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高职院校人事档案信息化建设研究

2020-05-19王敏仪

办公室业务·上半月 2020年4期
关键词:人事档案发展策略高职院校

王敏仪

【摘要】随着社会经济的不断发展,大量现代信息技术逐渐在各行各业得以普及,并逐渐改变着以往较为单一的工作模式。教育改革背景下,高职院校在我国教育业中的地位愈加突出,其办学规模亦在逐渐扩大。而信息技术则在其人事档案管理中占据着核心地位,现如今信息化建设已成为职校人事档案管理的必然发展趋势。本文简要阐述了人事档案信息化建设的重要性,分析了其信息化建设现状,并从四个方面重点讨论了相应的发展策略,以供参考。

【关键词】高职院校;人事档案;信息化;现状;发展策略

高职院校人事档案包含着大量且全面的资源,可以说是院校展开科学管理的必要基础与前提。教育改革背景下,各种现代信息技术已经逐渐渗透于教育全过程,并对院校内部各项管理工作模式的创新与优化提供了更多可能。现如今,為了适应新时期发展的要求,高职院校应当将现代信息技术充分融入档案管理工作当中,不断提升工作质量,进而促使此项工作专业化、标准化发展。

一、人事档案信息化建设的重要性

(一)逐渐改善并优化人事制度。教育改革背景下,高职院校在教育体系中的地位愈加突出,越来越多的教师投身于高职教育,致使院校原有的人员配置发生相应变化。因此,必须要从精细化层面进行分析,并对与教职工息息相关的档案管理加以调整与优化。而先进技术的合理应用,可推进档案管理工作实现标准化,在更为全面、更为统一人事制度的作用下,使校内教师岗位轮换更加秩序化。另外,在信息化人事档案管理过程中,教职工之间的竞争更加透明、更加公正,而相应管理人员亦需要在资料管理的基础上实行岗位权利,进一步凸显现代信息化管理的实际作用,进而推动教育教学的稳定发展。

(二)有效提升人事档案的价值。从本质上来看,档案管理的既定目标为合理利用人才资源,并借助这些档案为院校内部相应决策的正确拟定提供可参考的资料,提升决策的合理性与现实性。在传统管理模式下,纸质化档案管理必然会消耗相关人员大量的精力,甚至难以获得切实效果。而信息化时代,人事档案可呈现出秩序性、科学性与条理性的特点,相关人员能够以搜索“关键字”来快速获得档案信息,有利于提升资源的利用效率。除此以外,还可以借助信息技术展开资源开发,并实现各种档案并行使用的效果,确保相关人员能够在短时间内完成指定工作,进一步有效强化此项工作的实施效果以及质量。

二、高职院校人事档案信息化建设的现状

(一)缺乏重视,认知偏差。尽管大量信息技术为高职院校各项工作提供了更多发展可能,但通过笔者的调查分析发现,目前仍旧有相当一部分内部人员未能真正认识到档案信息化建设的意义,将此项工作放置一旁,仅仅要求相关人员整理档案资料即可。甚至,有的院校为节省投入成本,未设立专门的档案管理岗位,要求某一教师或者班导“身兼数职”,在教学的同时管理人事档案。这种情况下,此项工作的质量与效率亦难以得到提升。

(二)缺乏合理的管理系统。现阶段,我国教育业并未对人事档案管理提出标准化的统一要求,因此往往是院校结合自身实际情况来确定管理模式与系统,在此过程中存在随意选用统计软件、无规律整理档案资源等问题。部分院校现有的系统仅有档案存储、档案分类这些简单的功能,且其操作流程仍旧较为复杂,致使相关人员难以及时获取想要的信息资源。另外,部分院校未能建立安全且全面的网络系统,导致在档案管理工作难以展开资源共享,影响到资源的利用效率。

