高校档案管理中的信息资源共享探微

李云义

摘 要：在高校的管理中，加强对高校的档案管理是高校管理的重要组成部分，但是由于高校的档案信息和数据较为复杂，在进行管理的过程中如果缺乏相应的技术手段会影响其管理水平的提升，本文从影响高校档案信息资源共享的因素以及高校档案管理中的信息资源共享手段等方面进行简要的分析和研究，针对高校档案管理中的问题提出相应的解决方案，从而为高校的档案管理提供更多的技术参考，并促进高校档案管理信息共享技术的发展。

关键词：高校档案管理;信息资源共享;解决方案

随着我国互联网和信息技术的发展，信息化、数字化以及智能化作为现今社会中最为常见的技术手段不断改变着人们的生活方式和思维方式，同时也诞生了信息资源共享管理模式和技术[1]。而在高校的管理中，档案信息管理作为其中的重要内容，通过采用信息资源共享技术手段，可以对档案管理中复杂的信息管理进行数字化和智能化，并规范以往档案管理中的乱象，从而提高高校档案信息化管理的效率和质量。

1 影响高校档案信息资源共享的因素

在高校的管理中，档案信息管理是其中的重要内容。但在一些高校中，由于管理规章制度不及时更新，加之无法适应现代信息化和数据化社会的发展，进而导致高校档案信息管理存在严重的问题[2]。首先，在高校的档案信息化管理中，信息化管理不到位是其中的重要问题，在一些高校的档案管理中，依然采用传统人工的管理方式，对于信息化管理设备以及人才培训的投入不到位，一些高校在进行信息系统建设和信息资源整合上存在着较大的缺陷，这在一定程度上限制了信息资源开发和利用;另一方面，在高校档案信息化资源的共享中，对信息资源共享技术熟练的人才缺失也是其中的重要因素。在一些高校的档案信息化管理中，由于管理人员属于后勤人员，一些高校对这些后勤保障人员的重视不到位，使得一些档案管理人员的信息化管理技术无法得到有效提升，从而导致他们无法开展与之配套的数字档案开发以及数据库建设工作;此外，信息资源共享模式老套也是其中的重要因素，在一些高校的档案管理中，管理部门对信息共享模式的创新不足，依然采用传统的信息资源共享方式，这使得高校在进行档案管理的过程中无法融入现代社会，进而在一定程度上对后续档案管理的信息化建设和发展造成负面影响。因此可以看出，高校档案的信息资源共享方式的推行存在着较大的困难。

2 高校档案管理中的信息资源共享探析

2.1 创新信息服务模式

在高校档案管理中，首先要更新信息资源共享下高校档案信息服务模式，在一些高校的档案信息服务中，传统的信息服务模式已经不能适应高校的发展没这事在进行档案的信息服务中，要借助大数据的手段创新信息服务模式，通过信息化和大数据的技术手段可以帮助高校档案在进行管理的过程中根据学校的具体情况进行资源的有效配置，进而提高高校档案管理以及信息资源共享的能力[3]。其次，在创新服务模式中要善于借助互联网，在一些高校的信息资源共享中，可以利用互联网的方式对其进行数字化的管理，通过建立目录数字化、信息数字化以及档案相关术语与库存数据衔接，从而增强高校档案信息资源的有效管理，提高高校档案管理的信息化能力。最后在高校档案信息资源共享中，区域共享模式也是其中的一种重要手段，在区域共享模式中，高校档案馆可以先建立相应的开放鉴定小组，加强对开放档案的内容等进行审核，然后选择高校中技术力量较强的档案馆作为网站信息维护的主要区域，将其档案信息统一储存到服务器中，从而建立区域内资源共享中心，提供统一的检索服务，之后规范档案信息资源共享机制，保障档案信息的安全，促使其良性发展。

