浅谈档案信息的系统管理

朱良毅

摘 要：本文对档案信息概念和档案信息系统管理的有关内容进行了简要的阐述和介绍，同时还对档案信息系统管理的方法进行分析和探讨。

关键词：档案;信息;系统管理

1 档案信息概述

档案信息是多种多样的，按其历史时期分，可以分为历史档案和现行档案信息;按其内容性质分，可以分为文书档案信息、科技档案信息、专门档案信息等;按不同的载体形式分，可以分为甲骨档案信息、金石档案信息、简牍档案信息、纸质档案信息、影像档案信息、电子档案信息等。

档案信息具有管理性、服务性、政治性、原始记录性等基本特性。因此，档案信息是生产建设的重要依据，是科学研究的必要条件，是开展政治斗争的重要手段，是宣传教育的生动素材。保证档案信息的齐全完整，很多工作就可以少走弯路，也可以减少一些不必要的损失。所以，加强档案信息的系统管理是十分必要的。

2 档案信息系统管理的基本理论

2.1 系统论认为

世界上所有的事物都可以让其系统化，每一个系统中还有无数个子系统。当每一个子系统都实现了其最好的效果，那么整个系统便自然而然会达到最好的效果。因此，我们把档案信息作为一个系统，把档案信息与档案信息管理工作作为一个系统工程，那么，按照档案信息与档案信息管理工作的自身规律，进行合理组织和合理管理，最大限度地发挥其人力、物力、财力、档案信息资源的作用，来达到预定的目标。如果我们不把档案信息工作进行系统的分析，我们的档案信息工作就可能处在一个没有业务标准、没有科学方法与手段、没有严格规章制度的环境中，整个档案信息系统管理就不可能协调。

2.2 应根据不同档案信息进行系统管理

这里的信息并不是人们日常所认为事物本身，这里指的是事物本身所释放出来的信息，信号中的东西。通常人们把它理解为具有新内容、新知识的消息。文书档案信息主要是指：文件、电报、调查报告、论证材料、情况反映、工作简报、统计报表、群眾来信来访、报纸刊物等。此外，还包括领导批示、口头汇报、直接观察和会议发言等。档案信息作为一种重要的信息资源，它可以很好的对客观社会活动进行较为系统的记载，具有非常重要的信息价值。档案信息可以在很大程度上为一些问题的处理提供帮助，因为档案信息可以作为依据。档案信息和其他信息有很大的不同，其更加的真实客观，而且还能展示事物最原始的一面，因此档案信息的价值不言而喻。在经济领域，档案信息也发挥着很大的作用，对生产要素起着非常大的增值作用;在领导机关，它是领导科学决策的基础。但部分档案信息，不属于开放范围，所以应建立必要的管理制度加以控制和筛选。

2.3 档案信息在一定的范围内需要有所控制

控制就是建立强有力的控制措施，保证随时纠正偏差，防止档案信息工作出现不必要的偏差，致使国家和人民的利益受到大的损失。一个国家、一个机关、一个组织、一个档案信息工作系统的运转，像一架机器，既要有开动器，也要有控制器，否则，只能开，不能停，其后果就不堪设想。我们对档案信息的有所控制，最终的目的都是为了祖国和人民的利益。

国家制定了《中华人民共和国档案法》就是为了对档案信息进行有效地保护。而且《档案法》规定：“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企事业单位和公民都有保护档案的义务”。当然对档案信息工作者来说，保护档案不仅是应尽的义务，而且是一切工作的首要职责。档案信息工作部门应根据档案信息的机密程度，建立档案信息的借阅制度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。档案信息部门保管的档案信息，是现行的档案信息，它主要是为本部门和上级主管部门服务，不属于开放范围。对外提供服务需经上级主管部门批准。采取切实可行的控制措施保证档案信息的齐全、完整、准确来提高档案信息案卷的质量。

3 档案信息系统管理的方法

3.1 档案信息的分级集中管理

档案信息的原始记录性质，赋予档案信息重要的保存价值，使档案信息成为国家的宝贵财富。目前，我国对于国家的宝贵财富档案信息实行的是统一制度，而且对于档案信息实行的是分级负责的集中管理，即：全国各个单位自己的档案信息原则上是由本单位进行自主保管。《档案法》第十条规定，对于国家要求的一些档案信息应当进行立卷归档的要及时的进行信息的立卷归档，这些应当立卷归档的信息要由相关部分进行收集归纳整理，而且这些档案信息是任何单位和个人都不能据为己有的。同时，对于那些不需要进行归档的信息材料，不可以擅自对信息进行归档。而且在《档案法》的第十一条还有这样的规定，对于单位哪些具有永久或者长期保存价值的信息，各单位要定期的把这些档案信息向有关档案馆进行移交，从而让这些具有永久保存价值的档案信息能够得到集中统一管理。

作为国家重要财富之一的档案信息，在对其管理上一定要坚持“实行统一领导、分级管理”的原则，这样才能够更好的保证档案信息的安全以及档案信息的完整性，便于为社会主义事业发展服务。

3.2 档案信息的程序化管理

档案信息工作是一门科学，有其自身的规律，要想把这项工作做好，使其与社会主义事业的发展相适应，就必须建立一个与档案信息工作自身规律符合的档案信息管理程序。也就是针对文书部门、业务部门、档案信息部门的各个环节，形成不同任务，不同层次的档案信息网络，建立一个统一的标准化程序。所谓标准化程序，就是要合理的制定实行各项标准，让档案信息工作可以变的更加的标准化、规范化。第一、档案信息收集、整理、鉴定。档案信息的收集、整理、鉴定就是把分散在各机关、各社会组织和个人手中的档案信息以及散失在国外的历史档案信息，遵照国家规定有计划地分别集中到有关档案信息部门，进行分类、组合、排列和编目，使之系统化。把对今后社会主义事业发展有价值的档案信息保存起来。第二、档案信息统计、利用。档案信息统计就是以表册、数字的形式，揭示档案信息和档案信息工作情况。档案信息的利用就是提供档案信息资源为社会主义事业服务，它包括档案信息原件提供利用，档案复制品提供利用，根据档案信息内容综合编资料提供利用。档案信息提供利用，是档案信息工作赖以生存的基础。对于档案信息事业的发展，具有重要的意义。

3.3 档案信息的分类管理和综合管理

档案信息分类管理就是按照全宗内档案信息的来源、时间、问题和内容的异同，把档案信息分为若干类别。在现行的机构中，有很多单位则是把各类别的档案信息分别在各个部门中保管;如人事档案信息在人事部门中保管;财务档案信息在财务部门保管;生产过程中产生的档案信息在科技档案信息部门保管。分类管理是必要的，但不能绝对化，过分强调分类而否定综合管理忽视档案信息的系统内在联系，不利于档案信息的利用。档案信息的系统管理要求把一个单位所有档案信息集中统一管理。对各类档案信息集中综合管理，有利于及时贯彻执行党和国家有关档案信息工作的各项方针、政策，把档案信息工作纳入各级领导的议事日程，强化对档案信息部门的职能作用，有利于档案信息的科学管理和维护档案信息的完整与安全，有利于档案信息的提供利用和档案信息资源的开发，有利于档案信息工作者的素质提高，有利于档案信息进行系统化、标准化管理，从而使档案信息工作发挥更大的作用。

参考文献

[1]张美芳.档案保护概论[M].中国人民大学出版社，2012.

[2]陈兆祦.档案管理学基础[M].中国人民大学出版社，2005.