高校基建档案规范化管理的实践路径思考

摘 要：随着高校的不断合并与扩建，基建项目与日俱增，高校基建档案工作面临许多新课题，对基建档案进行规范化管理，提升基建档案利用效率和利用质量，是现阶段档案部门需要思考并解决的问题。笔者从工作实践出发，立足于基建档案管理工作的开展趋势，从基建档案的概念及其特性、实施规范化管理的必要性、以及管理现状等方面入手，对基建档案规范化管理实践路径进行分析和阐述，希望能推动档案部门创新管理机制，以实现基建档案的效力与价值。

关键词：高校;基建档案;规范化;管理

1 基建档案规范化管理的基本理论

1.1 基建档案的概念及其特性

基建档案就是在基本建设管理和基本建设工程项目活动中直接形成的，具有保存价值的，经过鉴定、整理并归档的文字、图表及声像等形式与载体的文件材料。基建档案作为专门档案的一种，它除了具备档案的原始性、价值性、信息性、知识性普遍属性外，还具有明显的个体特征。

1.1.1 来源广泛性

根据基建档案的定义我们可以看出，只要有基本建设管理活动和建设工程项目活动的主体，就必然产生基建档案。因此基建档案来源广泛性其一是指基建档案产生的主体的广泛性，主体包括基建档案产生的机关、企事业单位、团体、社会组织和个人。其二是指内容的广泛性，任何一个基建项目从立项到竣工验收须经过与工程建设息息相关的众多单位部门，包括建设单位、地质勘探单位、规划设计单位、施工建设单位、监理单位、财务审计部门和校内外审批部门等数十个部门及单位。各单位在项目建设中都会形成依据性和阶段性的档案资料，使得基建档案的来源具有广泛性。

1.1.2 内容专业性

基建项目本身就是一门专业性较强的工程，各种工程项目的内容涉及地质、环境、建筑、人防、消防、给排水、电信、节能环保等多个专业领域，每个专业领域都有相关的专业技术要求。基建档案中的文字、数据、图纸等多为专业技术资料，而基建档案利用者又多为工程技术人员，因此，基建档案的內容具有较强的专业性[1]。

1.1.3 形式多样性

从基建档案的记录方式来看，有文字书写、图表绘制、声像摄录、电子数码等;从载体形式来看，有纸张、胶片、磁性介质等;从资料类型来看，有文件、图纸、照片、光盘、磁盘等，涉及基建、声像、设备、科研、财会等多种类型的档案。基建档案因形式多样，所以较其他门类档案复杂。

1.1.4 系统成套性

基建档案以基建项目为主体，归档内容包括立项文件、建设用地文件、勘察设计文件、工程招标文件、开工审批文件、项目管理文件、财务管理文件、验收文件、施工文件、监理文件、工艺设备文件和声像电子文件等12个大类，93个小项[2]。完整详实地记录了从项目规划设计、可行性研究、审核报批、地质勘探、施工建设、监理、竣工验收等基建管理和项目建设的全过程，直接反映了建设工程管理水平和建设工程项目的整体质量，体现了基建档案的成套性。

1.1.5 形成滞后性

由于基建项目从立项到竣工是一个周期长、阶段多，投资大的工程，且涉及面宽而广，在实际操作过程中又存在弹性因素，如有些基建项目已竣工验收交付使用，但因种种原因迟迟没有结算，按基建档案归档要求，须在项目竣工结算后集中统一归档。还有些项目档案资料在收集整理验收过程中，则需要时间对缺失、不规范的档案资料进行补充和完善等。因而基建档案自然滞后于所反映的基建项目。

1.2 基建档案规范化管理的必要性

“规范化”在百度百科中的定义是：“在经济、技术和科学及管理等社会实践中，对重复性事物和概念，通过制定、发布和实施标准（规范、规程和制度等）达到统一，以获得最佳秩序和社会效益”。由此可知基建档案的规范化管理就是建设单位依据国家相关法律、法规、准则等，结合本单位实际，从基建档案的形成、收集、整理、立卷、归档、利用开发等环节制定相应的制度、规章、办法等规范，并严格地实施这些规范，使基建档案管理工作井然有序，创造出更多的经济效益和社会效益。

