信息时代文书档案管理工作面临的问题与对策

陈琳

摘 要：档案记录并保存着国家组织单位以及公民在生活活动中涉及经济、政治、教育、文化等诸多领域的重要事件资料，它从多个侧面反映了不同时代的发展状况。随着信息时代的发展，计算机技术极大的推动了档案管理工作的便捷化。随着社会对档案管理工作需求的日益加深，使档案管理工作更具效率已经成为领域热门的研究方向，文书档案管理工作直面着新的挑战，也面临着新的机遇。将文书档案数字化、網络化，积极向电子文件转化，从而实现现代化的档案管理模式，进而更好的为经济、文化、民生建设提供优质的服务。

关键词：信息化;档案管理;问题

进入21世纪，我国逐渐进入信息化时代，人们的需求也随之发生了巨大的变化。人们对信息的管理以及信息使用的需求也日益多样化。而这对于档案管理工作而言，这是一项复杂的工作。而文书档案管理的信息化兼具提升管理工作效率与发挥文书档案资料价值两项功能，很好的革除了传统档案管理中的弊端。如何才能有效利用信息技术管理档案提高工作效率，并为档案信息的安全提供保障，这是亟待解决的现实问题。但在我国施行信息相关法的历史较短的背景下，有关部门在实际应用中还是会遇到多种多样的问题，阻碍着档案管理工作的高效进行。所以先要明确目前存在的问题，进而找到有效的解决举措，最终使信息时代档案管理工作更好的服务经济、文化、民生建设。

1 信息时代文书档案的概念

文书档案信息化管理是指在档案行政管理机构统一的组织领导下，将现代信息技术系统应用于文书档案管理的过程，从而接收、采集、保存和提供档案资源。[1]文书档案管理的信息化的实质就是用电子化、数字化的文件格式取代传统的纸质书本形式，并由软件系统保存、管理。

2 信息时代文书档案管理工作中的问题

2.1 文书档案管理软件的系统性差

我国的档案管理的信息化进程较晚，目前所使用的档案管理软件并不完善且版本繁多，不同部门间的管理软件系统版本有所差异，这给档案提供、传递工作带来了很大的困扰。而由于不同部门间基础设施水平不尽相同，就连计算机型号、计算机系统都有着不同差异，这给文书档案管理软件的开发者出了一道难题。软件通用性的问题，使档案实时共享难以实现，档案资源难以充分发挥其自身的价值。

2.2 文书档案管理的安全性不高

信息化手段管理文书档案，一方面减少了文书档案管理的工作量，同时也增加了网络黑客攻击的风险[2]。文书档案管理系统一旦被病毒植入、入侵，可能会导致重要档案资料的损坏、损毁以及遗失，乃至档案管理系统的崩溃瘫痪，机密档案资料的泄露，进而导致公民甚至国家的经济财产损失。在信息化时代，如何为档案管理系统筑建坚不可摧的防火墙，以及运维人员如何提供保护支持，是亟待解决的现实问题。

2.3 文书档案管理标准低

我国对于档案管理网站、系统建设的标准规范相对滞后。这导致了各地先后建立各自的文书档案管理体系，同时建设的标准各不相同。因而难以用统一的原则、标准对文书档案体系进行规范化的管理。档案管理的标准不同、过低，使文书档案管理工作难以规范、高效的开展。

2.4 档案管理人员素质问题

相较于传统的文书档案信息管理工作而言，信息时代的档案管理工作人员需要着更高的职业素质与专业能力。每个工作人员不仅需要对计算机知识以及网络技术有相当程度的掌握与运用，还需要对文书档案管理有着充足的专业素养。这样才能满足日常运营维护档案管理系统、网站的岗位需求——当档案查询终端出现故障时，能尽早排查维修，当网站出现故障崩溃，能够尽快维护。但现如今很多档案管理人员的职业、专业素养不达标，难以承担起岗位的责任重担。吸引、培养高素质、有能力的档案管理人才，是工作的迫切所需[3]。

3 如何应对信息时代档案管理中的问题

3.1 加大力度推进信息化建设

在当今对档案需求日益增多的时代，文书档案管理工作的重中之重就是要加强信息化建设。只有加强信息化建设的工作力度，建立起完善的档案管理体系，档案管理平台才能更好的实现档案资源的实时共享，让档案资源发挥出其自身最大的价值。在建设信息化档案管理平台的工作中，我们可以充分利用现有的、专业的计算机技术，让档案管理逐步实现系统化，乃至自动化。档案管理工作人员通过设计、编程管理软件，对档案进行分类储存、调取，通过文档管理系统对档案类型的自动识别，从而实现文书档案的高效整理、分类。同时还可以充分利用互联网高速的传输通道，实现档案管理的远程操作和相互交流的便捷化。

3.2 提高文书档案数据的质量

在建立文书档案数据库的时候，不但要适应当前文书档案管理任务的需求，还要对未来文书档案工作的需求有所展望与预测。要保障数据库具备先进性的优点，同时系统要易于维护、开发以及升级。这需要我们文书档案管理工作者视野开阔具有前瞻性，推动系统工作完善、可持续性。同时也要保证数据库的稳定性、安全性，高质量的对文档信息进行筛选、分类。最后还要对陈旧档案信息进行整理以便长期储存[4]。

3.3 建立健全档案管理的安全系统

档案的安全性在档案管理工作中占据着核心地位。在信息化的时代，要不断提高文书档案的安全保密工作。针对档案保存与使用这两个重要环节，管理安全系统也包含着两个部分想要实现文书档案的安全储存，就需要系统技术开发者在系统研发设计的环节，对安全防护部分有专门的研究与设计，谨防病毒的植入、网络黑客的入侵，同时还要对陈旧档案信息设计长期妥善储存的机制，防止遗失。而实现档案使用安全，则需要档案管理工作者对档案录入、调取程序有着科学、严格的流程。对接触档案资源的人群进行严格的资格审查，对档案查询者、使用者要有详尽的历史记录。

3.4 加大力度培养高素质档案管理专业人才

档案信息管理工作的工作性质决定了其任务的复杂性，以及责任的艰巨。这对工作人员而言，是一份荣誉，也是一份挑战。档案管理部门一方面要加强自身的行政管理能力，对在职人员的专业素养进行评估与培训，提升档案管理工作人员的技术素养;另一方面还要吸纳专业素质过硬的人才、毕业生来加入管理队伍。不仅要在客观上提升在职工作人员的能力，还要在观念上灌输与时俱进、不断学习的思想，要求档案管理者不断更新自己对计算机技术、网络安全与传输技术等信息化技术的理解与运用。

4 结论

档案管理工作事关经济、民生建设与国家、社会、公民的安全。随着技术的进步与互联网的繁荣，档案管理工作与时俱进发展是顺应历史进步的必然选择。虽然施行技术融合的过程中，面临着诸多现实问题。但只要把握好原则与方向，联系实际需求，一定能够安全、高效地开展文书档案管理工作。

参考文献

[1]李成.论信息时代档案管理工作的创新与实践[J].电脑知识与技术：学术交流（11期）：7154-7156.

[2]姜淼.档案信息化管理之我见[J].现代交际，2012（10）：59.

[3]李然.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].才智，2017（27）：256.

[4]王琨.新时期强化档案管理工作创新之我见[J].青年时代，2017，000（010）：248.