事业单位档案管理工作存在的问题与对策探索

董乃源

摘 要：档案管理是一项复杂的系统工程，不仅仅关乎档案保存的安全性、规范性和保密性，而且直接影响到事业单位工作开展的效率、水平和质量，甚至影响到各项工作决策的实施，从这个角度来看，提升事业单位档案管理水平具有较强的紧迫性。本文主要就事业单位档案管理工作的意义、问题入手，尝试探索事业单位档案管理工作的新路径。

关键词：事业单位;档案管理;存在问题;对策;探索

档案是事业单位有效开展各项业务工作，为科学决策提供数据参考和提供公共服务的重要载体和媒介，档案管理的水平和质量直接影响到事业单位整体工作水平和工作质量，是事业单位不可忽视的重要工作之一。当前，事业单位档案管理工作水平不断提升，但是也存在一些亟待解决的问题，比如重视和认知不足、档案管理质量不高、档案人才责任意识不强、档案信息化水平有待提升等，需要事业单位不断强化档案管理的认知和重视程度，制定有针对性的措施，及时加以解决。

1 提升事业单位档案管理水平的现实意义

1.1 有利于事业单位各项业务工作的开展

作为事业单位来讲，一般都具有公共事务管理的某一方面职能，比如教育部门、人事部门、工商部门等等，这些事业单位业务工作的开展和实施，与本单位的档案资料密不可分。通过对这些档案资料进行科学化的管理和使用，事业单位可以更好地履行所承担的职能和职责。比如，教育部门就要做好学生和教师档案的管理，通过这些档案资料，才能履行招生考试等各项具体职能，因此，加强事业单位档案管理对事业单位工作开展来讲非常重要。

1.2 有利于保障特定群体的切身利益

作为事业单位来讲，它管理和使用的档案资料，往往与档案的所有者自身利益息息相关，比如学生档案、人事档案、房屋档案等等，一旦这些档案的管理和使用出现漏洞和不规范的环节，将会直接影响到档案资料所有人的切身利益，而对于一些历史档案资料来讲，一旦发生毁坏和遗失，则是不可弥补的。因此，加强事业单位档案管理对保障人民群众的切身利益也是至关重要的。

1.3 有利于事业单位进行科学规范决策

对于一些具有特定职能的事业单位来讲，比如统计部门、审计部门、卫生部门来讲，通过获取和分析特定人群的数据资料，可以对某一项特定工作措施进行科学的评估和判断，对后续工作的开展具有明显的参考作用。一旦档案资料的使用、采集和管理存在不规范的问题，导致档案资料失真、遗失，也就无法给事业单位进行工作决策提供必要的参考和借鉴，也会在很大程度上影响事业单位工作措施的制定和实施。

2 事业单位档案管理工作中存在的不足和问题

2.1 对档案管理工作重视和认知存在偏差

一些事业单位的管理者对档案资料和档案管理工作的重视和认知不足，有的认为档案资料就是用来保存的，只要加强硬件设施建设，保证档案资料安全性和保密性即可，不必對档案资料进行科学化的管理。有的事业单位因为自身规模、经费、人员等方面的不足，往往造成对档案管理工作不重视，造成档案管理的资源不足，硬件设施建设滞后，给档案管理工作造成了一定的阻碍和影响。

2.2 档案管理人员素质亟待提升

目前，事业单位档案管理工作人员的素质和责任意识存在很大的差距，一方面，档案管理方面的专业人才相对较少，大多数都是由其他专业的人员兼任，缺乏档案管理的专业知识，造成档案管理存在诸多不规范的环节。另一方面，由于事业单位对档案管理工作不重视，管理人员也存在责任意识不足的问题，对档案资料的处理和管理存在很大的随意性，加之考评管理存在漏洞和空白，造成了工作意识和责任意识严重滞后。

2.3 档案管理制度规范程度不高

需要看到的是，事业单位档案资料不仅仅具有较强的不可复制性，而且具有较强的保密性，一旦管理不规范，很容易造成重要档案资料的泄密和遗失，会造成不可弥补的损失。而一些事业单位档案管理的规范化程度不足，有的缺乏有效的管理制度，有的管理制度缺乏操作性，有的管理制度滞后，有的管理制度落实不到位等等，这些因素都给事业单位档案管理水平提升造成了严重阻碍。

2.4 档案管理的信息化程度不足

随着信息化和网络化技术的不断发展，档案管理工作逐渐向信息化、智能化方向发展，这对事业单位档案管理信息化建设提出了更高要求。从目前的情况来看，事业单位档案管理的信息化水平仍然不足，有的单位缺乏信息化的硬件设施，有的单位对信息化档案的录入存在一定的随意性，造成档案信息化管理的部门化倾向较为严重，各个事业单位的档案资料往往不能共享和兼容，这也使档案管理的效率和质量大打折扣。

3 事业单位档案管理工作的有效路径

3.1 不断提升对档案管理工作重视和认知程度

针对在档案管理方面存在的认知和重视方面的短板和误区，事业单位管理者必须要加强对档案管理工作的学习和探索，从提升事业单位工作科学化水平的高度认识档案管理工作，成立档案管理工作小组，委派分管领导加强档案管理，定期开展档案工作检查。要不断加强对档案管理的硬件设施投入，通过建立标准化的档案室、配齐配强保密安全设施等方面入手，不断提升事业单位档案管理工作的安全化、科学化、规范化水平。

3.2 不断加强对档案管理人员的培训

要从思想意识和能力素质两个方面入手，提升档案人员的整体水平。一方面，要做好档案管理人员的思想动员工作，通过档案管理专业化培训等方式，进一步提升档案管理人员的专业化知识水平和能力，强化档案管理人员的责任意识和安全意识。另一方面，要加强对档案管理人员的关心和关注，通过建立完善的考核评价机制，不断对档案管理工作水平进行量化考核，通过有针对性的激励制度，进一步激发档案管理人员的主动性和创造性。

3.3 不断提升档案管理的制度化和规范化程度

一要提升档案管理的制度化水平。要立足本单位业务档案资料的特性，建立有针对性的管理制度，进一步明确档案资料的管理流程、步骤和规范，让档案管理工作有章可循，有据可依。二要提升规范化程度，通过带领档案管理人员到先进地区学习考察等方式，进一步借鉴先进地区和上级部门在档案管理方面的先进经验和做法，充分结合本单位实际，进一步堵塞档案管理存在的不足和漏洞，持续提升档案管理水平。

3.4 不断提升档案管理的信息化水平

为更好地应对档案资料的信息化趋势，事业单位要逐渐提升档案管理的信息化水平。一方面，要不断加强硬件网络建设，通过搭建本部门档案管理专用网络和软件系统，进一步实现本系统档案管理的信息化和高效化。另一方面，要主动按照档案管理相关法律法规和实际工作要求，主动提升档案资料的兼容性，让本单位的档案资料与其他各部门的档案资料实现资源共享，进而有效增强档案资料利用的价值和效率。

综上所述，做好事业单位档案管理工作，有针对性的解决存在的不足和问题，是事业单位必须要重视和解决的重要问题。事业单位要从各自的职能和业务工作入手，深入探索档案资料的特征和管理规律，制定有针对性的管理措施和制度，不断提升从业人员素质能力，持续推动事业单位档案管理工作再上新水平。

参考文献

[1]黄海蓉.卫生事业单位人事档案管理的问题及对策[J].管理观察，2019（12）.

[2]张俊炜.基层事业单位人力资源管理工作存在的问题及其对策探析[J].全国流通经济，2019（12）.