信息化环境下机关档案安全保密管理分析

刘化荣

【摘要】计算机和互联网技术的发展改变了人们日常的工作无纸化自动化，慢慢影响着我们的工作和学习。档案的处理方法也因为这些技术的发展，发生了转变。现在很多企业在工作中会使用电子信息处理系统，工作效率得到了大幅度的提高。随着信息处理技术不断发展，事业单位作为国家设置的带有一定的公益性质的机构，其档案管理工作也应当顺应潮流发展，不断进行改革。事业单位开展电子信息档案管理是时代赋予的使命。本文对信息化背景下事业单位机关的档案管理方法进行分析，希望引起事业单位对信息安全的重视，认识到信息技术给档案管理中带来的便利。

【关键词】档案管理;事业机关;档案安全

计算机技术的不断发展，不断小型化，使其延伸到社会的各个领域，大量的信息通过网络传输，信息化慢慢渗透到人们的生活中。当今社会迎来了信息化时代。计算机作为信息化时代发展的机器，改变着许多行业的运营方式。事业单位的档案管理也受到影响，不断发展进步。档案管理工作对各个企业来说都是一项重要的工作，其中作为政府主导的事业单位更需要好好完成这项工作。它能直观地反应工作的进行情况，能及时对工作进行调整，处理工作中发生的各种问题。目前国内的事业单位在处理工作的初始阶段普遍使用纸质档案，档案资料过多，难以整理分类和保存。导致搜索档案资料时工作量大、效率低、时间长。随着信息化技术的使用，档案管理的效率和速度得到极大提升。其工作模式也在不断改变，然而面对繁杂的档案事业单位的管理工作仍有提升空间。

一、信息化给事业单位机关档案管理带来的变化和影响

（一）档案资料保存的更加完整。在信息化时代来临之前，档案资料大多为纸质，保管的条件比较严格，档案的安全难以保证。信息化管理档案则把档案做成数据传输保管在数据库中，可以随时调取数据。即使存储数据的U盘等损坏，也能够进行数据恢复。相比纸质档案的管理其安全性更有保障，很少出现档案丢失或损毁的情况，档案保存更加完整。这给事业单位机关档案的管理带来了极大的便利。

（二）档案资料的保管更加安全。机关档案管理工作是事业单位工作的重要环节，事业单位需要做好保密工作，保障档案和档案机密的安全。信息化档案存储的介质更加具有保密性。相比纸质的档案资料，电子档案资料不仅保证了档案资料的完整性，也使资料的保存更加安全。电子档案资料可以随时备份或销毁，发生意外时档案资料可以得到很好的保护。

（三）档案资料管理效率更高。纸质档案的管理，对于管理人员来说，其工作量往往比较大。在处理纸质档案的过程中，首先，需要把纸质档案归类，一张一张、一叠一叠分类。其次，把不同的档案编号按分好的编号放入档案库保存。这个过程会耗费大量时间。工作人员后续查阅档案的时候也需要按照编号一个一个进行查找，查找档案的时间甚至会超过阅读档案的时间。最后，是对档案的保管，保存档案的档案库需要安排人员定期打扫，否则档案发生霉变或者被虫或老鼠啃食，会影响档案阅读，前期的整理也会功亏一篑。清扫工作也会耗费大量人力、物力。如果使用信息化技术对档案进行管理，就可以很大程度上避免这些情况。登记档案时可以在系统上划分好的序号上做登记。缩短了查找目录的时间，可以直接通过搜索找到并提取资料。信息化技术也会缩短纸质档案的保存时间，减少管理人员维护纸质档案的工作量。

二、信息化对档案管理产生的作用

（一）资源的范围得到拓展。传统的档案管理受到有限的信息传送技术的影响，很难拓展已获取资源。机关的现有资源管理效率低下，计算机技术的应用与发展推广了档案管理的信息化，使得存储资源更多，资源的拓展性也更强。事业单位一系列化的档案管理工作和其他日常工作都能做到同时开展，不会影响日常工作的效率。事业单位的内部管理也更加高效化，档案能得到高效的管理。

