以“件”为单位整理档案的利与弊

赵毅

【摘要】《归档文件整理规则》改革了传统的以“卷”为单位整理档案的方法，提出了以“件”为单位整理档案的立卷模式。本文以档案整理、利用实践对改革后的档案整理方法的利弊进行思考。

【关键词】立卷改革;以件归档;利弊

为适应档案管理现代化的需要，2001年1月1日国家档案局颁布了《归档文件整理规则》，对立卷方法进行了改革：“归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒”，提出了以件为单位整理档案的新方法。自此，各级机关组织根据各自的实际情况或采用新方法或沿用旧规则。我单位对2000年前的档案采用的是原有的整理方法，以“卷”归档;2000年后的档案则采用新的立卷方法，以“件”归档的方式。在整理利用实践中，我们发现相对于卷，以件为单位既有利也有弊。

一、在对概念的理解上，“件”比“卷”更明确

虽然“卷”是在档案工作中使用频率极高的一个术语，但“略览《档案管理学基础》《档案管理学》《科技档案管理学》，均不见‘卷的确切含义”。卷的含义缺乏，使我们基层兼职档案人员对“卷”的理解含混不清，从而实践工作中也容易出现较大差异。《归档文件整理规则》对“件”有明确的界定，一般以每份文件为一件，同时对“件”的几种特殊类型也作了确定。《规则》易学、易懂、易用，即使是基层档案人员也容易理解和掌握，能激发档案工作者的积极性，便于档案工作的顺利开展。

二、以件归档简化了操作，减轻了档案人员的工作量，提高了工作效率

传统的文书立卷方法操作繁琐，不易掌握，许多基层档案员干不了。归档文件“卷”改“件”后不需考虑“六大特征”，不必组卷、拟写案卷题名、编制案卷目录，分类与编目工作大大简化。以件归档可以随办随归的整理方法大幅简化了整理工作中的手工操作，使档案人员从繁琐不易掌握的立卷中解脱出来，减少了档案人员的工作量，缩短了工作时间。总之，大大提高了工作效率。

三、以件归档利于档案的科学管理

老方法采用线绳三孔左侧装订法，文件归档后先打三个洞，有时打洞的位置正好打在文字上，破坏了档案文件的完整性。新方法则避免了拆订、扎边给文件造成的撕裂、散乱，保持了文件的完整性，利于档案保护。同时新方法比老方法还具有以下优势：用一件借一件，能满足各个利用者对不同文件的利用需求，减少了其它文件不必要的磨损，利于档案利用。传统立卷将数份文件订成一卷，卷内不同文件在密级和价值方面也不尽相同。档案提供利用以卷为单位，利用者就会接触到同卷的其他档案内容，利用与保密两者不能兼顾，不利于档案的保密和控制使用。以件为保管单位，这些问题就不复存在，利于档案保密。在新的整理方法下，当发现有档案遗漏、错放错归的情况便于对档案进行弥补增减，便于增加新的档案材料，其改正方法简单，使档案管理工作更加灵活。同时以件为保管单位能准确地确定文件的保管期限，便于剔除过期文件不再拆卷，能提高工作效率和质量。

四、以件为单位适合征集档案的管理

档案征集不仅可以丰富馆藏，改善馆藏结构，也是档案档案管理中的一个重要环节。我校在校庆九十周年、一百周年前都向社会及校友征集毕业证书、用过的校徽、成绩报告单、各项活动中的证书、教案、教具、照片、名册以及能反映学校历史沿革的各种实物档案。这些档案种类不同、载体各异，以件为单位整理更能保持档案的原始形态。同时以件为单位，也为之后征集档案的删除提供方便。

五、文件级整理方式便于促进文档管理一体化，推动档案工作的现代化

老的检索方法是在需要时查案卷目录进行调卷。案卷标题是立卷人根据卷内文件内容人工二次拟写，案卷标题既要概括卷内所有文件内容又要用字准确精炼，不是件易事。立卷人業务水平、认知程度不同会产生不同的案卷标题，这使得建立在其上的检索途径可靠性差。此外，案卷的集合装订方式也不利于档案通过扫描、缩微等方式实现数字化、信息化以及开发档案信息资源。文件级整理方式则从根本上解决了这些问题，文件实体和电子目录一一对应，计算机对归档文件原标题进行录著，文件标题能够比较全面、准确地反映文件内容，在检索中以此为依据进行录著能大大提高速度，更好地推动档案工作现代化，也利于将来实现档案资源的共享。

六、文件级整理方式有利于档案工作者更好地从事档案编研工作

以件归档减少了立卷工作量，既提高了办公自动化程度，又能为档案员争取更多的时间从事档案深层次的开发编研工作，成为能应用现代化技术和工具与信息产业紧密相联的档案信息工作者。以件为单位之弊，一是利用者利用多件档案时，增加了调档的工作量。从借阅和复印角度，显然件越小使用就越方便。然而在利用中，若同一事项涉及多份文件，这些文件不在一起的情况下会增加提供利用的调阅难度;若遇到个别归档文件的标题对内容反映不太准确时会造成漏检。而传统以

“卷”归档便于提高查全率，查阅者可以根据查阅内容的性质进行查找，同时还可以查阅同类性质的问题，有利于全面地分析查阅的资料，提高对档案材料的理解程度。二是手工检索不易。按件整理在检索上对计算机依赖性较大，尚未实行计算机管理的单位不宜采用以件归档的立卷方式。传统立卷中，查阅文件时，案卷目录中如果找不到所需文件，可逐级检索卷内目录或在索引目录中查寻编制日期、文号、题名、责任者、保管期限等。现在以件为单位，抛弃了其它检索工具，只有归档目录，在手工检索的情况下，只能从文件标题中逐一查找，往往要将文件从头翻到尾，效率低下。三是给档案馆的接收和统计产生影响。《规则》作为行业标准已经颁布实施十多年了，各单位形成的档案陆续移交进档案馆，由于是以件为单位管理，因此档案馆在接收档案时不得不一盒一盒打开，对照归档文件目录逐件检查是否加盖归档章、归档章填写是否完整正确、盒内件数和顺序号与盒外标注是否一致等，这也大大增加了档案的工作量。四是在进行档案数量统计时，旧方法统计卷数，新方法统计件数，这两种结果如何协调、统一？

七、结语

通过以件为单位进行归档的经验，我们充分体会到，以件代卷的立卷改革是档案工作与时俱进、改革创新的一项重大改革，是档案现代化管理的必然趋势。正如任何事物都存在两面性一样，以件归档也是利弊并存。我们应该采取不断发展、创新、完善的态度积极应对，我们要在工作中不断总结，充分利用新方法的合理性和优越性，还要在归档文件整理实践中大胆尝试、创新，不断改善缺点，使以件为单位的归档方法更好地服务于我们的档案工作。

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