信息化时代机关档案管理困境的突破与抉择探究

李红霞

摘 要：运用信息化技术管理机关档案符合现代社会的发展趋势。本文阐述了运用信息化技术管理机关档案的优势，结合传统的管理方式已经不能满足时代需求等机关档案管理面临的困境，提出建立完善的信息化档案管理制度，加强对管理人员的信息化培训等突破困境的方式，同时针对信息化档案管理可能出现的问题进行了探讨，希望机关单位能够提高档案管理水平。

关键词：信息化时代;信息化技术;机关档案管理;突破困

机关单位，是指从事国家管理和行使国家权力的各级机关，包括权力机关、行政机关、审判机关、检察机关和军事机关。在这些单位中存放的档案，带有不同程度的机密性质，一旦泄露，会给国家造成重大损失，因此在信息化时代加强机关档案管理，保证档案安全非常重要。档案管理人员在日常工作中，需要不断的总结信息化管理经验，从而提高管理效率。

1 运用信息化技术管理机关档案的优势

机关单位的档案管理工作结合信息化技术，用电子档案代替传统的纸质档案，具有如下优势：第一，电子档案具有存储优势。传统的纸质档案，为了避免混淆，需要装入不同的档案袋加以区分，随着档案数量的增加，会形成庞大的规模，查找不便。而在信息化技术下，再多的档案资料都只是数据，存储空间以字节为单位，与容量很小的16G存储卡或U盘相比，差距非常大。第二，电子档案具有时间优势。机关单位在办公过程中如果需要调取纸质档案，必须经过仔细查找，如果管理人员变更频繁，很多年代久远的档案在短时间内无法找到。而运用电子设备，只需要在存储系统内搜索关键词，在极短时间内即可精确定位，极大地提高了效率。第三，电子档案具备空间优势。部分工作需要跨单位调取档案，传统的借阅模式下，管理人员无论是亲自护送还是通过电话传真，都会将部分时间用在交通上，而运用信息化技术，只要拥有计算机、手机等智能设备，瞬间即可完成档案传输，从而省去很多不便[1]。

2 信息化时代机关档案管理面临的困境

2.1 传统的管理方式已经不能满足时代需求

信息化时代强调效率，当前社会的一切工作都需要提高速度。作为机关单位来说，档案管理工作同样如此。如果不能采用高效、安全、即时的档案管理模式，会对人民群众的日常生活造成诸多不便。而传统的档案管理方式已经不能满足时代的需求，因此，必须进行改革，借助信息化技术和现代化管理方式才能够实现。

2.2 传统的管理方式严重制约办公效率

机关单位传统的档案管理方式，将文献资料收入棕色的纸质档案袋，经过封存之后，存储在书柜或保险箱内。为了提高保管区域的安全系数，机关单位的很多重要科室内均铺设防水纸，以防意外。但受限于纸张自身的使用寿命，很多档案经过数十年的存放，已经出现纸张发黄、墨迹挥发等现象，导致档案的内容无法清晰显示，给档案调取、查找工作带来了诸多不便，如果采用重新誊写纸质档案的方式，不仅费时费力，经过一段时间后，同样的问题难免循环出现。而这样的管理方式已经严重制约机关单位的办公效率，所以必须予以重视。

2.3 管理人员的业务水平影响信息化管理效果

现代社会讲究专业化，即让专业的人做专业的事，档案管理工作看似只是“杂事”、“闲差”，似乎任何人随便管管就可以完成。既然涉及管理，就必须遵循管理制度，保证管理效率和管理安全。部分档案管理人员意识淡薄，業务水平不强，在需要即时提供所需档案时手忙脚乱，无法完成任务。此外，一些单位虽然配备了电子计算机等设备，但是拥有设备不能与拥有现代化管理制度划等号，管理人员没有进行完善的归档、整理工作，致使档案虽然存储在了电子设备内，但依然混乱。

