企业文书档案管理工作现状及创新路径分析

摘 要：企业的发展离不开各部门资源以及数据的整合安排，系统科学的文书档案管理工作能够加强企业自身管理能力，同时有益于企业综合实力的提升与发展。文书档案能够对于企业过往部门信息以及数据进行集中保存，比如企业各部门往届管理人员的个人信息以及企业过往的财政数据，能够降低企业运转风险系数，加强企业各部门之间交流，提高企业各部门凝聚力。本篇文章将针对企业文书档案管理工作现状，指出其工作中出现的问题以及缺陷，并提出相应的应对措施加快文书档案工作的创新改进进程。

关键词：企业发展;文书档案;工作现状;创新;改进

文书档案管理主要是对企业中更新速度快以及有参考价值的管理数据信息进行标准化管理，为企业综合管理做出了不小的贡献。文书档案中保存着各部门阶段性的工作目标以及工作进程，有利于部门安排近一步工作任务分配，同时它还能及时映射出企业过去一段时间的健康状况。企业各部门数据管理更新速度飞快，部分企业信息数据容易丢失和遗漏。随着经济全球化形势持续发展以及市场变化，传统企业文书档案管理工作模式难以满足当下庞大的企业信息储存需求，在日常工作中逐渐暴露出制度上的不足以及工作效率的低下。就目前我国企业管理来看，各领导层逐渐重视文书档案管理工作人员的培养以及加快完善企业内部信息管理制度。时刻关注市场各企业文书档案管理发展状况，加快企业内部管理人员知识技能更新，加强企业综合素质的提升以及文书档案管理工作的科学转型。

1 企业文书档案管理工作概述及其现实意义

目前大部分企业信息管理由部门文书管理数据以及企业发展档案管理数据组成。档案管理工作于企业文书处理工作相辅相成，科学系统的文书处理能够加快企业文书处理效率同时提高企业工作效率。同时档案数据能够及时反应各部门往期工作效果，便于领导层及时调动各部门管理人员，对于以往工作中存在问题及时处理，保障企业健康持续发展。

随着国内市场格局的变化以及行业主流的更新发展，企业档案管理工作对于企业综合实力的提升具有关键作用。同时市场趋势的变化给各企业内部管理带来了巨大的挑战，各部门文书档案管理工作量急速增加。在互联网飞速发展的时代，各行业都进入了信息为主的发展道路，同时各企业都加强了信息数据的保护以及存储。除此之外，企业信息数据复杂多样，包括财政数据、发展目标、人员档案、策划活动等等信息，只有结合大数据技术分类科学化管理才能够保证企业信息数据的安全，保障企业文书档案管理工作的转型。

2 文书档案管理工作现状及其分析

2.1 文书档案管理制度落后

企业发展离不开科学系统的管理，目前市场上大部分企业都紧随市场发展趋势更新企业发展计划以及管理制度，而企业文书档案管理制度往往不受到企业管理层人员的重视。随着企业各部门档案管理任务量增加，传统文书档案管理制度难以满足企业档案管理发展需求。同时根据市场综合调查发现，大部分企业文书管理长期以来处于徘徊不前的发展局面，主要表现在领导层缺乏对于档案管理足够的重視。除此之外企业文书档案管理工作在具体运转中存在各时期工作准则不统一、文书处理人员综合素质不一等问题大大限制了企业文书管理工作的正常开展。

2.2 文书档案管理检索效率低

就传统文书档案处理工作模式来看，首先手机企业各部门有价值信息数据进行封装保存，其次是对于各部门信息数据进行分类放置在各自区域，最好是将各项信息数据输入企业信息管理系统。因此企业在需要查阅相关信息是有两种途径，一种是通过企业信息平台进行在线查阅，另一种是得到相关允许后直接到档案室进行查阅。根据对企业历史查阅状态来看，到档案室查阅占到了绝大部分。而大部分查阅者都反馈出档案室管理的一个重大问题，查阅者检索档案效率过低且检索过程繁琐。同时由于档案管理人员缺乏专业的管理理念培训，缺乏相关监督部门的督促和检查，频繁出现了档案来源不明、档案整合不迅速、档案包装不统一、档案编号复杂、缺少检索使用说明等问题。同时文书档案在经查阅后缺乏其确认是否回归原位的相关管理人员，导致档案编号与实际信息内容不匹配现象发生。在计算机检索中，缺乏专业的信息系统维护人员定期整理档案资源，部分档案资源编码复杂不便于工作人员后期的检索和查阅。

2.3 档案管理人员知识技能差

针对大部分企业文书档案管理工作徘徊不前的局面，根据实际调查来看主要是由于企业缺乏相应的专业管理人员。企业对于文书档案处理人员知识技能要求过低，同时缺乏定期的知识技能培训导致部分工作人员难以适应复杂的信息处理工作。具体表现在档案处理工作中专业知识技能不足，缺乏对于工作进程的督促。同时档案管理人员对文书档案的类别放置、档案编号规则不够熟悉，导致档案工作效率和工作质量达不到预期目标。尤其是在信息为主的网络时代，对于档案管理人员的要求越来越严格。

3 文书档案管理工作中的创新措施

3.1 管理理念的创新

要想做好文书档案管理模式的转型促进企业实力的提升，首先要做好管理人员意识的养成。档案管理人员创新知识的培养是企业文书管理转型的关键，因此要时刻关注国内外先进企业档案管理发展趋势，安排档案管理人员及时学习最新应用知识技能。同时要加强档案人员管理意识的培养，结合市场发展趋势提高档案管理质量，工作中保持积极向上、一丝不苟的工作态度。除此之外企业要鼓励工作人员积极对于当前文书档案管理模式进行创新发展，创造出符合本企业工作特性的工作制度，最大化提高档案管理工作效率。企业在加大管理意识的普及和宣传，加强档案管理人员意识培养力度，保障企业档案管理工作正常开展。而且文书档案管理的工作创新，还必须有宣传意识，档案管理的工作并不是一个部门的工作，合理的对档案管理进行适当的宣传，让更多的人了解和参与档案管理的工作。

3.2 管理形式的创新

随着大数据技术在企业企业信息系统中应用越来越广泛，计算机检索查阅工作效率越来越高。因此企业要加大档案信息系统查阅说明宣传力度，增加检索查阅专用计算机设备，安排专业人员进行指导。主要体现在对于信息化管理档案数据，结合大数据技术综合储存分析。在查阅时利用关键词算法提高检索速率，保障档案管理质量。同时采取数字化的档案管理，收集各部门档案信息数据导入到企业信息系统中。除此之外严格保护纸质档案，定期安排后勤维护档案。作为企业档案信息系统备份保障系统正常运转，也便于工作人员进行核对匹配。这样更方便进行查询工作。因此，在输入过程中应采用更加先进的技术将纸质稿转化为电子稿，能够大大提升档案检索效率。

3.3 管理方法的创新

企业要加强各部门之间联系，降低信息数据手机难度，提高档案工作效率。同时企业也要加强各部门的沟通合作，保证文书档案管理的收集的顺利进行。要注重协调各部门任务分配及完善文书与档案工作的衔接，文书档案主要是便于各部门的查询以及比较。所以要积极调动各部门工作联系，增加各部门沟通和交流会议，协调安排各部门工作内容及其目标。需要在日常整理档案的过程中发现不足之处，及时采取相应解决措施，保障档案工作的正常开展。

参考文献

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[3]徐晓霞.提高企业档案文书管理效能的实践路径[J].东方企业文化，2015（16）：123.

作者简介

张洪（1973-），女，汉族，广东广州人，大学本科，档案助理馆员，研究方向：与档案相关。