医院办公室文书与文书档案管理的缺陷及对策

庄淑敏

【摘要】本文主要围绕着医院的办公室内部文书及文书档案的管理缺陷、应对策略，望能够为今后医院内部文书档案各项管理工作有效实施提供指导性的建议或者参考。

【关键词】医院办公室;文书;档案管理;缺陷;对策

医院内部办公室的文书，是重要的文职岗位，文书档案的管理，是其中一方面重要的工作内容，工作内容极具复杂性与特殊性，极易存在着各种缺陷问题，亟待进一步处理。

一、医院内部办公室的文书工作特征

（一）工作内容重点突出。医院内部文书档案的重点主要是以纸质版与其余载体所机载发生事情与过程的记录、重要档案、物品保存等为主要的管理内容。管理文书资源关键为信息初级及存储。分门别类存储过程，管理的重点比较突出，集中于采集、目录制定、存储及管理等各个过程。因此，可以说医院内部办公室的文书工作有着重点鲜明这一特点。医院内部办公室的文书工作日常会涉及较多的信息内容，这些信息内容均属于医院在发展阶段有效的记载与反应，财务资料、新设施的档案、科技信息、行政控制等均属于文书档案的范畴。由于文档信息有着多样性这一特点，故文书档案存储载体方面多元化的特征鲜明，如责任书、协议、影像、录音、图片等各类文件与电子类资料等等。

（二）解读文书作业及文书资料间的关系。文书作业主要包含着采集与整理资料、立卷归档文书资料，而管理文书资料主要包含着信息书写的内容、文件具体形式及是否要实时化归档处理等等。文书作业，属于档案管理重要基础，文书管理全过程，属于办公室的文书资料实际产生过程。

二、缺陷分析

（一）文书档案的工作体制不够完善化。文书档案方面工作体制缺乏完善度，管理体制难以满足现实的管理工作需求，均属于现阶段医院内部管理文书资源过程中比较常见的一些缺陷问题。管理文书资料重难点为采集、归纳、分类整理各种文书资料。需建立起标准化的体制，对采集文书资料方面提出相应标准与要求，避免关键的文书资料出现被漏掉的情况，对制定分类的方式予以有效明确，以保证档案文书保存合理，以备后期利用。但从现阶段国内大部分医院内部管理文书档案工作具体落实情况来看，往往文书档案的工作体制还不够完善化，影响着医院内部管理文书档案各项工作的有序开展。

（二）不够重视文书资料的管理过程。因医院逐渐参与到市场化的运营环境当中，医院工作者广泛存在着关注业务利益，而忽略了档案管理这一现实情况。还有部分工作者认为文书资料的管理工作可有可无，并无重要作用可发挥。管理内容方面，技术含量相对较低，实际操作较为繁琐。采集归纳好文书资料后，利用率相对较多，利用价值较低。受这些方面思想所影响，文书档案的管理过程被严重忽视，管理质量及效率难以保障，档案混乱、遗失等情况频繁发生。

（三）管理者的综合素养仍需提升。医院知识及医疗科技，属于医院内部人才选聘重要标准及后期培训主要内容，医院内部文书资源的管理者通常属于非信息管理专职工作者，只是从其余科室当中临时调取后组建成的一支管理团队。从中便可了解到，文书管理团队在文书管理科学措施与手段方面较为欠缺，只能够凭借着自身管理观念与生活观念落实文书资料各项管理工作，但往往很难实现标准化的管理与使用这些文书档案，以至于医院内部文书档案的管理者自身综合素养方面需得到进一步的强化。

（四）医院内部文书资料的管理投入相对较少。由于医疗用房短缺情况比较严重，医院内部存储档案场地十分有限，医院内部文书资料的管理职责若划分不够清楚，则无法实现全面性的管理，医院内部文书资料及医疗病例数据信息存储、档案库房保存处于混合状态之中，难以标准化管理文书档案，医院内部档案管理整体资料质量相对较差。

