新时代背景下档案管理面临的问题及改进措施

任孝瑛

摘 要：企业档案作为企业生产经营活动资料的重要组成部分，直接关系着企业的决策以及企业的发展方向。随着我国改革开放的不断深入，越来越多的企业开始重视档案管理工作，并在档案管理工作中应用先进的信息技术和计算机技术，改革传统的档案管理模式和管理方法，使得档案管理工作更加高效系统，全面提升档案管理的科学化和实效化水平。在新的历史发展背景之下，我国企业需要结合相关政治政策的调整以及市场环境的改变，不断提高企业档案管理水平，维护企业的经济效益。本文主要针对新时代背景下档案管理面临的问题及改进措施进行简要分析。

关键词：新时代背景;档案管理;问题;改进措施

1 当前企业档案管理过程中存在的问题

1.1 缺乏对企业档案管理工作的正确认识

企业档案管理工作直接关系着企业的发展进程，从目前来看，很多企业管理人员缺乏对档案管理的正确认识，缺乏对档案主体的限制，导致档案管理工作严重偏离企业发展的实际情况，影响企业档案管理水平。很多企业认为企业档案主要是企业的人事档案，忽略了企业自身发展形成的主体档案，企业档案构成存在严重偏差，影响企业档案资源的开发利用。

1.2 档案的知识化管理严重不足

随着社会经济的不断发展，企业的规模不断增加，档案的知识化管理已经成为当前企业各项数据管理的重要工作目标。企业档案管理工作必须要围绕着企业的中心工作来展开，合理运用企业无形的资产和生产的基本要素，企业档案的知识化管理已经成为企业档案管理发展的必由之路。但从实际情况来看，我国企业档案管理普遍缺乏系统性和科学性，缺少相应的制度和规范进行约束，企业档案管理形式单一，管理流程复杂，不仅无法详细地记录企业各项管理生产以及科研等活动信息内容，而且相应的知识资源的开发与创新存在严重制约因素，无法为企业的生产和发展提供有效保障。

1.3 档案管理难度不断加大

信息时代的全面到来使得档案信息化建设越来越深化，档案的信息化管理系统将档案以数据信息的形式进行存储和使用，信息化的档案存储与传统的档案存储有显著的差别，首先表现在档案存储介质上面，档案信息数据的存储相对于传统的纸质档案和固体档案来说安全性更高，可以有效避免数据的丢失，提高信息的管理效率。但与此同时，由于网络中的数据信息容易被篡改和窃取，因此，还需要结合档案管理的实际内容，建设相关网络安全系统，严格限制访问档案信息管理系统的用户权限与身份，及时备份档案的信息内容，提高档案管理的安全性与可靠性。

2 新时代背景下党校档案管理工作的改进措施

2.1 搭建起无缝覆盖、安全有效的电子档案管理平台

要适应信息化、网络化的新时代背景，党校档案管理需要先从硬件设施上搭建起无缝覆盖的电子档案管理平台。无论科室、部门，还是教职员工或学员，只要具备网络接入端口，就应当将其纳入档案管理信息化体系内，要使档案平台成为实时记录每个相关群体、个体的动态载体。除了传统的固定式终端外，新时代越来越多种类的移动终端也应当成为这一平台体系下的接入端。尤其是负有主要管理责任的人员需要兼顾固定和移动终端，使档案信息化平台随时处于有效监控之下，以最大限度提升平台的管理品质与成效。而为了确保这一基于网络与信息技术的管理平台能够随时处于健康工作的状态，还需要做好档案信息化管理体系的安防工作。党校的档案管理信息化平台安全与防护至少需要完成三项任务：其一是构建起完备的防火墙体系。要及时通过打补丁、修漏洞等操作确保平台有能力应对包括网络病毒在内的一切恶意攻击行为。其二则是视情况做好定期或不定期的备份工作。可根据党校档案重要程度划分为高、中、低三档，越是重要的档案越需要缩短备份周期。同时，从安全和实用双方角度考虑，可兼顾本地备份与云端存贮两种方式，以降低档案管理的成本费用。第三则是根据访问和操作需要设置分级授权，做好身份识别与密钥管理等工作。