(三)缺乏个性化资源建设。缺乏个性是高职院校档案工作最为突出的特点,这一特点主要是指档案库中的信息只能反映教职工的基本信息,难以反映其在教育业中的实践经验、教学实例,亦难以体现教职工的专业水平。相对于传统纸质档案资源来说,信息化资源应当呈现出明显的个性优势才能获得重视、得以创新,若是在这样单一的资源下,院校领导层面亦难以依托这些信息做出更为合理的用人决定,不利于教育改革的有效实施。

三、新时期高职院校档案信息化建设的发展策略

(一)强化相关人员的重视程度。为了进一步推动信息化建设步伐,高职院校应当从强化相关人员重视程度的角度出发,从根源上提升此项管理工作的质量。首先,档案管理人员应当及时与校领导进行沟通,结合实际情况将此项工作划入首要地位,加大投入力度,为其配置更加全面的现代化设备。其次,作为院校领导者,应当时刻关注档案管理工作的实际情况,确保此项工作的独立性与专业性,并增设更加平等的晋升机制,确保档案管理人员可以获得合理的薪资待遇,强化管理人员的工作意识,进而达到推进信息化建设进程的效果。

(二)不断充实信息化档案内容。相对于基础资料来说,人事档案管理可在领导层面相关人员作出正确决策的时候充分发挥关键的效能,因此新时期应当侧重于借助信息技术来开发档案资源,不断充实信息化档案内容,进而提升档案的实用价值与利用效率。第一,在展开此项工作的过程中应当增添更多可体现教职工“德育”“专业技能水平”“教育科研成果”等多方面的信息,使人事档案更加全面、更加综合。第二,应当重视档案的个性化特点,避免出现“千篇一律”的现象,即需结合教职工的实际教学经验来及时更新档案内容,使其更具动态特性,始终处于更新交替的变化状态。

(三)建立健全的档案管理制度。此档案管理制度应当从国家的层面出发,为了使各高校人事档案信息化建设更为标准与规范,相关部门需建立统一化、综合性的制度,严格规范内部各项管理行为。而从高职院校的角度出发,应当在此制度的作用下引入更加适宜、更加科学的数据信息统计与管理软件,要求相关人员以更为端正的态度展开标准化工作,避免出现

“各自为政”的想象。同时,可在基础上增设信息共享平台,使相关人员可快速获取所需的信息资源,并借助这些信息资源展开高效工作。除此以外,高职院校展开全面性档案信息系统建设,严格根据相关制度的标准要求来调整并优化该系统,切实将人事档案库转换为人才资源库,进而推动教育教学的创新改革。

(四)提高人事档案的安全性。信息化时代,高职院校应当采取有效措施来提升整个档案库的安全性,将安全作为确保此项工作顺利开展的第一要求,有效强化相关工作者的安全意识。要想进一步提升整体安全性,可结合现有的信息化建设情况来增设技术保障体系,即按照人事档案的类型、使用对象、应用对象等来限定查询与提取的权限,设定相应的密钥,使查询者通过身份验证之后获得相应信息资源。同时,应当严格规划人事档案的公开标准,加强重视对不可公开档案的安全管理,若是已经在系统中有了电子备份,则必须设置层层密钥,若是未备份则不需要将其上传至网络平台上,并采取有效措施存储、整理、保养纸质档案,避免出现人为损坏的问题。

四、结语

综上所述,新时期合理应用信息技术对高职院校人事档案管理模式优化有着极为重要的作用。因此,现阶段应当全面了解信息化建设的重要性以及其存在的问题,并从化相关人员的重视程度、不断充实信息化档案内容、提高人事档案的安全性等多个方面做起,探索新型创新路径,提升此项工作的质量与效率,从而进一步确保档案信息化建设的全面实现。

【参考文献】

[1]白阳."双轨制"模式下高职院校人事档案管理工作路径探索——以南京城市职业学院(南京市广播电视大学)为例[J].南京广播电视大学学报,2017(03):90-94.

[2]李琳.高职院校干部人事档案管理信息化的现实意义与实现途径分析[J]. 中国管理信息化,2018,21(10):178-179.

[3]陈雪云.基于信息时代提高高职院校人事档案管理人员素质的新思考[J].长春教育学院学报,2014,30(4):147+149.

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