新时期高校二级学院行政秘书工作现状及素质提升策略

徐燕茹

新时期高校二级学院行政秘书工作繁重复杂，工作职责广泛，是联系领导、部门以及师生之间的重要桥梁和纽带，对教育教学工作顺利开展尤为重要。对工作中的各个环节都要把控到位、沟通到位、执行到位。对此，本文根据高校二级学院行政秘书的工作现状，提出了相应的素质提升策略，以提高工作质量，为二级学院教育教学顺利进行提供重要保障。

一、研究背景及意义

在新时期，高校要实现稳步发展， 充分体现办学理念和社会价值， 就必须要有高效的行政管理工作。伴随着高等教育大众化进程进一步加快，全国高校的办学规模、教育层次和办学水平不断提高，二级学院管理的作用日益凸显，逐步成为高校实施行政管理的重要形式。二级学院行政秘书作为高校行政管理工作队伍的重要一员， 是高校行政管理政策的执行者、落实者、反馈者， 是联系学院与学校、学院与学院、学院与师生之间的重要桥梁纽带， 在落实、完成并反馈学校管理部门与基层行政管理单位工作任务方面发挥重要作用。二级学院行政秘书工作繁杂，服务对象广泛。因此，针对新时期高校二级学院行政秘书的现状，提升秘书的业务素质和管理能力，是保障二级学院教育教学工作顺利开展的有力保障。

二、新时期高校二级学院行政秘书现状

（一）工作繁重复杂，效率有待提升

1.高校二级学院行政秘书工作繁重复杂，工作职责广泛，对于学校相关部门下达的各项任务，要有针对性地传达，并根据指示精神做出相应的部署和后续上报及归档工作。同时面对广大的师生群体，工作既要讲究时效还要保证质量。作为沟通和传递信息的桥梁纽带，对于工作各个环节都要把控到位、沟通到位、执行到位，这需要秘书有足够的耐心和精力去完成每项工作。

2.行政秘书是校级行政部门以及师生信息的交汇点，也是各种问题和矛盾最集中的地方，积极有效地协调和沟通是行政秘书每天都要做的工作。因此，行政秘书必须得从大量的工作中整理出头绪，要保障各项工作有序开展、按时完成，必须督促到位、关注到位，这势必需要秘书付出更多的精力与时间。

3.二级学院在进行工作安排和沟通的过程中，缺乏对应的规章制度，从而导致参与者在行动上无法保持一致性，要想妥善处理某些事情需要反复进行确认和沟通，浪费了行政秘书的时间和精力，很多时候事务的处理过度依赖人的经验，而不是通过规章制度进行约束，这种事务的处理方式，也是影响行政秘书工作效率的重要原因。

（二）缺乏职业发展规划，业务素质有待提升

1.高校二级学院行政学院秘书岗位入职门槛普遍偏低，人员素质以及专业知识水平参差不齐，同时，二级学院作为一个独立的教学单位，在高校方针政策的指引下，各种培训进修、职称评聘、工作考核等都向教师教学和科研倾斜，导致秘书自身职业发展目标不明确，工作能力提升缺乏动力，致使人员流动性大，队伍稳定性差。

2.很多高校二级学院行政秘书并非专业人员，没有系统的学习过秘书学、教育学和管理学，日常忙于业务工作，无暇顾及业务能力的培养和提高。行政秘书普遍缺乏自主学习的动力和毅力，没有长远的职业规划，对自身专业知识学习缺乏兴趣，业务素质提升能力有限，自身在论文撰写以及科研方面欠缺主动性，更高层次的专业理论知识储备匮乏，有的甚至放弃职称晋升的机会，不能积极地通过自学专业知识给自己补给来提升专业素养。