基建档案作为高校档案的重要组成部分，见证了高校建设和成长的历程，是高校宝贵的不可再生资源。基建档案在高校中发挥的作用主要体现在两个方面，第一，凭证作用。基建档案中保存的土地使用、道路红线图、竣工验收备案、房产证明等批复文件及证书，是维护合法权益的重要凭据，也是重要的固定资产凭证。另外，基建档案中包含预概算、工程结算和审核，以及决算、财务审计等文件材料，是监督、管理基建项目的重要依据，也是审计核查的重要凭证[2]。第二，参考作用。基建档案中的规划、设计、建筑、结构、管线、消防、竣工图等是校园建设和发展必不可少的资料，可为建设项目后期稳定运行及日后的改扩建提供必要的参考[2]。基建档案要想获取更多的经济效益和社会效益，就必须要实施档案规范化管理，充分发挥基建档案的凭证和参考作用。

近年来，随着高等教育事业的快速发展，各高校为了改善办学条件，提高办学规模，不断扩建新校区，基建项目越来越多，基建档案馆藏量突飞猛进，传统的档案管理模式已经不适应当前的发展，为了减轻基建档案管理人员的工作压力，最直接、最有效的途径就是对基建档案进行规范化管理，用更便捷、更有效的服务，提升基建档案的利用效率。基于基建档案的重要性和必要性，基建档案规范化管理势在必行。

2 高校基建档案管理现状

2.1 缺乏科学有效的管理制度

科学有效的管理制度是确保基建档案规范化管理的重要依据，然而，从实际情况来看，在高校基建档案管理中，制度缺乏是一个重要问题。首先，由于管理要求及政策水平的差异，许多高校制定的基建档案管理制度只是一个框架，没有具体的实施细则，比如基建档案分类表、归档范围、流程、保管期限等，从而导致基建档案的内容不完整、标准不统一、格式不相同等，影响了高校基建档案管理的完整性、准确性和系统性。其次，基建档案管理人员岗位设置不合理，责任不明确，导致规章制度形同虚设。没有设置基建档案专兼职人员，明确相应的工作责任，工作遇到问题，相互推诿，逃避责任，使高校基建档案管理中出现的问题无法及时解决。第三，档案管理部门在基建档案形成过程中，缺少积极性、主动性，没有及时、认真履行监督、检查和指导的职责。

2.2 基建档案管理工作滞后

基建档案管理工作滞后是高校普遍存在的问题，加大了基建档案收集、整理、归档和利用的难度。其一，在基建项目的前期和初期阶段，档案管理工作没有及时介入，造成基建项目前期资料收集不齐，甚至丢失。其二，在项目竣工验收时期，档案管理工作没有及时跟上，基建档案资料验收质量关没有把好，造成基建档案资料不规范、不完整。其三，基建工程周期长，阶段多，涉及单位众多，档案管理部门与基建管理部门缺少沟通，对基建工程的流程不了解，形成的工程资料流向不清，造成基建档案资料缺失，无法追回。笔者在实际工作中发现，学校一些大型的基建工程项目在档案中查不到任何信息，严重影响了基建档案的利用效力。基建档案管理工作滞后跟学校领导的重视程度有关。学校领导不重视档案管理工作，没有把基建档案工作列入学校的整体发展规划，许多需要档案部门参与管理的工作，档案部门却被置之门外;基建管理部门领导不重视档案工作，没有把基建档案工作纳入基建工作计划、管理之中，往往只重视工程建设工作，想尽办法抓进度、保质量，忽略了对基建档案的管理。

