企业档案管理工作中存在的问题与思考

丁小兰

【摘要】企业档案产生于企业生产经营时的各种历史记录，存在于国家档案信息数据库之中，在企业生产运作时起到了重要的作用。企业档案是企业生存的至关重要的知识宝库，在企业生产管理中发挥了不可或缺的作用，因此，企业对档案的管理必须毫不懈怠，要有严格的管理流程和接转流程。本文针对企业档案管理工作中产生的问题进行以下分析。

【关键词】企业档案管理;企业管理问题;思考

在企业成立之初档案便已经产生，它见证了企业从开始成立到发展壮大的每一个部分，贯穿于企业的历史，为企业的建设和企业的每一个决策提供了重要的依据，也是企业建设不可或缺的一部分，然而在许多企业，档案管理存在不同程度的问题，这些问题在企业的管理上产生了一些消极的影响。本文对企业的档案管理实际工作中产生的问题进行探讨，提出了一些解决措施来应对这些实际工作中的问题。

一、企业档案管理的重要性

档案在企业的发展中占有至关重要的地位，记录了企业的生产管理、人才引进与流出、生产资源的调度、各种科技中的信息、各种生产中的知识。因此档案的重要性不言而喻，关系到企业能否正常发展，能否在社会主义市场经济的管理下生存。努力做好档案管理工作有助于企业的可持续发展和符合社会主义市场经济的发展要求。

二、企业档案管理工作中的主要问题

（一）一些企业对档案的管理工作认识不到位，没有认识到档案管理工作的重要性。在档案管理中配套资源不充足，对档案管理缺失主动性，对档案管理工作缺乏创造性，相应的管理人员能力不足。基础设施在档案管理工作中准备不够充分，各种软件硬件系统不到位，管理经费准备不够，不能得到保证，档案的信息资源开发不够，由此造成档案的利用减少，不能从战略角度从档案中得到相应的信息，严重影响了企业档案管理工作的开展。

（二）企业档案管理力量不充足。在大部分企业，档案管理人员身兼数职，并且企业档案管理职位变动次数比较多，没有形成档案管理的专门人才，更有甚者，没有设立档案管理专门的部门，这非常不利于档案管理。许多档案管理人员没有专业能力，在档案管理上没有专业的知识储备，对档案的管理要求了解不够，对档案的收集整理归档装订等步骤了解不够，不能够充分胜任档案管理工作，有可能会导致部分档案没有收集到或者有部分档案收集不全面的行为，造成企业档案资源的缺失和浪费。

（三）档案的管理质量较低。在企业档案管理中，档案的管理内容存在缺失，由于档案管理人员没有接受过相应的管理培训，导致一部分档案管理人员只知道将档案立档归档，不能深刻了解档案的全宗号、目录号、类别号、案卷号、保管日期等更深层次。长期保管的档案内容了解不充分，对这些档案无法充分利用。档案管理人员的管理观念无法与时俱进，对档案收集、整理、编目、检索查阅等还是采用旧方法，档案管理工作效率低下。档案收集时多为被动收集，档案之中所含信息比较缺少，档案的载体单一，这些情况导致不能多角度、全方位地反映企业的发展历程。档案编研内容比较单调，大多为一次性编纂。只看到和追求档案的数量，很少提高档案管理的质量，不利于档案管理的效率和发挥档案在企业管理上的重要作用，也给档案管理工作带来负面影响，不利用企业的生存和发展。

（四）档案信息化建设落后。大部分企业档案管理方式采用人工方式，而信息化建设比较落后。采用人工方式不仅效率低下，而且在人工处理的过程中还有可能造成人为原因的错误。导致在信息化蓬勃发展的时代，许多企业不能够充分利用信息化带来的好处，由此导致档案整理手段更新速度变慢，使得档案管理无法满足信息化社会发展的需要。

