试论如何加强事业单位档案综合管理

杨艳新

摘 要：档案是国家重要的数据信息财富，尤其是事业单位的档案，很多内容均涉及国家机密，所以加强事业单位档案的管理是非常必要的。如今信息技术给各行各业带来了新的工作方式，事业单位也在加强利用信息技术进行档案管理工作。在信息化背景下，如何加强事业单位档案的综合管理是档案管理部门和工作人员面临的重要问题。本文通过对其进行分析，为加强事业单位档案的综合管理能力提供参考。

关键词：事业单位;档案;综合管理

档案管理工作作为事业单位的重要工作内容，必须随着时代的变化进行工作方式的升级优化。首先在工作方式上需要不断的创新。在事业单位当前管理工作的改良中，很多落后的档案管理方式需要被淘汰。在信息技术的冲击下，事业单位的档案管理工作将会面临更大的改变。如何在这个过程中做好档案的综合管理工作，是当前需要重点关注和解决的问题。随着信息时代数据产生速度和数量的增加，使得档案管理工作的任务更重。采用传统的档案管理方式进行档案管理工作出现了工作效率低、工作漏洞大和處理不及时等问题。为了加强档案的综合管理能力，采用信息化档案管理方式成为必然的选择，本文就此对加强档案管理工作提出相应的措施。

1 重视新形势下的档案管理工作

1.1 加强领导重视

档案综合管理工作的优化和加强，需要负责档案管理的领导给予重视。然而在实际工作中，一些单位对于档案工作关心程度不够，造成档案管理混乱，工作存在漏洞和不足。因此，负责档案管理的领导，需要做好榜样带头作用，加强对档案管理工作的重视。在日常工作中，强化档案管理员对档案收集、整理的重视程度，并且带头学习先进的档案管理模式和管理理论，提高自身档案管理水平。不仅如此，领导还要做好全局的把控工作，确保档案管理工作能够有条不紊的开展，建立良性的档案管理机制，提高档案综合管理能力。同时，为了进一步提高档案管理的质量和水平，需要提高档案管理员的服务意识和保密意识。档案管理工作需要为使用者提供和归档档案，管理人员应具备良好的服务意识，能够有效提高工作的效率和使用者的满意度，建立和谐的档案管理环境。对保密权限较高的档案，需要加以重视，防止国家和企业秘密泄露。

1.2 建立工作奖评制度

由于工作内容较为枯燥，很多档案管理人员随着工作时间的增加，都会对工作产生厌烦情绪，甚至在工作中出现消极怠工的情况。为了有效改善这种情况，提高档案综合管理质量，可以建立工作奖评制度[1]。通过业务能力、服务质量、工作态度和其他多方面的评定，对优秀的档案管理员予以表彰和奖励，激发档案管理员工作的积极性，提高档案管理的效率和质量。为了能够达到提高管理效果的目的，奖评制度的制定必须要公平公正，防止因为评比结果的不公平情况，打击管理员工作积极性。

2 创新档案管理思维

2.1 培养管理员创新思维

创新是发展的源动力，创新对于提高档案管理水平同样重要，尤其是信息化档案管理工作的开展。如果管理员自身不具备一定的创新水平和接受新鲜事的能力，就没有办法更好的提高档案管理工作。因此，提高创新能力，培养管理员良好的创新思维是十分必要的，可以有针对性的对管理员的创新思维进行培养，使其具备创新的思维方式。在进行管理员创新思维的培养过程中，需要基于档案管理工作进行，并非无根据的进行创新，所以需要管理员具备更加扎实的档案管理工作能力，在原有能力的基础上，通过创新的思维，给档案管工作带来更好的变化与提高。

2.2 鼓励管理员创新管理方式

管理员具备创新思维就需要应用在日常的工作当中，只有将思想转变为成果，才能够促进信息化背景下的档案综合管理水平的提高。在事业单位中，很多管理员都抱着不求有功，但求无错的想法，这就导致了档案管理人员虽然具备了创新的思维方式，但是在工作中没有勇气去创新[2]。这就需要档案管理工作的领导负责人鼓励档案管理员在工作上进行创新尝试，并且将对工作有帮助的创新方法进行推广，对创新成功的管理员进行表彰，营造出积极创新工作氛围，激发管理员创新活力，带动事业单位档案综合管理水平的提升。

3 利用电子政务提高档案管理水平

当前，大部分事业单位已经使用电子政务系统，利用信息技术从事档案管理工作，不仅工作效率极大地提高了，同时还减轻了管理进行档案工作的压力。但是新的工作方式也面临着新的问题，电子档案管理系统需要档案管理人员能够尽快的熟悉工作模式，防止在档案管理工作中出现错误和事故[3]。为了提高信息化档案管理工作的成效，确保档案管理严谨准确，档案管理部门可以实施档案归档双模式，既进行档案的电子文件和内容归档，同时也归档一份纸质档案，防止因为档案管理工作中造成电子档案或者纸质档案的丢失和损毁，有了这种工作机制，能够有效提高档案管理工作的安全性，只要有一种档案形式存在，就能够保证档案的完整性[4]。

4 建立完善的多媒体档案制度

4.1 多媒体档案的收集

如今档案资料的形式种类也开始变得更加复杂，事业单位的档案管理工作中，影音、图像档案资料数量也变得更多[5]。为了能够有效进行多媒体档案资料的收集和归档工作，档案管理部门需要建立完善的多媒体档案管理机制，以保证档案管理工作能够正常进行。在多媒体档案的收集工作中，需要保证档案内容本身的质量和准确性，同时制定完善的档案收集制度，根据档案的保密等级，做好多媒体档案收集过程中的保密工作，防止内容泄漏。

4.2 制定多媒体档案的使用规范

由于多媒体档案主要以电子档案的形式保存，所以在存储过程中为了防止档案的丢失和损毁，必须进行档案的备份工作。在多媒体档案使用时，需要建立完善的档案使用制度，按照档案的保密等级，审核档案使用人员的权限，并且对于特殊的电子档案，严禁使用人员私自进行拷贝和修改，防止档案内容泄漏和失真。通过这些措施，能够有效提高多媒体档案的管理水平。

5 结束语

综上所述，加强事业单位的档案综合管理，需要从各个方面着手，首先作为档案管理部门的领导，要具备一定的档案工作素养，能够重视档案管理工作。在日常的工作当中，培养档案管理人员的创新能力和职业水平，采用信息化档案管理系统时，做好多媒体档案和传统档案的管理工作，确保档案的安全性。通过这些措施，能够有效加强事业单位档案管理水平。

参考文献

[1]蒋胜楠.信息化时代如何加强事业单位档案管理[J].信息记录材料，2019（6）.

[2]曲红联.试论事业单位档案管理的创新思路[J].祖国，2017（7）：

89-89.

[3]佘晓芬.事业单位数字化档案管理现状及对策探讨[J].科技风，2019（26）.

[4]张利萍.试论事业单位档案管理的现代化和电子化[J].神州，2017（20）：219-219.

[5]李静丹.新形势下加强事业单位文书档案管理工作的思考[J].办公室业务，2017（6）：123-123.