2.3 基建档案数字化水平低

由于基建档案具有独特的个性特征，且利用率不高，其重视程度远远不及文书档案、教学档案、人事档案，因此各高校这几类档案基本已实现了数字化，而基建档案却被“边缘化”。大部分高校基建档案尚未实行数字化管理，还在沿用传统的档案管理模式，手工编制，纸质查档，管理方式和专业技术相当落后，不能适应时代的发展，无法满足现代社会信息需求。另外一些高校即便是实行了数字化管理，但数字化水平低，缺少硬件设施和软件技术的支撑，更没有充足的资金进行数字化外包业务。目前只实现了基建档案目录的数字化，没有实现实体的数字化，利用计算机只能检索到相关工程项目的条目，具体内容还没有进行扫描和挂接，无法实现在线查档，只能调出档案进行查阅和影印，严重制约了基建档案的快速发展。

2.4 基建档案管理人员专业知识欠缺

目前我国高校基建档案管理人员整体素质不高，很难引进高层次专业技术人才，普遍存在缺乏专业知识、年龄偏大，专业技术水平低等问题。近年来，高校档案部门比较注重档案管理人员的培训，每年都安排专兼职档案人员接受继续教育，进行档案专业业务培训和交流学习，使之掌握档案业务知识，提高档案专业技能。但往往忽略了对专门从事基建档案管理工作的专职档案人员进行基建专业知识的培训，从而导致基建档案管理人员对基建项目管理的流程不了解，基建专业和技术知识欠缺，对基建档案管理过程中出现的问题不能及时发现和解决，使基建档案的收集、整理、归档不及时、不规范。

3 高校基建档案规范化管理实践路径

3.1 充分重视基建档案管理工作

基建档案虽然不能如同基建建设工作那样产生立竿见影的效果，但基建档案不仅为建设项目工程质量鉴定、项目评价、维护和维修、装修改造等提供重要凭据，同时，还可以为以后历史查找、产权查证、经济纠纷、科学研究、校园总体规划及学校发展提供素材，既服务于当前需求，又有利于未来发展，是高校宝贵的资源财富。因此，高校要充分重视基建档案管理工作，保障基建档案工作所需的政策环境、人员、经费和场所。首先，学校领导对档案工作的重视与否，是搞好基建档案管理工作的前提。学校领导要把基建档案工作列入学校整体发展规划，在人员配备、设备购置、经费使用等方面给予保障，加大档案管理执行力度，切实解决档案工作中的实际问题。学校档案部门必须参加重大基建项目的各种活动，并且必须是工程验收小组成员，会同基建部门负责基建档案材料的验收工作。其次，学校基建管理部门承担着学校基本建设的重要任务，是基建档案资料的第一责任人，基建管理部门对基建档案的重视，是做好基建档案管理工作的重要基础。基建档案工作要纳入基建管理工作规划、计划、管理制度和基建人员工作职责范围。要与工程项目立项同步，与工程项目进度同步，与工程项目审查同步，与工程项目竣工验收同步。最后，基建档案管理人员自身重视是做好基建档案管理工作的重要保障。不管是专职还是兼职基建档案人员，应秉着认真严谨的工作态度，采用科学有效的管理方法做好基建档案工作。

3.2 制定科学有效的基建档案管理制度

“没有规矩不成方圆”，高校档案管理工作建制立规，制定与学校实际相适应的基建档案管理制度，使基建档案工作逐步实现制度化、规范化、高效化。根据《建设项目档案管理规范》DA/T 28-2018，《高等学校档案管理办法》2008年9月1日施行，按照职责明确、流程清晰、措施有效、要求具体的原则，制定适应本校的基建档案管理制度：《基建档案分类表》、《基建档案归档范围和保管期限表》、《基建档案收集整理归档细则》、《基建档案管理岗位职责》等。让制度来指导、规范基建档案工作，有的放矢地理顺工作程序，明确工作任务，确保基建项目在不同阶段档案管理的连续性、系统性和规范性[3]。

