发展存在较大的参考价值，同时要保障文件档案调取、查阅的便捷性，企业的管理者需要创新档案管理的思维，运用互联网信息化技术更新现有档案管理的模式，以先进的信息化档案管理的思维，积极探索将互联网信息技术运用到办公室档案管理过程中，如最大化将单位的文件信息以互联网信息数据的方式呈现，借助计算机实现一键化的管理，防止档案文件的丢失或者损毁;同时可将日常办公纳入档案管理信息化建设中，完善云数据库的数据信息，提高办公室的管理工作效率。

3.2 招聘与培养专业化以及高素质的档案管理人员

从现有档案管理人员配置上看，很多单位的办公室档案管理人员多数为非专业、行政管理人员兼任的方式，在互联网信息化时代要求办公室档案管理人员具备档案管理知识、信息化技术等综合的技能。办公室档案采用信息化管理的新技术，必然要求档案管理人员拥有较高的素质与技能水平。低素质、低技能的档案管理人员无法适应信息化档案管理的需求，因此要求企事业单位必须要培养拥有档案管理、信息化技术管理能力的人员，需要加大投入的方式，如采用专业化招聘的方式从人力资源市场招聘符合要求的人员，提供高薪或者福利的方式，吸引人才。同时，单位针对办公室档案管理人员兼职的现象，采用专业化培训的方式，提高本单位的办公室档案管理人员的素质。

3.3 建立符合本组织实际需求的档案管理系统

互联网信息化时代有大量的办公系统软件，对于企事业单位而言需要选择符合本单位实际需求的系统，企业需要多方选择、比对的方式选择适合自身单位需求的档案管理系统软件平台，提高本单位办公室档案管理的效率。办公室档案信息化管理上还需要建立数字化档案库，革新传统纸质档案管理的方式，为档案管理建立查询、搜索、下载功能，改变办公室档案管理查询难、检索慢的问题，提高档案管理的效率。

参考文献

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[3]吴新兴.如何提升机关事业单位档案管理信息化水平[J].城建档案，2019（12）：65-66.

作者简介

黎莹，女，广西省梧州市人，助理馆员，办公室档案管理工作。