新时期基层档案馆档案接收工作

赵运龙

【摘要】随着我国经济的迅猛发展，社会对档案接收工作也提出了更高的要求。从目前来看，基层档案馆在档案接收工作中，始终存在着各种问题，这严重阻碍了档案接收工作的顺利开展。所以，为了充分发挥档案在我国经济建设中的作用与价值，应当对新时期基层档案馆的档案接收工作进行详细的研究。通过分析基层档案馆在档案接收工作中存在的问题，并结合这些问题制定行之有效的对策，以供人们参考。

【关键词】新时期;基层档案馆;档案接收工作;问题;对策

档案接收工作是基层档案馆工作水平高低的重要标志，它在我国经济发展中占有重要地位。然而在新时期，传统的档案接收工作已经不能适应当前社会发展的要求。为此，基层档案馆必须与时俱进，不断拓展档案接收工作的新领域。由此可见，详细研究新时期基层档案馆的档案接收工作是很有必要的。

一、基层档案馆档案接收工作中存在的问题

基层档案馆在档案接收工作中存在的问题，主要体现在以下几方面：一是档案损毁、丢失问题较为严重;二是案卷质量参差不齐;三是档案移交种类单一，部分单位对移交档案有抵触;四是电子档案接收难度大，重复数字化造成浪费。

（一）档案损毁、丢失问题较为严重。基层档案馆并不注重档案接收工作，导致档案损毁、丢失问题较为严重。一方面，基层档案馆的档案室缺乏良好的档案保管条件，既没有适宜的温湿度，也没有完善的设备，使得档案一直处于凌乱的状态，失去档案的利用价值;另一方面，基层档案馆的档案员更换频繁，在更换时，这些档案员从不按照规定进行档案交接、清点，致使档案丢失问题时有发生，这不利于保证档案的完整与安全。

（二）案卷质量参差不齐。当前，很多单位的档案达不到接收进馆的标准，无论从全宗卷编写上还是从文稿质量上，都与基层档案馆的要求相差很大。若想将档案留在基层档案馆，相关单位必须根据规范的要求，对原有的档案进行修改，这不利于提高档案接收工作的效率。除此之外，由于档案员身兼多职，事务太多，没有足够的精力开展档案接收工作，导致案卷质量参差不齐，不利于档案的管理、利用。

（三）档案移交种类单一。究其原因，不外乎三点：第一，在开展档案接收工作的过程中，基层档案馆过于重视文书档案，对其他载体的档案则很少关注。第二，很多档案移交单位对档案的移交认知通常是比较少的，这些单位普遍认为只需要向基层档案馆移交文书档案就可以了。第三，由于一些单位对移交档案有抵触，所以，这些单位不愿将档案移交到基层档案馆，这严重阻碍了档案接收的进度。

（四）电子档案接收难度大。无纸化办公早已成为新的热潮。相较于纸质文件，电子文件是单位接收最多的。然而由于受到传统思维的影响，没有真正实现电子文件的鉴定和归档，多数单位从不对电子文件进行保存。

二、解决问题的对策

要想有效解决基层档案馆在档案接收工作中存在的问题，就必须制定切实可行的对策，具体从以下几方面入手：一是加大档案法律法规宣传力度;二是强化业务监督、指导和培训;三是分类推进档案接收;四是探索电子文件归档和接收。

（一）加大档案法律法规宣传力度。档案行政主管部门必须加大档案法律法规宣传力度。首先，档案行政主管部门应当利用各种形式，开展档案法律法规宣传活动，使移交单位领导和档案员充分掌握档案法律法规的相关内容。其次，立档单位应当认识到档案接收工作的重要性，在履行档案行政执法时更加有理有据。

（二）强化业务监督、指导和培训。强化业务监督、指导和培训，能够在一定程度上避免单位出现档案毁损、丢失等问题。基于此，档案行政主管部门应当定期检查档案室，一旦发现问题，及时督促解决。从目前来看，基层档案馆的档案员大多兼职，更换比较频繁，这就使档案交接工作成为档案员经常面对的事情，做好档案交接工作，对于维护档案安全与完整具有十分重要的意义。然而在实际工作中，存在一些不尽如人意的現象。老档案员与新档案员交接时，不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，以致出现档案数量不清，借出归还档案责任不明、界限不清，使档案接收工作前后脱节。直至下一年立卷，档案行政主管部门才知道哪些单位更换了档案员。首先，档案行政主管部门应当定期组织各单位参加各种培训活动。其次，档案行政管理部门应当及时了解各单位档案员的变动情况，对新档案员进行单独指导，以此来保证档案接收工作的可持续发展。再次，对重组合并的单位，档案行政主管部门应当主动参与到档案移交工作中，三方共同对档案数量进行清理，明确各方的职责。最后，在开展档案接收工作之前，保证档案接收工作的有效开展。

