科研院所涉密档案安全管理研究

摘 要：科研院所作为重要的知识、技术密集型机构，科研成果及产品往往涉及国家、企业的国家秘密、商业秘密，关系到党和国家的安全、企业的生死存亡，对企业的发展起着至关重要的作用和影响，涉密档案管理是档案安全管理工作的重中之重，本文针对科研院所涉密档案安全管理存在的档案保密法律落地不实、涉密档案定密、标密不规范，导致档案和保密出现脱节;涉密档案的密级时常变化给管理带来的不便，档案保密环境更加复杂，对档案保密技术提出了更高的要求等问题，做了认真分析，从涉密档案管理人员、管理制度、档案全过程、信息化过程等方面提出应对措施，供大家参考。

关键词：科研院所;涉密;档案;安全

2014年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（中办发[2014]15号），文中明确提出：“建立健全确保档案安全保密的档案安全体系”，档案安全保障体系建设已经上升为一项国家战略。2019年1月3日，国家档案局印发《关于在深化国有企业改革中加强档案工作的意见》的通知，指出：“档案安全是档案工作的底线。在国有企业改革中，要更加重视档案安全工作”。可见，做好档案安全保密工作，是档案部门和每一个档案管理人员的重要任务。

科研院所作为重要的知识、技术密集型机构，科研成果及产品往往涉及国家、企业的国家秘密、商业秘密，关系到党和国家的安全、企业的生死存亡，是企业在激烈的市场竞争中保持不败的“秘密武器”，对企业的发展起着至关重要的作用和影响，涉密档案管理是档案安全管理工作的重中之重，该研究对档案管理工作具有重要意义。

1 存在问题

1）档案保密法律落地不实。目前国家相关的法律有《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》、《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》，要求及措施都比较宏观，科研院所大多缺少更加具体、有针对性的落地涉密档案接收、调密等制度。

2）涉密档案定密、标密不规范，导致档案和保密出现脱节。我们在梳理档案时发现，因为一些原因，有些涉密文件资料上往往没有保密标识，这就容易造成疏漏，降低了涉密档案的保密性。

3）涉密档案的密级不是一成不变的，它会随时间的推移以及文件落实的情况变化而变化，涉密档案的管理也需要根据密级的不同不断调整，给档案实际工作带来了一定的难度。

4）档案保密环境更加复杂，对档案保密技术提出了更高的要求。科研院所档案资料种类多、数量庞大，各业务系统、软件、平台交叉使用，档案形成环节多，信息敏感度高，更容易受到网络攻击，造成泄密。

2 应对措施

1）加强保密宣传教育，强化档案管理人员的保密意识和管理素质。档案管理人员的特殊地位和身份，使其具备了知密早、知密多、知密深的特点，对档案信息的保护负有比一般工作人员更为重大的责任，所以要选聘思想素质过硬、职业素养较高的人员专职管理涉密档案，加强保密宣传教育，时刻警惕，时刻防止日常接触的一些“无形”的储存在头脑中秘密和“有形”的涉密档案的泄露。

2）完善涉密档案管理制度。根据国家保密法律制度，结合科研院所实际，制定《涉密档案管理办法》，对涉密档案接收、保管、利用、鉴定、解密等内容和程序进行具体规定;与保密部门密切合作，建立调密通知制度，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件，下发通知单告知有关科室，以便衔接工作，及时掌握，适时变动;并建立档案管理人员和涉密人员相关管理制度，如《涉密人员保密管理制度》，落实涉密档案管理责任制度，进一步规范领导责任与具体岗位人员责任，做到保密工作有法可依，有章可循。

3 严把涉密档案的全过程管理

1）立卷、归档及移交。涉密文件资料在立卷、归档或者向档案馆移交時，应当对其密级和保密期限重新鉴定。属于本机关本单位产生的密件，凡是可以解密、降密或变更保密期限的，应当按照保密法规规定的程序进行解密、降密和变更保密期限，再移交档案馆馆藏。不属于本机关本单位产生的密件，原产生机关单位未作出解密、降密和变更保密期限决定的，不得擅自变更密级和保密期限。已经立卷、归档的密件，保密期限届满的，应当及时解密。需要立卷、归档的密件，在立卷、归档时经鉴定仍然属于国家秘密的，应当在档案卷宗封面或者首页上做出与卷内密件密级和保密期限相同的标志。

2）保管：一是要增加基础设施投入，库房应配有监控设备、报警系统，防护门、保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保涉密档案的安全。二是必须杜绝涉密和非密文件、高密级和一般密级文件混合组卷、混合保管、混合提供，以免造成扩散机密的漏洞。加强涉密档案管理，定期核查清点，防止丢失。档案工作人员发现失、泄密事件要及时报告并采取补救措施，避免或减轻损害后果。三是适时调整密级。随着时间的推移和文件贯彻情况的变化，档案保管过程中的密级常常会发生变化，一旦秘密保管期限届满，便失去了它的保密价值，我们要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，切实搞好涉密档案的清查鉴定，定时做好密级调整工作，以方便档案的借阅与使用。

3）借阅利用：一是要贯彻落实《保密法》以及国家保密局、国家档案局联合制发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的精神，严格划清涉密档案与非密档案的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内提供利用，哪些还不能提供利用，力争使涉密档案提供利用工作按照解密划控的标准规范化。二是企业涉密档案的借阅利用应严格按照规定手续办理，必须认真履行登记、审批签字手续，并严格控制接触范围，不得向无关人员扩散、泄露查档内容，涉密档案在规定的时间内使用完毕后，还应及时核对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。

4）涉密载体的销毁：所有涉密载体均不得擅自销毁，销毁涉密载体应当符合国家关于秘密载体保密管理的规定，使用符合国家保密标准的销毁设备和方法，确保国家秘密信息无法还原

5）注意涉密档案的数字化扫描等重点环节。档案数字化加工要严格遵守保密制度，服务外包要签订相关的保密协议，

4 加强档案信息化过程中的安全建设。

随着信息技术的高速发展，档案信息化建设的普及，计算机信息系统被广泛运用于涉密档案管理。这里涉及涉密档案的数字化，要研究比较完善的制度，如外包服务保密制度，防止涉密档案泄密，给国家、企业造成重大损失。还涉及档案信息资源共享的问题，一般涉密信息不上网，上网信息不涉密，尤其对于涉及国家和企业安全的重要信息一旦实现了网络化管理即应列入重点控制和监管范畴。企业应加强档案信息平台及各协同软件平台安全建设，通过采取多级授权和密码管理等各种安全控制方法，有效保证系统的保密性，使系统以及系统内的数据不被非法访问、修改和控制。

参考文献

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[2]白杨.做好档案管理安全保密工作的研究探讨[J].办公室业务，2018，000（012）：107.

[3]李莉.基层研究院所科研档案管理的现状与对策[J].兰台内外，2018，No.228（04）：75.

作者简介

黄芳（1981-），女，汉，山东省邹城市，中石油华东设计院有限公司，硕士研究生，馆员，档案。