探讨大数据时代档案管理面临的问题与改进措施

马艳红

摘 要：大数据时代新型档案管理模式已成为社会发展的必然趋势，档案管理人员必须根据档案信息资源的特点进行分类整理，构建完善的档案数据分析库，满足广大用户提出的多样化、个性化的档案服务需求，提高自身的专业技术，加强各方面知识的积累，充分发挥自己的优势及特点，积极探索，勇于创新，利用大数据技术创新出更完善、更实用的档案管理模式，为我国档案管理工作的开展献自己的力量。本文首先探究了大数据时代档案管理工作面临的相关问题，并提出了改进措施。

关键词：大数据时代;档案管理工作;问题措施

大数据时代其实就是信息时代发展的产物，大数据时代的环境在一定程度上改变了我们的生活方式工作方式，大数据时代给档案管理工作带来了一定的机遇，同时也带来了一定的挑战。随着大数据技术的迅速发展，其可以广泛应用到不同的工作领域中，从而为新形势下工作的开展提供了较大的便利。

1 大数据背景下的档案管理工作

在传统的管理方式中，各个环节都是人工来完成的。人工操作难免会出现一定的误差，从而给档案管理工作造成不可估量的损失。随着技术的进步，电子档案管理方式的出现，对于档案管理这项工作而言是一场革命。在大数据时代，电子档案管理主要是运用网络的形式将纸质版的材料进行收集、保存、分析等，通过一系列的网络化方式，将信息进行共享，减少人工操作环节，进一步规范档案管理工作。在开展电子档案管理时，最初主要发挥的是保存功能，将不同的信息录入到电脑中，方便工作人员根据工作需要及时调取信息资料。在大数据技术的作用下，电子档案管理发生了较大的变化，将功能的实现形成了一个完整的链条。电子管理方式都是在网络上操作，在输入工作方式后，系統进行自动操作，在节省大量工作时间的同时，极大地提升了管理工作的效率。同时有效节约办公资源。在进行电子档案管理后，可以减少办公用品例如纸张、书写笔、记录本等使用，在节约工作量的同时，直接参加管理工作的人员有所减少，节约了人力资源。

2 大数据背景下电子档案管理过程中存在的问题

具体表现在以下方面：

2.1 缺少计算机和会计专业过硬的人才队伍

在大数据时代做好电子档案工作，尤其是要做好相关的管理业务，需要业务非常精良的人才，业务精良既表现在系统掌握大数据等信息技术，更要了解相关的档案业务。

2.2 缺乏有效的相关硬件设备

为了更好地运用大数据等技术，使得电子档案得以科学有效管理，需要运用规范化的硬件设备。这些设备中的配套设施也要符合管理现代化、科学化的需要。但是在实际的管理当中，有的单位在运用大数据的时候，会出现硬件设备和管理理念不相配套的现象。

2.3 没有有效结合大数据技术建立并完善相关的管理制度

随着大数据技术在管理实践中的广泛应用，随之而来的要有一定的工作制度与之相配套，将大数据技术的相关要求融入新形势下的档案管理制度中，并运用新的制度来指导管理实践。尽管有的单位已经将大数据技术和电子档案管理在具体实践上进行充分结合，但是其制度建设上还是不够健全。

3 大数据背景下档案管理工作需要注意的问题

3.1 注意规避潜在风险

大数据时代其实就是信息时代发展的产物，大数据时代的环境在一定程度上改变了我们的生活方式工作方式，大数据时代给档案管理工作带来了一定的机遇，同时也带来了一定的挑战。档案管理工作对企事业单位发展有着至关重要的作用，同时也直接关系企事业单位甚至国家的政治与经济利益，一旦档案信息泄露，会对企事业单位甚至国家造成很大的影响。因此，不断完善档案管理工作，加强档案的严密性是非常重要的。从实际上来看，档案管理方式受到大数据时代的冲击，档案信息资源非常容易泄露甚至丢失，所以运用大数据技术进行档案管理存在着一定的潜在风险。

3.2 制定出解决潜在风险的对策

随着大数据时代的来临，传统的档案管理工作模式已经不能够满足时代的需求，而在档案管理工作中，应用大数据技术存在着一定的风险，在传统的规章制度中，并没有对相关方面做出一些明显的约束管理，能够不断提高档案管理工作的机密性，就需要结合实际发展，不断调整档案管理制度，有效保证档案管理制度科学合理，从而应对大数据时代背景下档案管理工作存在的潜在风险。在档案管理中有效应用大数据技术能够提高管理工作的效率，同时也更有利于工作人员的工作，但是应该由专业的档案管理工作人员进行操作，保证档案管理工作人员具备相应的综合素养，同时还需要相应的制度来制约档案管理工作人员的行为，保证档案管理工作能够有序完成。

4 大数据背景下提升电子档案管理的有效措施

4.1 建立专业的档案管理队伍，不断优化档案管理人员的结构

由于大数据技术具有较强的应用性，档案管理工作人员要努力适应大数据技术的发展，让自己和新形势下工作岗位的要求相符合。档案管理工作相对来说比较枯燥乏味，在招聘档案管理工作人员时，相比于一些技术性工作来说，对技术方面要求较低，而且待遇也比较差，从事档案管理工作的工作人员年龄都比较大，很少有年轻人愿意从事档案管理工作，这就在一定程度上直接影响我国档案管理工作的实际发展。但是随着技术的不断深入，大数据时代对档案管理工作人员的技术水平提出了更高的要求，为了能够更有效实现档案管理工作，就需要不断引入一些技术人才，切实提高档案管理工作人员的综合素养，不断优化调整档案管理人才结构，使年轻人愿意从事档案管理工作，并成为档案管理工作的主力军，而年龄较大的工作人员则应该辅助年轻人顺利实施档案管理工作。

4.2 在大数据时代背景下做好档案管理保密工作

在档案管理工作中，大数据技术的应用有效促进了档案管理工作的开展与进步，给档案管理工作带来了新的机遇，大数据的有效应用能够促进档案管理事业的不断发展，能够有效提高档案管理工作的效率，同时还能够在一定程度上节约人工成本。大数据在实际应用过程中也存在着一定的问题，对档案管理保密工作提出了更高的要求。在大数据时代，使得档案信息比较容易丢失、损坏或者泄漏，因此工作人员必须要认识到档案信息的重要性，提高档案信息保存的安全意识，在工作中不断规范自己的行为操作，从而保证档案信息的安全性与保密性。除此之外，企业还应该加强管理软件与硬件的建设，为了能够使档案信息化管理工作适应大数据时代的发展与实际需求，一定要主动加强相关基础设施的投入，要对现有的设施进行更换以及升级，保证网络信息平台的建设，满足网络搜索引擎的实际需求。

4.3 健全电子档案管理的技术系统

不断创新电子档案管理的工作模式。电子档案在管理过程中，涉及很多方面的程序，而且对基础设施等硬件设备的要求非常高。这就要求单位或部门在进行管理时，能够按照大数据技术的发展要求，加强电子档案管理所需要的基础设施建设，健全完善的管理系统，从而推进档案管理工作的健康发展。

5 结语

电子档案管理是一项系统性的工作，涉及方方面面的工作内容和环节，而且每一项工作内容和环节都会对整个管理产生影响。所以，对于档案管理部门来说，要准确把握大数据背景下电子档案管理的未来走向，在管理的方法上加以钻研，探索出一条推进档案管理的新路子。

参考文献

[1]张颜.试论大数据时代档案管理的共建与共享[J].兰台内外，2018（03）：25-26.

[2]杨永久.大数据时代档案管理模式变化研究[J].中国管理信息化，2018，21（01）：120-121.