2.4 落后的电子设备限制了档案调阅速度

很多机关单位开展信息化档案管理的时间较早，此举有利也有弊。有利的方面在于年代久远的档案在很早以前已经完成了从纸质档案向电子档案的转化，因此查找时非常方便且相关记录也十分清晰。弊端在于，部分单位的计算机设备经过长期使用后，已经严重老化。相对于键盘、鼠标等“外设”，只要按键功能良好，尽管标识磨损，但以现代人的计算机操作水平足可以驾驭。重点在于计算机的内存和硬盘空间。当前市场上台式电脑的大众内存配置为8GB，机关单位目前普遍配给的内存是4GB，在进行正常的档案存储和调阅时没问题，一旦出现占用空间较大，或者是在进行多项档案同时传输、调阅操作时，4GB的内存会严重“拖累”计算机反应速度，从而在很大程度上影响档案管理工作效率。如果在录入过程中因为内存不足导致计算机运行“卡壳”，还会对智能档案存储系统造成破坏，反而得不偿失。基于此，机关单位分管领导应该予以重视，对档案管理工作的重视程度需要逐渐提升，适当的划拨设备更新费用，使信息化档案管理更加便捷的同时，也可以激发档案管理人员的“心气儿”，在根本上提高管理质量[2]。

3 信息化时代机关档案管理突破困境的方式

3.1 建立完善的信息化档案管理制度

为了突破困境，机关单位必须建立完善的信息化档案管理制度。第一，电子档案的本质是数据，因此负责存储的计算机设备需要定期进行维护并备份，发现疑似数据乱码，不能擅自操作，根本原则是保护电子档案的安全。比如档案管理人员可能会在管理过程中发现计算机出现“宕机”、蓝屏等状态，此时必须找专业维修人员对计算机系统、硬盘进行全方位审查，一旦擅自重启电脑，和可能造成系统崩坏、硬盘磨损，部分或全部档案数据如果丢失，后果不堪设想。第二，机关单位需要引入信息化档案管理系统，对所有电子档案实施科学分级管理。不同部门拥有的档案查阅权限不同，按照“单位主管领导-科室主任-管理人员”的顺序从高到低设置访问级别。在查找高级别档案时，必须取得上级监管部门的同意授权，并在管理人员的监督下才可以查阅。第三，任何人员登陆档案管理系统查找档案资料时，必须进行网络登记，具体到姓名-科室-职务-时间（按照年、月、日、时、分、秒顺序排列）。如果不填写访问记录，则无法查阅资料。只有这样，才能有效保护机关信息化档案的安全。

3.2 加强对档案管理人员的信息化培训

信息时代，电子通信技术发展一日千里，对于档案管理人员来说，必须及时了解更加先进的设备操作知识，才能有效开展档案管理工作。因此，机关单位应该加强对相关人员的信息化培训，具体方式如下，第一，开展电子档案业务培训班、组织档案管理人员参与全国、省市组织的档案业务管理交流会等。第二，机关档案具有机密性，一旦泄露，对档案管理人员来说，轻则失职，重则犯罪，因此还需要加强法律法规的学习，用具体事例对相关人员进行教育。第三，电子档案与传统的纸质档案相比，信息载体发生了变化，管理方式也更加信息化，因此管理人员不能轻易满足、故步自封，应该不断学习先进的档案管理知识和电子设备、网络安全维护技术，从而提高自身信息化档案管理能力。