（五）管理与服务存在脱节。首先，企业档案的门类比较单一，一些企业侧重或只注重文书档案，而不注重对业务资料的收集，不利于企业档案系统的系统性和完整性。其次，对档案的保护不够充分，造成少量档案流失。最后，企业对档案只考虑到了保管问题而忽略了档案的利用问题。一些企业收集完档案之后，常常只是保存而不愿再翻開档案，忽视了档案在企业发展之中的作用。这不利于企业战略性的发展，也不利于企业服务的进行，造成了大量的资源浪费。

三、对企业档案管理工作的对策

（一）加强对档案管理工作的认识，加强企业在档案管理工作上的责任感。大力宣传档案工作的重要性，让管理人员和企业员工都能认识到档案管理的宝贵。真正重视档案管理工作，将档案管理工作提高到企业发展的战略高度，让企业能够得到重视。加强档案管理的资金投入力度，提高档案管理工作的建设。

（二）完善档案管理制度，加强企业档案管理规范，让档案管理具有充分性和科学性，要形成企业档案管理特定的管理模式。企业还要联系实际，提高档案管理工作的标准，利用档案管理的先进理念、先进原则和先进管理方式将其融入档案管理工作之中，将档案管理落实到档案的质量和应用之中。

（三）规范档案管理工作，科学立档，提高档案的质量，提高档案收集工作的标准。制定、完善、健全档案的收集制度，在分类档案、归档范围、保管期限等方面严格遵循档案管理标准。提高档案整理工作标准，严格遵循标准进行档案整理工作，做到组卷合格，档案内的文件整理有序、标题简明。规范档案管理工作，严格分类档案的门类，进行统一管理，利于档案的保存和使用。

（四）创新档案服务机制，使档案服务贴近企业需求。科学管理档案的内容，在提高档案质量的基础上，要有目的、有重点、有选择性地对档案的文献资源进行不断优化，让档案管理能够系统化、规范化、有序化，能够准确及时高效地为企业的发展提供服务。不断提高档案管理服务的创新意识，促进现代化建设，为经济建设提供帮助。

（五）加强档案管理队伍建设，充分配备相应的管理人才。在经济社会不断发展的今天，企业档案管理人才也必须做到与时俱进，必须具备档案管理的综合素质，这就要求档案管理人才知识化、年轻化、专业化。不仅需要档案管理者成熟稳重，也要求档案管理者能够与时俱进，开拓创新。企业要拥有一定的档案管理人才储备，增加档案管理人员的资金投入，以面对档案管理人员的流转。

（六）要加快企业的信息化建设。利用当今时代大数据的优势，将档案信息建立起数据库，将档案进行信息化处理，推动企业档案管理和企业信息化建设同步进行。要充分利用好现代化发展的成果，利用信息技术和网络技术，实现档案信息的网络化，实现资源共享，进一步提高档案管理的现代化建设。同时在企业档案现代化建设时，要注意保护隐私，实现档案的信息化和法制化同时并举。

（七）企业要多做好档案管理的安全防护工作。要按照国家的相关法律法规进行档案管理。在档案安全管理工作中，要提高资金投入，注意人为影响如信息的盗取和自然危害，注意防潮、防火、防有害生物的毁损等。对于特殊档案如各种商业机密文件等，要进行特殊防护，必要情况下，进行独立的防护措施。同时还要对企业知识产权进行法律备案等。

四、总结

在当今不断发展的社会中，档案管理工作必须做到不断完善，与时俱进。积极探索新的管理理念和管理方式，加大对档案管理工作的投入。在做好档案管理工作的前提下，还要将档案管理和企业发展联系起来，让档案在企业发展中充分发挥其作用，推进档案管理工作的有效性和先进性实施，为社会发展作出新贡献。

【参考文献】

[1]徐辉.国有改制企业档案工作存在的问题及对策[J].湖北档案，2004（12）.

[2]倪慧敏.改制企业档案工作存在的问题与对策[J].档案与建设，2004.