（三）分类推进档案接收。基层档案馆在开展档案接收工作时，发现最容易出现档案丢失问题的就是已经撤销的单位。究其原因;不外乎以下三点：第一，立档单位没有保管好档案，在移交相关手续时也没有按照规定履行。第二，单位合并重组后，新成立的单位不会注重合并之前的档案。第三，很多单位没有足够的空间对档案进行保存，致使档案室材料堆积如山，威胁到档案的安全与完整。有人提出，如果条件允许，应当最大限度地接收档案进馆，减少档案在单位保管的时间，以此来避免可能出现的档案毁损、丢失等风险。基层档案馆在开展档案接收工作时，不能采用单一的办法来接收档案，而是应当具体问题具体分析，就重组合并的单位而言，基层档案馆应当在其重组合并时就把档案接收进馆;这一观点得到了基层档案馆的高度认可，并选择部分单位进行试点，这不仅能够提高档案接收工作的效率，还能够从试点单位发现更多的问题，从而找到切实可行的解决对策。        （四）探索电子文件归档和接收。由于当前各单位都不注重档案接收工作，未配备专职档案员，致使档案接收工作无法落到实处。在这样的情况下，档案行政主管部门只能积极引导。首先，档案行政主管部门应当根据《电子档案移交与接收办法》等推进电子文件的归档和接收，并联系基层档案馆主动对接，以此来统一市或省范围内的标准，使档案接收工作的质量与效率得以提升。值得注意的是，各单位必须按照统一格式编目整理后，传输给档案行政主管部门，并且档案行政主管部门接收的电子文件一律应存入光盘。只有这样，才能使电子文件的归档和接收更加标准化。

三、结语

总而言之，详细研究新时期基层档案馆的档案接收工作是尤为重要的。通过分析基层档案馆在档案接收工作中存在的问题，档案损毁、丢失问题较为严重;案卷质量参差不齐;档案移交种类单一，部分单位对移交档案有抵触;电子档案接收难度大，重复数字化造成浪费。并结合这些问题制定行之有效的对策，加大档案法律法规宣传力度;强化业务监督、指导和培训;分类推进档案接收;探索电子文件归档和接收。只有这样，才能切实保证档案接收工作的顺利开展，从而推动我国社会经济的可持续发展。

【参考文献】

[1]王勤.德国档案馆档案接收征集带来的启示[A].2010年全国青年档案工作者研讨会论文集[C].档案事业发展与青年档案工作者的责任，2010.

[2]周纳新.加强档案馆安全保障体系建设的实践与思考[A].新常态下的档案工作新思维[C].2015.

[3]刘畅.提升档案馆公共服务能力，推进“两个体系”建设[A].2010年全国青年档案工作者研讨会论文集[C].档案事业发展与青年档案工作者的责任，2010.

[4]鲍庆芳.新形势下发挥档案馆社会功能的方式[A].“决策论坛——企业党建与政工创新工作发展学术研讨会”论文集（下）[C].2016.

[5]武晓艳，严巍.大数据时代下档案馆的未来——智慧档案馆[A].新常态下的档案工作新思维[C].2015.

[6]章维倩.论档案馆的现代作用[A].决策论坛——科学制定有效决策理论学术研讨会论文集（下）[C].2015.

[7]鲍庆芳.浅谈档案馆文化建设[A].决策论坛——科学制定有效决策理论学术研讨会论文集（下）[C].2015.

[8]胡燕.档案馆与精神文化的发展[A].历史文化与精神文明建设[C].1995.

[9]刘倩.小议档案馆形象建设[A].贵州省档案学会2008年年会论文集[C].2008.

[10]马淑桂，陶琴.档案馆灾害防治策略——以汶川地震灾区档案抢救为例[A].2009年海峡两岸档案暨缩微学术交流会论文集[C].2009.