数字化不动产档案管理利用发展平台构建分析

摘 要：从整体的利用与管理上看，当前我国数字化不动产档案管理水平依然存在不足，本文分析了不动产档案管理运用数字化的重要性，指出了我国不动产档案管理面临的主要问题，在此基础上提出了数字化不动产档案管理利用发展平台构建的有效对策，为不动产信息化建设以及档案管理水平提升提供有益参考。

关键词：数字化;档案管理;不动产;平台

我国房地产行业发展迅猛，不动产档案管理记载着个人的不动产情况，其登记的信息不仅关系着个人不动产产权保护，而且会影响国家的登记公告。如何提高不动产档案管理效率与服务的水平，成为不动产管理的重要内容，而大数据时代的到来促进了互联网信息化技术在不动产档案管理中的运用，如二维码查询服务、互联网不动产信息化平台查询业务的开发都极大地提升不动产档案管理效率。

1 不动产档案管理运用数字化的重要性

1.1 不动产档案存在大量存储的需求

房地产作为国民经济的重要组成，我国当前的不动产权属档案关系着千万民众的切身利益，而当前城市的不动产信息主要是以纸质档案存档为主，而城镇化的不断推进与发展使得不动产开发速度与规模加快，不动产档案管理的数量剧增，对不动产档案信息利用的需求不断增加，而传统纸质存档的档案管理方式已无法适应当前需求，这种手工查阅的档案管理方式存在效率低下、且出错率高、信息共享困难的弊端。需要转变不动产档案管理的方式，借助互联网信息技术搭建数字化平台，满足当前存储管理的需求。

1.2 不动产档案需要及时更新与便捷查阅

房地产是我国支柱性产业，不动产在当前我国普通家庭资产配置中占据主要的地位，同时不动产的标的额比较高，作为重要的一类财产，其档案的记载与管理必须要详细与谨慎。不动产的档案信息不仅关系着个人对不动产的物权，也关系着国家社会的管理。

根据《物权法》规定，我国不动产物权转移以登记公示为要件，因此不动产档案管理关系着国家的公告问题。不动产档案管理具有特殊性，不动产信息必须具有客观性、唯一性，国家对于不动产相关信息登记要具有实时性，防止出现因不动产档案的登记管理不准确而导致不动产产权所有人遭受损失。不动产档案管理十分关键，每一个不动产档案信息都应当完善，且及时更新变更的内容，才能保障不动产信息的准确性。

互联网信息技术给不动产档案管理带来了便利性，不动产的档案不仅包括合同备案登记、所有权的变更、抵押登记、法院的查封等各种信息，而且市场经济的发展下不动产信息变更的速度、频率加快，要实现不动产登记信息的准确性，应对新时期社会发展的需求，要采用数字化管理方式，转变传统的不动产档案管理采用纸质存储管理、场所固定化、馆藏载体的现状，引入数字化的技术，构建数字化的档案管理平台，实现互联网化的信息建设。

2 我国不动产档案管理面临的主要问题

2.1 不动产档案管理存在分散性，效率差

我国不动产不仅包括商品房，还有土地、海域、林地等，从不动产管理现状上看，存在多个部门分业管理的现状，如林业、国土、海洋等多个部门对自身管辖的领域内的不动产进行管理，不动产档案的形式多元化，不仅有文字、数据，还有图形、音像等，不动产档案数量大，甚至一个小县城的不动产档案的卷宗都可以达到上百万卷的数量，这种纸质档案的卷宗管理方式容易导致不动产档案管理效率极差。不动产档案管理效率提升需要建立在數字化管理基础上，将分散的不动产档案信息进行集中化、效率化的处理，提高管理效率。

2.2 不动产档案管理存在人工出错率高的问题

在不动产档案管理中，采用传统纸质化档案管理方式容易导致人工出错的现象增多，随着社会发展不动产交易活动更加频繁，而现有一些小县域的不动产档案查询工作可能需要人工，无法采用数字化平台的方式进行管理，导致在业务上容易出现错误。因此，需要借助数字化平台的搭建，为群众提供自助化的不动产信息查询服务，减少出错率。

3 数字化不动产档案管理利用发展平台构建的对策

3.1 根据不动产档案管理的需求进行平台构建

不动产档案管理设计内容繁多，对于不同单位、不同地区的不动产档案管理存在差异性特点，在具体数字化平台的搭建上要关注不同的行业、不同地区的需求。为提高不动产档案管理的效率，需要打造数字化的平台，借助物联网技术、二维码等现代化信息技术对不动产档案采用分类、分部门管理，在具体模块设计上遵循便利性设计原则。在功能模块的架构上，需要实现海量的不动产档案信息贮存、信息检索模块、图文一体化模块、不动产信息查询模块等。数据库是平台的核心，数字化不动产档案管理平台的构建需要建立在完备的不动产信息数据库基础上，在平台构建后需要由专门的人员对数据库进行维护，如对不动产的信息进行技术的更新，同时要对检索、查阅等功能模块进行及时维护，确保不动产档案信息的准确性、及时性、完整性。

3.2 明确数字化不动产档案管理平台搭建的原则

在数字化不动产档案管理平台搭建上，需要遵循如下原则：一是遵循国家档案管理相关法律法规原则。数字化平台管理虽是借助互联网信息技术，但其本质依然是对档案数据进行管理，其管理标准、内容都要遵循国家档案管理相关法律法规，确保规范化、合法化;二是不动产档案信息实施数字化管理必须完整、准确、可靠。数字化管理的主要目的是实现高效、便捷管理，不动产档案管理在城市发展建设上有着重要参考作用，数字化不动产档案管理平台搭建需要保障信息的准确、真实;三是数字化不动产档案信息可以反复利用与保存。数字化不动产档案管理可实现不动产档案信息的无损耗下载、复制，借助数字化的技术，将不动产的文字、图片信息进行数字化存储，保障其能长期保存与反复利用;四是数字化不动产档案信息管理平台必须具有动态查询系统，不动产交易会导致档案信息的变动，因此平台搭建需要及时更新，搭建实时的查询系统，提供最新的不动产信息。

3.3 强化数字化不动产档案管理保密工作

数字化管理将不动产档案信息转变为互联网计算机中的数据信息存储，互联网具有开放性特点，而且互联网信息系统的稳定性、安全性的漏洞容易导致数字化不动产档案管理平台被攻击，可能存在信息泄露的风险。在数字化平台的构建上需要关注保密性工作，在对数据信息进行收集时需要做好保密升级技术处理，同时登录系统的人员必须要有授权，对不动产关键的信息查询、下载等做好管理工作，需要有一定的授权标准，防止保密信息被泄露。

参考文献

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作者简介

黄秀梅（1976-），女，广西荔浦人，助理工程师，从事不动产登记、不动产档案管理及查询工作。