（二）档案更加有系统性。大多数情况下，信息化技术会使数据的存储容量增加，也会提高其可靠性。这也就使得事业单位的档案管理能形成一个良好的系统，更加具有系统性。在这个基础上，事业单位档案管理的范围更加广泛，内容更加丰富。能使不同系统的信息保持统一和完整。事业单位拥有的档案资源通过信息化技术得到整合，更加系统化。为形成完整的档案系统奠定了基础。

三、信息化对档案管理产生的问题

（一）电子档案的真实性比纸质档案更难以保证。电子档案比较容易被删除，且删除后基本不会有遗留痕迹。同时，计算机形成的文件材料，也没有办法根据笔迹进行辨识。事业单位的管理者很少直接接触到这些档案数据，无法保证其真实性及权威性。事业单位的管理者没有办法签发这些档案资料，没有人能保证资料没有被别人修改或删除，也很难发现资料中存在的问题。

（二）电子档案难以保密。网络技术在不断发展，各种电子设备可以随时随地获取存储的电子文件，也能在不同设备上互相传输。這就使得其安全性难以保障，在重视保密性的事业单位中难以推广。所以，虽然当今社会网络如此的发达，但因为电子档案的安全性问题，很多事业单位害怕推广电子化档案管理。解决保密性问题才能推动事业单位信息化档案管理的发展。

（三）电子档案难以保留。各种软件的发展，改变着人们的办公方式。很多单位推广无纸化办公。因为无纸化办公更加快速、方便。通过计算机就可以提取资源信息。但也存在缺点，黑客和病毒都会造成电子文件的丢失，从而导致难以想象的后果。尤其对于事业单位来说，这种情况一旦出现甚至会危及国家利益。

四、保证事业单位档案安全的措施

（一）推广信息化技术在档案管理中的应用。事业单位管理档案需要顺应信息化技术的发展，学习信息化技术，用发展的眼光看待信息化技术的发展和应用，不应该用死板的思维看待档案管理。事业单位的信息化档案管理需要各个部门的合作才能很好地实行。要根据未来工作的发展趋势来选择信息化档案管理设备和软件。要重视这项工作，不能花了钱买了设备却不使用。只有管理人员改变对信息化技术的态度，意识到信息化是社会发展的大趋势，才能发挥出信息化档案管理工作的作用。

（二）建立完好的保密机制。在档案资料的安全问题上，信息安全问题是其源头。若想保证档案的安全，首先不能使用不安全的硬件及软件接入计算机，以免病毒进入。还需要建立服务器防火墙，多重保护档案资料。要保证能够在感染计算机病毒时及时反映给使用者，并发出警报，启动相关程序，保护重要档案资料。

（三）法律规划。电子文件在编辑过程中，文件的编辑、归档完成后，最后才对电子档案进行存储。这样就使电子档案信息有可能因为没有及时保存而丢失或损坏，这种情况下可以在各个环节对电子档案预先进行保存，以免没有办法找回资料。为了保证电子档案的完整性，相应的管理措施需要加以改变，还需保证措施得以落实。因此，为了更好地保护电子文件的真实性、完整性。相应的法规及管理制度对事业单位来说很有必要，这样不仅对档案管理人员起到约束作用，而且对档案管理有了法律依据。

五、结束语

事业单位改变档案管理方式能够适应信息化时代的高速发展，对其发展会产生重要作用。事业单位的档案管理员也需要掌握信息化技术，意识到信息化档案管理带来的便利，把管理的信息进行整合，从而提高档案管理的效率和速度。信息化档案管理也能有效避免管理过程中的操作不当和信息的不公开，需要查阅档案的人员能快速查到自己想要的信息。这对事业单位的档案管理无疑是一种改革，能大大提高事业单位档案管理的效率。事业单位的相关领导需要意识到信息技术的好处，在档案管理中推广。

【参考文献】

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[2]丁宇.对档案管理工作创新意义及途径的思考[J].黑龙江史志，2016（04）：P33

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