基建档案归档范围要涵盖工程项目的各个阶段，内容不仅包括各类文件、图纸、记录、总结、报告、协议、说明等材料，还包括各种照片、声像、电子文件等材料。细则重点要明确项目各个阶段档案材料的收集和归档时间，整理要符合材料形成规律、内在联系，确保齐全完整。设置基建档案专兼职人员岗位，明确其岗位职责，落实到位，责任到人。建立档案管理网络，实行分级管理，层层负责。由学校领导分管，档案管理部门负责主管，基建管理部门协助，基建档案专职人员负责指导和协助兼职人员完成档案的收集、整理、归档工作，基建档案兼职人员负责监督、检查和指导项目参建单位（包括勘察、设计、施工、监理等单位）档案材料的收集和整理。为了确保基建档案的形成规范、收集齐全完整，还可以制定项目文件管理业务规范，同时签订基建项目档案协议，对基建档案完成情况与支付工程款挂钩，以此约束参建单位做好基建档案管理工作。

3.3 加快基建档案数字化步伐

在信息化高速发展的时代，各高校正处于建设发展的关键时期，各项档案工作已逐步实现数字化管理，基建档案作为高校建设发展的见证者，也不能落后，基建档案数字化建设是规范化管理的重要内容，刻不容缓。鉴于目前高校基建档案管理的实际情况，数字化建设可分三步走。第一步，争取资金，加快基建档案数字化基础设施的建设，包括硬件设备和软件设施的建设。开发档案信息系统，利用系统实现基建档案的管理和利用，构建信息数据库，如：档案目录数据库、文件数据库、影像数据库、多媒体数据库、图纸数据库等，方便快捷基建档案利用服务。第二步，对现有基建档案进行数字化，应“突出重点，分步进行”。对馆藏基建档案进行鉴定，重点项目、利用率高的档案优先数字化，基建项目竣工资料和基建项目图纸资料是基建档案中价值最大、利用率最高的核心档案，可以优先进行数字化。第三步，纸质文件和电子文件同步归档。基建档案资料在归档录入系统时，所形成的电子文件一一对应传入档案信息系统，这样既保证了电子文本的完整，又节省了今后数字化工作的人力、财力和时间，加快了基建档案数字化进程。

3.4 提升基建档案管理人员的专业知识水平

由于基建档案具有专业性的特点，这就给基建档案管理人员提出了更高的要求。基建档案管理人员既要具备档案专业知识，又要了解和掌握建设工程专业知识，还要掌握一些计算机技术、信息技术、网络技术现代化必备的技能，成为一岗多能，“专才”基础上的“通才”。一方面我们要提升现有档案管理人员的专业技术水平，加强档案人员的继续教育，注重基建项目档案业务知识和档案信息化建设技能的培训。加强档案管理部门和基建管理部门的沟通交流，可以定期举行业务交流会，进行业务和技术交流，相互学习，拓宽知识结构，让档案管理人员知晓建设工程方面的知识，了解工程项目的每一个流程;让基建工程管理人员认识到档案的重要性，了解档案规范化管理的专业知识，从而及时发现和解决工程建设过程中遇到的问题。还要让基建档案管理人员走出去，到基建档案管理先进的高校进行交流考察，取长补短，从而帮助档案人员开阔视野，活跃思维，增强档案人员的创新能力[4]。另一方面要积极想办法，引进高素质的专业人才，提升档案管理人员的整体水平。

综上所述，基建档案规范化管理是高校建设可持续发展的必然趋势，这是一项任务艰巨的工作，必定面临重重困难。这就需要各高校积极准备，层层部署，采取行之有效的措施，从学校实际出发，充分重视基建档案管理工作，用制度去指导和规范，加快基建档案数字化步伐，提升基建档案管理人员的专业知识水平，着力做好基建档案规范化管理工作。

参考文献

[1]杨城欢.高校基建项目档案管理提升的途径[J].管理观察，2018年（8）118-120.

[2]朱婧文，王燕，王鑫.基建档案管理的措施与方法[J].城建档案，2019年（8）61-62.

[3]于健.如何做好高校基建档案规范化管理[J].城建檔案，2019年（8）65-66.

[4]黄凯.高校基建项目档案信息安全管理研究[J].城建档案，2018年（8）67-68.

作者简介

张莉（1975-），女，汉族，四川省攀枝花人，本科，馆员，研究方向：档案管理。