3.3 提高安全管理意识，开展优质档案服务工作

与传统的纸质档案相比，电子档案虽然在日常调用和管理上非常方便，但安全隐患也随之增加。一旦负责管理的计算机被侵入，利用数据拷贝，在极短时间内即可达成目的。因此，机关单位从上到下都需要提高安全管理意识。首先，对信息化档案管理系统实施不间断的监控，对客户端每一次登陆、退出情况都应该了如指掌，必要时还可以追踪异常登陆者的IP地址，防止别有用心者入侵。其次，安装正版系统和防火墙软件，不断提高计算机防护等级，确保未经授权的账号无法登陆。除此之外，还应该对每一次档案调阅的具体数量作出规定，比如跨单位调阅时一次最多允许查看三份档案，如果需要查看更多，则必须提前向上级申请，经过允许之后才可以更改。最后，对档案进行备份是必要的，部分机关单位开展信息化档案管理的时间较早，将很多档案存放在了光盘之中。现代社会对光盘的使用程度已经很低，因此特别需要注意对光盘的保管，如存放的相對湿度应该保持在40%-65%，适宜温度在10℃-25℃，恶劣的环境会导致光盘损坏，从而使档案丢失。如果条件允许，可以将之转存到移动硬盘，备用计算机等，方便存放的同时，还能够保证档案的安全。机关单位档案如果在信息化时代下实现了良好管理，相关人员提升工作效率的同时，还能够面向社会开展优质档案服务工作，从而提高政府机构的办事效率，使人民满意[3]。

4 信息化时代机关档案管理需要注意的问题

4.1 电子档案更新时需要注意的问题

传统的纸质档案在管理时，管理人员需要对变动的内容进行仔细审查，之后根据规定，进行更替或共同保存并注明时间，在后续审查档案时，可以进行参照对比，所以较为方便。对于电子档案来说，进行内容的更新或其他方式的修改，通过计算机能够很快实现，但问题的产生往往也在此处。第一，工作人员打开原有的电子档案后，很可能直接在原档案上进行修改，在改完之后，才想起来需要两份档案共同保存。如果在修改过程中没有触摸保存组合键（word、wps等文档中的快速保存键是ctrl+s），那么只需要将修改完成的内容复制到新的空白文件，然后将其他项依次粘贴过来另存即可;然而很多人在实际操作计算机的过程中，为了避免电脑死机、断电等异常情况导致自己辛苦工作白费，常常下意识地按下保存键，如此原档案被即时替换，在没有其他备份的情况下，致使原件丢失。尽管当前的计算机系统以及wps等软件存在自动保存及数据恢复功能，但查找起来会耗费很多精力。因此，档案管理人员在对档案进行更新时，需要养成良好的习惯，无论具体的要求为何，都应该新建一个空白文档，然后进行内容的更改，这样做能够最大程度保证档案的准确性[4]。

4.2 电子档案存储审阅格式要求需要注意的问题

曾几何时，美国微软公司对word办公软件进行了严格的编写代码封锁，导致国人在使用过程中经常受制于版权问题。彼时，不同公司提供的办公软件和正版、盗版操作系统之间存在严重的兼容问题，很多档案在不同的应用之间呈现的视觉效果差距非常大。但随着微软面向世界公开了源代码，兼容问题似乎得到了解决，金山公司出品的wps软件无论在工艺还是使用上都与word高度相似，且针对各种权限的档案都能够自行调整。需要注意的问题在于，很多机关单位互相之间通过电子邮箱进行档案传送，对于一些报表、申请表的填写或者制式文章都有严格的格式要求，一丝一毫都不能错。部分人员不熟悉细节，在审核时经常通过邮箱自带的附件预览功能进行查阅。真实情况是，邮箱附件的存储空间有限且经常将档案文件进行压缩，接收方只有在下载解压之后才能呈现原有的面貌。因此预览功能只适用于对主要内容进行核对，无法针对格式细节详细验看。基于此，档案的发送方明明已经全部完成了相关的格式要求，却在接受相关单位审核时一遍遍被告知格式错误，故而需要档案管理人员格外注意。