（三）缺乏创新意识，工作效率有待提高

在实际工作中，行政秘书接触的程序化以及重复性的工作很多，这使得行政秘书很容易拘泥于传统的工作模式之中，创新思维受限。另外，由于高校的硬件设施以及资源配置的原因，一些办公设备老化、故障频出，秘书又习惯于依赖这些常用的硬件办公设施和资源，再加上秘书缺乏对现代化信息技术手段的了解和应用，在处理突发状况时不能得心应手，直接导致工作的效率受到影响。

三、新时期高校二级学院行政秘书素质提升策略

（一）提高政治理论水平，加强职业道德素养

高校承载着立德树人的使命，作为高校教育管理中的一员，行政秘书必须具备政治理论修养，要深入学习新时代中国特色社会主义理论，用马克思主义观点分析问题、解决问题、实事求是。行政秘书要自觉做到遵章守制，严格按照流程办事，做到谦虚谨慎。遵守职业道德，忠于职守、诚实守信，在工作中起表率作用。虚心向他人学习，认真听取领导和同事的意见和建议，对于工作中出现的问题和难题，要积极寻求解决途径，发挥好沟通和协调作用，从自我做起，提高学院员工的凝聚力，积极倡导和谐的工作氛围。

（二）转变思想观念，改进工作方法

1.新时期行政秘书已经不是传统观念上的服务型队伍，行政秘书要将个人的发展和素质能力提升融入到高校的建设发展之中，行政秘书应该建立自我学习的常态化，加强政策理论学习，及时了解高校的实际情况，掌握基础数据信息，学习专业知识以及与岗位相关的技能，力求多学、深钻，使思维更活跃，促使自己在学校的不断发展中取得新成绩。

2.行政秘书不但要认真贯彻落实学院的工作部署，还要辅助领导和各行政部門完成相关环节的工作，要想提高办事效率，就要求秘书转变工作态度，要直接性与辅助性相结合，服务性与协调性相结合，针对性与综合性相结合，以提高工作效率和工作质量为根本出发点，从被动辅助向积极主动配合转化，做好沟通协调工作，依据每项工作的重要性及紧急程度，有条不紊地开展工作。

（三）增加知识储备，提高工作能力

行政秘书要适应高校改革发展的步伐，从教育、管理专业知识到与工作相关的心理学、法律、统计、办公软件等知识都要有所了解，做到在实际工作中灵活运用。在信息化高速发展的今天，行政秘书尤其要具备网络信息处理能力和通过网络协调各项工作的能力，特别要熟悉使用日常办公软件，善于更新和利用其高效、便捷的优势，在提高秘书自身专业化知识水平的同时，实现工作效率与处理各项事物的能力同步提升。

（四）培养创新型思维和工作模式，提高工作质量

1.行政秘书首先要做好服务工作，在思维方式、服务方式上要提高创新。在服务意识上，不但要积极主动，而且要有超前服务意识，在飞速发展的信息化时代，行政秘书要对现实的工作进行正确的研判，根据其规律找出工作的现实需求和潜在需求，积极探索其工作对领导及师生服务的动态适用性。实事求是，求真务实，坚持问题导向，抓实质，找准重点，勤于思考，善于反思，在工作上保持积极主动，处理问题机动灵活，提高把握政策的能力，确保工作顺利完成。

2.面对自动化、无纸化的办公潮流，要加强办公信息技术化，摒弃传统的工作思维方式和方法，充分利用现代化信息手段，建立有效的沟通平台，提高信息传达时效性以及沟通的便捷性。敢于突破传统思维的局限性，根据事物的发展规律去思考问题，寻求解决途径，要把工作想在前、做在前，重效率，重协作，做到严谨科学、精简高效，切实提高工作质量。

四、结语

新时期高校二级学院行政秘书要与时俱进，从自身发展出发，加强学习，建立学习的常态化，不但要向书本学，还要向身边的先进学，提高服务质量，提高团队凝聚力，积极构建和谐的工作氛围。不断更新工作思维，以提高服务质量为出发点，积极创新工作方法，积极利用现代化信息技术提高工作效率，为二级学院教育教学顺利进行提供重要保障。（作者单位：大连理工大学城市学院）