三、应对策略

（一）树立文书档案正确的管理理念。对于医院来说，文书档案工作属于重要的历史凭证及临床科研基础条件，所涉及领域相对较宽、包含着的种类较多、有着较强的综合性，能客观反映出医院内部各项工作与活动情况。对此，需要医院内部文书档案管理者们提高对本职工作的重视程度，树立文书档案正确的管理理念，摆正文书档案该项管理工作的重要位置，以确保文书档案各项管理工作能够高效进展。

（二）逐步完善文书档案的管理机制。医院内部应当逐步完善文书档案的管理机制，对各种文书资料采集、归纳操作做出明确的规定，设立文书档案的级别与分类各项标准，对各级文书档案具体管理方式予以有效确定，分类存储文书档案，并依据内容特定存储至相应的部门。确立人力管理机制及考评标准，将文书档案各项管理工作均责任分配至各个人头上，监控各个管理环节，注重绩效与考评之间的有效结合，针对并不符合相应标准的管理或者工作行为，予以严格惩处。从而通过文书档案的管理机制逐渐完善化、考察机制与人力管理机制的逐步实施，确保医院内部文书档案各项管理工作真实效能得以充分发挥。

（三）重视文书资料的管理过程标准化衔接。实现文书档案一体化的管理，就需档案管理者们重视文书资料的管理过程标准化衔接，能够严格控制好档案纸张的规格、笔支选择、文件形式等一手信息质量，以实现标准化、规范化的档案管理。处理好文件后，应确保能够及时做好归纳立卷及归档处理。

（四）重视管理者素质方面的教育工作。在建立完善医院内部文书档案专项机制期间，相应的组织管理及训练工作务必要跟上，以确保管理者们实际的工作水准能够得到提升，让其能够充分落实考核体质方面工作规范与标准。应当先提高领导着对于文书档案各项管理工作的重视程度，增强文书档案整个管理过程传播的力度，充分调动基层与中层领导者的积极性，努力做好文书档案各项管理教育培训工作，以促进文书资料的管理水平有效提升。

（五）注重文书档案管理工作硬件方面的合理匹配。医院应当注重文书档案整个管理过程各项资源的科学引入，不仅要引入大量人力，还需积极引入各种先进的设施与科学技术，通过科学管理措施及基本设施，助推医院内部文书档案各项管理工作高效实施。技术方面，主要包含电子科技及信息系统，以实现数字化管理文书档案，确保档案实际使用率能够得到有效提升。基础设施方面，以电子装置为主，对文书档案整个管理模式起到充实作用，让文书资料实现影像化与音像化。存储文书档案，应当将防虫、防潮、防火各项措施做好，实现档案安全管理，防止资源泄漏等情况出现。

（六）提升文书资料管理者的政治涵养。伴随着现阶段的不断进步发展，医院的文书档案各项管理工作得以持续更新及优化。在这一背景之下，对于广大档案管理者政治涵养要求逐步提升。要求文书档案的管理者不仅应当了解关于档案管理实际所需科学化的管理技术与措施，还应当具备较高的政治涵养及道德品质。管理文书档案，从资料采集至使用均属于一项细节化、复杂化的工作内容。对此，档案管理者务必要具备较高政治涵养及职业品质，尽职尽责、一丝不苟地完成文书档案各项管理工作。

（七）注重文书资料的管理者专业理论及能力的培育与塑造。注重文书资料管理者专业理论及能力的培育与塑造，需先实现受众群充分的利用，将档案管理的传播工作做好，以使用者自身思想为根本点，全面笃实大众对于档案管理方面的认识，确保群众能够逐渐意识到存储与管理档案在医院整体发展当中的主要作用;而后，加强全体档案管理者专业理论及能力的培训，以促进全体档案管理者专业理论知识掌握能力及应用能力。

四、结语

综上所述，对于医院办公室内部文书及文书档案的管理缺陷问题，均能够有更加深入的认识及了解。同时，也提出若干应对策略。为了能够在今后更好地开展医院的办公室内部文書及文书档案的管理各项工作，便还需广大资深管理者们能够积极投身于实践探索当中，多积累相关的实践经验，不断提升自身专业化的工作水平，以确保医院的办公室内部文书及文书档案的管理各项功能高效开展。

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