除了上文提到的邮箱预览档案格式很可能出现问题外，档案文件的后缀信息也值得注意。比如word或wps文档现在已经高度通用，因而很少有人能够了解后缀.docx和.doc的区别。一般来说，.docx是在word2007版本之后出现的，通俗来说，是将文档进行压缩，每次打开的过程实质上是软件自动解压，从而降低占用空间;而.doc是一个纯文本文档。目前几乎很少有人使用word2003版本的办公软件，因此在存储新的文本、表格或是PPT档案时，后缀名都是.docx，而在信息化档案刚刚建立的时候，后缀名都为.doc。如果在管理时没有充分注意两者的区别，特别是在档案数量较多的情况下，采用批量处理，根据档案后缀进行排序或复选择时，很可能出现档案遗漏的情况，从而给档案管理工作造成困扰。故而档案管理人员在进行电子档案检查时，应该特别注意此类问题，向负责领导如实反映获得授权之后，将符合条件的档案全部修改为当前格式及相关后缀，同时做好备注工作[5]。

4.3 电子档案备份需要注意的问题

电子档案备份方式为使用移动硬盘、U盘等占用空间较小且存放方便的设备。但正如上文提到的，虽然操作简单，一旦问题出现时，造成的损失很可能超出预期。比如很多木马程序侵入了计算机，之后通过USB接口进入了U盘，会对U盘的内置存储程序造成破坏，从表面上看，U盘没有任何问题，额定的存储空间也会实时显示，细查之下发现之前存放的档案文件已经消失不见。如果不了解情况的管理人员在拿到相关设备之后，经常会以为U盘经过了格式化操作，只需要重新拷贝相关档案即可。然而此时U盘会出现异常的自动格式化操作，即进入的一切文件档案都无法留存，操作人员在不查之下将仅有一份的档案剪切存放之后，凭借一般的数据恢复手段很难追回。因此，机关单位的信息化档案管理必须提高检测标准，除了对档案本身的内容进行核查之外，还需要对计算机、移动硬盘、U盘甚至是存储卡进行全面、定期的检测，杜绝一切潜在风险。

4.4 电子档案分级加密管理需要注意的问题

当前计算机最常见的操作系统毫无疑问是windows，如果使用的是正版系统，那么在对相关文件档案进行修改或设置权限时，系统会自动跳出是否由在管理员权限下运行。很多档案管理人员对这一机制的目的并不了解。简单来说，同一台计算机的使用者很可能不止一人，除了本人（对于机关单位档案管理人员来说，管理员即为负管理总责的人）之外，为了以防万一，其他人员的权限需要降低。换句话说，一些操作只有管理员才能执行。基于此，档案管理人员应该不断提升对计算机知识的掌握程度，从而在管理中心更加得心应手。除此之外，电子档案针对不同的使用人员，应该进行分级加密管理，比如其他单位行政级别较低的工作人员借阅档案时，管理者赋予的权限应该仅仅在于阅读，且无法更改界面以及无法运用常规方法提取档案内容。如果发现非法接入第三方软件对管理程序或权限监督程序进行修改时，应该立即上报并采用紧急方案阻止该人员继续操作。

5 结语

机关档案的载体从传统的纸质文档转化为电子文档是信息化时代下的必然选择，这样的转变方式虽然能够极大地提升管理效率，但并不是万无一失，一旦管理不善，造成信息数据丢失，后果是灾难性的。因此，建立完善的信息化管理制度的同时，不断提高管理人员的认知水平，为机关单位提供优质的档案服务。信息化档案管理看似简单，但实际工作时，不经意间很可能出现问题，需要特别注意。

参考文献

[1]钟吉.机关档案管理新模式的探讨[J].传媒论坛，2020，3（02）：119+121.

[2]丁德胜，邹杰.机关档案信息化建设——《机关档案管理规定》解读之十三[J].中国档案，2019（12）：40-43.

[3]丁元峰.机关事业单位档案管理信息化工作研究[J].无线互联科技，2019，16（19）：151-152.

[4]方振庆.新时代加强机关档案工作的思考[J].办公室业务，2019（06）：128+148.

[5]康璐.计算机信息技术在机关档案管理中的应用[J].电子技术与软件工程，2018（20）：127.