2.2 深入挖掘档案潜藏的信息价值，充分融入管理决策

管理档案的最终目的在于使用档案作为重要历史信息的珍贵价值，因此党校在新时代背景下改进档案管理的另一举措则是深入挖掘档案潜藏的信息价值，充分融入管理决策。比如借助大數据、云计算、人工智能的技术汇集、整理、分析档案中潜藏的教学与管理工作中存在的规律、特点或缺陷、不足，提供扬长避短的参考策略。又如经过对档案信息的量化处理，按照不同的标准要求设置相应的人力资源匹配度，从而借助技术优化教职员工岗位或者发现具有隐性特长的学员等。

2.3 培养一支专业化的综合管理人才队伍

套用一句电影中的台词：“21世纪什么最贵？人才！”。党校改进档案管理工作最终还是需要借助高水平、专业化的人才才能将规划理念落到实处。因此培养一支专业化的综合管理人才队伍也是党校档案管理不容忽视的重要组成部分。党校可以采取内部培训或外部吸纳等多种方式，培养起一支既懂档案管理专业知识，又了解院校不同科室、部门工作特点的综合性实用人才，使其在具体工作过程中既能实现档案管理的优质高效，也能为院校决策规划提供参考意见。若条件具备，也可以尝试轮岗工作制，通过自由竞争管理岗位，让有志从事档案管理的人员得到拓展职业生涯的机会，也让档案管理人才队伍融入一专多能的实用人才。但更重要的是，为了确保档案管理工作的与时俱进、开拓创新，党校的教育和培训工作将是一项长期的系统性工程，应当使对人才的培养成为包括改进档案管理工作的常态化模式。这既是为了实现党校档案管理工作的转型升级，也是从一个侧面助推整个党校管理的可持续发展。

2.4 建立健全企业档案管理制度

档案管理工作直接关系着企业的发展方向以及发展前景，我国目前针对企业档案管理工作制定了一系列相关的法律法规，使得我国档案管理活动能够更加的规范化和法制化，也促进档案管理活动更加的标准化。企业要能够综合利用技术信息和资料信息合理归纳整合档案材料，为企业的发展提供重要的数据支持。科学技术的不断发展使得数字化档案逐渐发展起来，并结合数字化档案的具体内容以及发展需求制定出了一系列档案信息标准化管理流程，但是由于数字化档案起步较晚，相关的管理制度仍然不够完善和科学，难以对信息档案管理活动起到有效的约束作用。因此，必须要结合企业的发展现状以及企业档案管理需求制定新的工作标准与工作制度，明确完整的工作流程，了解电子文件形成、转换以及处理的方式，使得企业档案管理工作能够得到有效的约束和监督，以最大限度地保障档案信息的安全性。

2.5 提高档案管理人员的综合素养

档案管理人员的综合素养直接关系着档案管理工作是否能够顺利科学地推进，是企业档案工作的保障和前提。从目前来看，档案管理观念薄弱、人员综合素养低下是影响档案管理活动顺利推进的主要问题之一，因此，必须要加强高水平、高素质的档案管理人才的引进以及对现有档案管理人员的培训，提高档案管理人员的综合素养，选择科学系统的管理模式进行档案管理活动，为企业的发展提供良好的服务，并进一步稳定档案管理队伍，提高档案管理效率和档案管理质量。

3 结束语

综上所述，在新的时代背景下，企业档案管理面临着更大的挑战和问题，需要企业档案管理人员结合当前时代发展的特点以及社会经济发展形势，根据企业发展的方向和企业的生产经营活动，合理开展档案管理工作，优化档案管理流程，提高档案管理整体水平，为企业的发展与决策提供科学系统的资料支持，促进企业长期稳定地发展。

参考文献

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