档案管理现代化过程中存在的问题和改进措施

吴惇

【摘 要】档案管理现代化的发展能够促进各行各业的提高，进一步发挥出各类资料以及信息的价值，因此档案管理现代化是社会发展的必然趋势。但是现阶段档案管理现代化在发展的过程中，由于发展的时间还过短，相关的理论以及体系并未完善，使得实际的档案管理工作经常出现问题。针对这些问题进行分析，得到优化档案管理现代化发展的措施，才是档案管理现代化发展过程中最重要的任务。

【关键词】档案管理;现代化;问题优化

引言

在生产工作当中，大部分的资料以及信息都作为档案存储了起来，为了便于后续的使用，就会对其进行管理。但是由于各类信息以及资料的种类过于繁多与复杂，因此在进行档案管理的时候工作任务巨大。并且在传统的档案管理工作中，不仅仅需要消耗过多的人力资源对档案进行管理，其对储存的地点要求也过高，所以耗费的管理成本居高不下。随着新形势的到来，将先进的高科技术融入到档案管理工作当中，不仅能够提高档案管理的工作效率，还可以使得档案管理更加现代化，能够带来的价值不可估量。

1 档案管理现代化的重要意义

1.1 档案管理现代化是社会发展的必然趋势

随着社会的现代化建设，经济、文化、教育以及科技等方面的发展都受到了影响。因此档案管理也会更加地现代化，并且可以认为这是社会现代化推动了档案管理的进步。其次，档案管理现代化的发展趋势也是促进社会现代化建设的基础。同时国家要想建设现代化的社会，首先就需要拥有一支现代化的高素质建设队伍，对于建设队伍的管理必然需要现代化的手段，所以档案管理现代化是社会发展的必然选择。

1.2 档案管理现代化可以拓展档案工作的服务邻域

在这个时代中，要想将信息的资源最大限度地开发出来，就需要提高对资源管理、开发与利用的技能与技巧。因此档案管理现代化能够优化对储存信息的手段，进一步提高信息开发的基础背景;其次档案管理的现代化能够让档案信息的使用更加广泛。并且在档案现代化的管理过程中，还能够强化信息之间的交流与共享，开拓对信息资源的使用与利用的空间，甚至还可以帮助信息的服务性质由封闭转为开放，提高信息服务领域的层次使其能够面向社会。

1.3 增加信息的储存量

档案管理的现代化主要是将一些先进的科学技术融入到档案管理的过程中，例如使用一些扫描技术、云端储存技术、以及光盘技术等。并且这些先进技术，不仅仅能够增加对档案储存的范围，还可以提高档案储存的数量与储存密度。与传统的储存的方法相比储存也更加地方便，并且现代化的档案管理技术还会使储存的载体不再局限于文字、图形或是图像，能够突破档案管理的载体局限，使得档案管理的储存效率以及数量被提高，丰富了档案管理的内容。

2 档案管理现代化的体现

2.1 资源信息化

自从21世纪以来，我国各行各业的发展重心都趋向于信息化，因此可以认为信息化是推动我国建设的重要环节，也是进一步提高我国国民经济发展的重要方向。对于档案管理现代化而言，信息化也就是其主要体现。其次，信息化的档案管理能够在管理的过程中利用信息技术将档案管理的领域进行创新，进一步建立起标准化、规范化的管理体系，建设扎实的档案管理基础平台，从而强化对档案信息的配置、开发与利用，并且可以实现档案信息资源共享化。

2.2 管理的无纸化、虚拟化

受到信息技術的影响，档案管理更加地无纸化与虚拟化，这样一来既可以优化纸质档案管理过程中出现的缺点，强化数据化管理的优势，并且优化档案管理的载体以及系统，更加方便人们对档案信息的使用。其次，虚拟化、无纸化的档案管理使得管理模式不再因空间、环境等因素受到限制，简化了管理的各项工作，提高对档案管理的效率。因此可以认为档案管理的无纸化、虚拟化是档案管理的现代化体现。