2.2 加强用户服务

在高校档案管理中，用户的反馈对于学校提升信息资源共享水平和质量至关重要。因此，在进行档案的信息资源共享中，要对不同用户使用的情况反馈进行关注，通过用户使用后的反馈和建议对高校的信息资源共享进行提升。同时，在高校的档案管理中，校方可以设置这一专业对其资源共享进行分析，通过教学实践和理论分析，判断是否满足查档用户的需求，这样可以根据学校自身的情况对信息资源管理模式进行调整，并且能够加强高校档案信息资源共享管理的时效性和针对性。再者，自媒体的发展也为档案的管理提供了重要的途径，在进行档单的管理中可以将加工后的档案信息资源上传到微博、微信等现代社交平台，通过这种开放式的社交媒体可以实现档案信息资源的全社会共享，使得师生可以借助微信或者微博的方式查找信息，不仅能够提高用户的信息服务水平，同时可以快速便捷的实现档案信息资源的全社会共享，满足师生对档案信息的需求，提高档案信息资源共享水平和效率。

2.3 提高管理队伍质量

在以往高校的档案管理中，其管理人员大多是后勤人员，他们在进行管理的过程中一般都是采用人工的管理手段，这对于高校档案信息资源共享模式的建立起到巨大的阻碍作用[4]。故此，在进行信息资源共享中，一方面要加强对管理人员进行技术培训，可以定期开展相关的管理知识培训讲座，对管理人员普及相关信息资源共享知识，使其认识到大数据手段下信息资源共享模式已经成为现今社会重要的管理方式，进而提高管理人员思想水平;另一方面，要对档案管理人员进行管理技术培训，在信息资源共享模式中涉及大量的管理技术，这对于管理人员来具有重要的作用，通过实战演练的方式对管理人员进行技术提升，这对于以后高校档案信息资源共享模式的创新都具有重要的意义。

2.4 加大投入力度

在高校档案管理中，由于档案形式较多且较为复杂，在进行管理的过程中如果缺乏相应的技术手段和运行模式会影响档案管理的质量[5]。据此，在高校档案信息管理中，要做好以信息共享为基础的高校档案管理工作就要彻底摒弃传统的观念，树立信息资源共享的服务意识，并在高校档案管理中积极主动的学习现代档案管理的理论知识。同时，在高校档案的信息管理中，要革除以往人工档案管理的问题，加大对信息资源共享模式建立的资金投入，这样可以建立信息化的档案管理信息服务中心，并在档案管理信息化的过程中，加强档案信息资源的采集，且在采集的过程中保证其真实性、完整性和客观性;针对社会需求重点建设一批特色专题档案，进而满足多元化信息共享需求，提升高校档案信息资源共享水平;同时在信息资源共享中，加大资金和技术建立起档案馆藏数据库，并为人员提供相应的网上检索服务，这样可以借助连接的方式将相关网站链接起来，实现馆际间较低层次的档案信息资源共享。

3 结语

總而言之，在现今的高校管理中，档案信息化的管理作为其中的重要管理内容。如何提高其管理效率成为其中的重点，而在档案管理中，通过大数据的手段借助信息资源共享技术进而提高高校的档案管理水平。故此，在高校的档案管理中，要加大对信息资源共享技术的资金和技术投入，并对管理人员进行先关技术方面的培训，创新学校档案管理模式，将以往传统管理模式进行变革，通过强化用户服务，从而促进高校档案管理效率的提升。

参考文献

[1]王微.面向“互联网+”时代的高校档案管理工作研究[J].环球市场信息导报，2017（10）：99-99.

[2]石言民.高校档案管理信息化建设探究[J].文教资料，2017（17）：132-133.

[3]杨淑捷.高校档案管理人员专业化发展探微[J].宝鸡文理学院学报（社会科学版），2018（2）.

[4]杨颖.信息时代高校办公室档案管理工作创新途径[J].办公室业务，2019（14）.

[5]王卓.信息资源共享视角下高校档案管理模式思考[J].档案时空，2019（6）：15-16.