做好水电站工程项目档案管理的措施研究

段盆莲

摘 要：在水电站项目中，水电站的档案是比较重要的，它能真实记录水电站整个项目的建设过程，能客观反映建设成果，是工程项目建设者汗水以及智慧的结晶，最重要的是它是整个项目投产以后运行、管理、扩建、维修、改建以及技术改造等等环节最主要的依据。相关建设单位与各相关参建单位一定要清楚地认识到档案的重要性，要有认真、负责的态度，还要有一个良好的宗旨，把项目档案管理工作尽可能做到最好。

关键词：档案;管理;水电站项目

项目建设比较重要的一部分就是项目档案管理工作，加强档案管理工作是工程建设项目管理相关的工作需求，一定要把项目建设真实的、全部的过程，完完整整地记录，而且要保留起来，要为以后建设项目的运行、管理、扩建、维修、改建以及技术改造等提供准确的、真实的档案资料，这是水电站项目建设的一个相当重要的部分和内容。可是，在建设工程项目过程中，很大一部分参建单位精力都集中在工程建設上，对档案工作不够重视，导致档案工作完结在工程建设之后，所以档案是否准确，是否足够完善，这都没办法考证。

1 要督促相关单位建立完善的管理制度以及健全档案管理体系

水电站的建设工作比较繁琐，建设周期长，工作内容涉及的比较广泛，应该在项目建设初期就要建立较科学、操作性强、适用、合理的一套相关的档案管理制度。足够具体的、全方位的档案管理制度是建设项目档案能否顺利开展、工作是否规范的重要的保证。相关业主单位应该在制度中清楚明了的制定出建设单位、设计单位、施工单位、监理单位各自的档案工作职责是什么，还要对文件材料的形成、归档、移交等提出明确的要求。在平时的档案管理工作中，要对库房的档案借阅、利用、统计等制定出一套合理的制度，用来指导管理人员的日常工作。

要了解档案管理这项工作的责任和义务，还要建立完善的档案管理网络资料库，这也是进行档案管理信息化的一个重要步骤。各个参建单位必须要建立自己的档案管理团队，明确档案工作分管领导、部门负责人和档案员的职责，进而能形成各级人员健全的档案网络管理机构，以保证建设单位对参建单位档案方面的工作实施高效率的指导和严格的监督。

2 加强《中华人民共和国档案法》的宣传实施力度，提升全员的档案意识

水电项目的档案管理工作在整个建设工程项目中非常重要，它贯穿于建设项目的整个过程，范围很广，触及到每个参与建设代为和工作人员、包括管理人员，完善好档案工作不光是档案工作人员的事情，也是各参建单位的各个环节的工作人员一起共同完成、努力配合的。而且建设单位不仅需要通过训练来增强档案工作人员的能力，还需要重视档案的宣传工作，要时常举办与档案相关的宣传活动，进而帮助全体员工提升档案意识，要清楚的知道文件材料是如何形成的、如何积累、如何编制、如何整理、如何归档的，这是贯彻、实施《中华人民共和国档案法》的总体需求，也是需要履行的义务，增强工作人员要求自己做好档案项目的责任感。要建立奖罚机制，对档案工作做得好的员工给予一定的奖励。这样能有效激励每个参建单位在做好工程项目的同时，也给与档案管理工作一定的重视[1]。

3 要增强档案工作技术人员的培训，提高能档案工作人员的职业素养

水电站工程项目的档案管理工作专业性比较强，对档案工作人员的业务能力以及职业素质的要求也是具有一定高度的。相关建设单位以及参建单位的档案工作人员要求持证上岗。在建设水电站过程中，要确保人员稳定，为了确保档案的品质，需要对专职和兼职的工作人员组织培训。档案人员要进行专业的学习，掌握一定的理论知识，还有水电项目档案管理的技能和措施。建设项目档案管理是实践操作很复杂的工作，档案工作人员需要把专业性的理论知识运用到实际工作中，要做到实践和理论相结合，这样就可以切实的把档案管理工作做好[2]。

档案工作人员除了要学习相关知识理论之外，还要有工程管理和技术方面的基本知识，要知道工程建设每个项目的动态，要积极地和参建单位相关部门进行沟通交流，严格地监管各个单位仔细认真地开展档案工作[3]。

4 要确保档案管理与工程建设项目能够同时进行

水电站整个项目建设所需资金量大，工作时间长，并且技术相对复杂，为了保障工程档案足够的完整和准确，一定要确保建设项目工程档案与工程建设能同步进行，一起管理。“三个纳入”，“四个同步”，“五个参与”是开展同步管理的重要实施步骤，在建设水电站项目过程中一定要严谨地落实下去。将整个项目的相关文件的各个环节纳入项目工程领导的日程和职责范围里[4]。在进行合同签订时，要明确工程档案的品质、归档要求、移交等方面的条款;在下发项目工程方案的时候提出文件的归档条例;在进行检查项目工程方案的进度和质量的时候要检查项目工程档案文件形成、整理、收集等;在项目工程竣工的时候要检查档案是否完整、准确等。档案工作人员一定要对项目的质量进行实地勘察，认真的进行核实，要确保相关材料归档完好和准确[5]。

5 要利用现代化技术方式，进而实现档案管理网络化、信息化

水电站项目的建设工程所产生的档案量巨大、档案载体多样化，如果还一成不变的使用传统的手工管理方式，将达不到预期的标准，因为传统的方式并不能满足项目工程档案的管理需求，应该运用现代化技术来对档案进行管理。

第一，要选择适当的软件进行管理，有规范、安全、易用、灵活、扩充等特点。规范性是依据国家与电力行业的标准，安全性要保证数据在运行传输时的安全，易用性就是使用简单、容易懂，灵活性是在管理工作中可以根据需要修改，扩充性是进行档案管理的软件能进行扩充[6]。第二，还要对电子文档的管理提出一些合规的要求[7]，进而有效的提高工作人员的工作效率。

6 要做好档案的利用工作，更好地服务于项目建设管理

在工程项目建设过程中，尤其重要的就是要做好档案的利用工作。档案工作人员在查找文件时，要求要对内容非常熟悉，这样能更好的提高工作效率，发现问题时能迅速寻找解决措施，能有效的保证文件的准确和完整性。在项目建设过程中要严谨地做好档案利用工作，当出现项目质量问题时，可以通过查阅档案追究到具体责任人，这是确保施工工程能顺利进行有效的捷径。

7 结束语

水电站档案管理工作是整个水电站建设和基础管理工作中的基础性内容，国家和行业都对水电站的档案管理工作要求很高，要充分保证项目档案的准确性、完整性及安全性，这是一项极其复杂和艰巨的任务。我们要把各项制度体系建立完整，同步落实，坚决做好档案管理工作。

参考文献

[1]罗坤琴.浅析如何做好水电站工程建设项目档案管理工作[J].办公室业务，2018.

[2]苏雪玲.做好水电站工程项目档案管理工作的思考[J].中国科技投资，2017（31）.

[3]陈玖龙，张献，龚建华.白鹤滩水电站零星工程项目管理方法研究[J].人民长江，2018（S1）.

[4]周玉娟.伊犁人民水电站工程的竣工验收及档案管理措施[J].中国水运（下半月），2013，13（9）.

[5]余弦.云南省现有三个全国建设项目档案管理示范工程比较研究[D].云南大学，2014.

[6]陈登观.水利水电工程项目档案管理的现状与对策建议浅析[J].中国室内装饰装修天地，2018，000（022）：356.

[7]彭永珍.在建水电站工程档案特点与建档方法及档案管理措施[J].办公室业务，2012（21）：53-54.