2.3 管理的标准化

档案管理的现代化实现基础就是档案管理的标准化。由于档案管理的现代化是建立在先进的技术与仪器设备上的，若是没有规范标准的管理，就会使现代化的档案管理变成空谈。其次，由于信息时代的影响，对于档案信息的管理没有规范，从而使得信息在共享与交流时的秩序紊乱，因此现代化的档案管理就需要使用统一的管理规范，进一步保证信息进行交换、传递以及共享时的稳定性。也可以认为，档案信息管理的标准化是档案管理现代化建设的推力。

3档案管理现代化过程中出现的问题

3.1 管理的科技含量较低

在传统的档案信息管理的过程中，对于档案的收集、整理以及储存的技术都过于落后，无法满足新时代对档案管理的需求。虽然在后续逐渐将一些高科技术融入到档案管理过程中，但是由于科技的含量还过低，使得一些档案管理的任务还无法全面达到现代化。例如在编制档案管理系统的时候，虽然有使用信息技术进行编制，但是却无法实现全面的自动化编制，依旧是人工输入档案的信息从而生成管理系统。这样一来，既没有简化管理系统的编制工作，还使编制工作更加复杂，难以发挥出科技在档案管理现代化建设过程中的价值。

3.2 档案管理制度不健全

档案管理的效果受到监督力度的影响，但是现阶段在许多档案管理的部门中，许多人都忽视了这项工作的重要性，从而放松了对档案管理的监管，使得相关的监督管理制度不健全。其次，由于档案管理的监督制度不健全，无法符合档案管理的变动，因此无法规范各项工作内容，使得规范化以及标准化的档案管理难以进行，所以在进行档案管理的过程中经常出现差错，使得档案管理现代化的发展受到了阻碍。

3.3 信息技术应用不合理

计算机技术是时代发展的重要科学技术，不论是什么行业任何领域都在不断对其进行开发与利用，希望能够借助信息技术的帮助，进一步提高发展。但是在档案管理工作当中，对其的使用频率不高，因此自动化技术不能得到完善，阻碍了档案管理现代化的建设。

4 档案管理现代化过程中发展对策分析

4.1 提升档案管理的重视程度

进行档案管理是能够保证档案信息顺利获取的重要方式，同时也是整合保管信息数据的重要方法。在信息技术时代，对档案进行管理能够得到的价值更加地显著，因此各行各业都要重视档案管理，提高档案管理的工作效率以及地位，促进档案管理的现代化发展。因此在实际的管理工作中，应该参考国际中先进的管理方法，学会高效的管理技术，招纳高素质的管理人才，提高档案管理的专业化水平，为现代化的管理建设打下基础。

4.2 构建完善的档案管理措施

完善的档案管理措施能够规范档案管理工作，是档案管理现代化建设的重要环节。其次，健全管理制度还可以减少档案管理出现差池的频率，提高管理的效率。但是在构建完善的管理制度时还需要注意以下几点：首先应该保证管理制度建立的科学性以及合理性，不会违反国家的相关条例规定，明确档案管理的实践应用价值;其次，还应该让管理制度具有一定的双向性以及约束性，使得档案管理工作更加规范化、标准化;最后管理制度还应该具有一定的严肃性以及权威性，这样才可以巩固制度具有的约束能力，进一步促进档案管理现代化的建设。

4.3 灵活应用计算机技术管理

在信息技术发达的时代，若是档案管理不使用计算机技术不仅仅起不到促进的作用，甚至还会拖累档案管理的发展。因此在实际的档案管理的工作中，应该灵活地使用计算机技术，例如通过智能AI系统构建档案管理系统;借助语音或是指纹识别技术，保证档案管理的机密性;或是使用相关的识别技术，辨别文档的真伪性等。灵活使用计算机技术能够提高档案管理工作的先进性，进一步促成现代化的建设。

结束语：

档案管理现代化是时代进步与发展的体现，同时也是为了顺应时代发展而做出的改变。因此需要档案管理部门重视档案管理工作，将先进的技术融入档案管理任务中，提高档案管理的效率以及质量，这样才可以实现管理的现代化建设。

参考文献：

[1]袁长辉.档案管理现代化过程中存在的问题和改进措施[J].办公室业务，2019（23）：41-42.

（作者单位：兰州供电公司）