档案信息化管理的创新方法研究

朱婷

摘 要 随着互联网技术的普及，信息技术已经被广泛应用于生活的各个领域，在各层管理中的运用也在不断深入，档案管理已经逐渐抛弃了传统的纸质形式，而采用以电子文件形成的信息化管理模式。但档案信息化管理也存在一些不足之处，如：档案信息化建设缺乏总体布局、缺乏统一标准以及管理人员能力不足，这些尚未解决的问题从一定程度上阻碍了档案信息化管理的发展。因此，笔者就如何改善档案信息化管理提出了自己的看法，旨在为构建高效、安全、方便的档案信息化管理系统做出一定的贡献。

关键词 档案;信息化管理;策略

引言

档案管理主要包括档案的收集、整理、保管、利用等过程，档案信息化管理作为信息时代发展的产物，是我国信息化建设的重要组成部分，随着近年来互联网技术的飞速发展，以电子文件以及数字档案代替传统的纸质档案已经成为档案管理发展的重要方向。但由于档案信息化发展较晚，仍有一些问题亟待解决，如：建设缺乏总体布局、管理缺乏统一标准以及管理人员能力不足等问题，这些问题的出现给档案信息化管理带来了严峻的挑战，因此，笔者针对上述问题提出了自身的看法，希望相关部门及管理人员能对其加以重视，切实做好档案信息化建设，实现信息化管理。

1档案信息化管理中存在的问题

1.1 档案信息化建设缺乏总体布局

尽管互联网覆盖范围已经有了大幅度提升，但我国尚未形成较为完善的档案信息化管理体系，档案信息化管理的开展离不开信息化技术的支撑，但由于相关部门尚未对信息化管理进行明确的规划，导致各地档案信息化建设水平参差不齐，致使档案信息化建设实施起来困难重重。此外，由于一些干部对档案信息化管理的重视程度不足，认为其收效甚微，思想上的不重视直接导致行为上的缺失，档案信息化工作的开展只是停留在表面[1]。

1.2 档案信息化管理缺乏统一标准

由于各个地区的经济社会发展并不平衡，各地区在档案信息化管理中所采用的标准也有所差异，而标准化程度不足所带来的直接后果就是档案信息化管理缺乏一定的规范性，档案信息化管理的适用范围较小，当需要对适用范围进行调整时，就必须对档案管理系统进行整体上的改变，处理解决问题缺乏一定的灵活性，进而不利于档案信息化管理的推广。与此同时，由于缺少统一的标准，会造成各地区的档案管理部门缺乏合理的制度约束，使档案管理工作杂乱无序。

1.3 管理人员信息化管理能力不足

在档案信息化建设过程中，最为突出的问题就是档案管理人员的计算机水平较低，并不能满足信息化管理的需要，部分员工仅掌握了一些较为简单的操作，对于档案信息化管理的内容以及相关理论了解不足，信息化管理能力具有一定的滞后性。在此基础上，部分单位仍采用传统的纸质文件形式进行管理，一方面不利于资料的长期保存，另一方面也不利于信息的共享。此外，部分档案管理人员对自身的职责并不明确，“重看守、轻利用”的观念较为普遍，使得档案信息化管理难以发挥预期的作用[2]。

2改善档案信息化管理的策略

2.1 上收权限， 建立以省为单位的开放式管理系统

随着经济社会的发展，人才流动也更为频繁，一般情况下，各个地区均采用自己的档案管理系统以便对数据进行合理的操作，但与此同时也带来了各档案管理系统接口不一的情况，大大降低了各部门之间的数据共享性，使得档案调度工作变得较为烦琐。因此，各省都应当上收权限、构建以省为单位的开放式管理系统，进而解决由于接口不一而带来的一系列问题。构建大型的档案管理系统需要注意以下几点：首先需要一定的资金支持，有关部门应当加大资金投入力度，保证信息化建设的顺利开展，进而推动信息化建设水平的稳步提升。其次，在构建管理系统之前，应当深入分析具体情况，只有真正契合各部门的需求，才能保证开放式管理系统能得以广泛应用。再者，还应当注重对档案的保管，一方面需要定期地对档案进行安全检查，防止病毒的入侵，另一方面還需要定期对数据进行备份，进一步提升档案数据的安全性。

2.2 建立可共享的数据库

信息化档案作为数据的一种，为了更为高效的实现对档案信息化管理系统的整合，就必须对数据进行整合，而数据整合最主要的方式就是建立可共享的数据库，这也是当前数据库管理系统发展的重要方向。建立共享数据库具有以下的优势，首先可以有效降低数据冗余，进而提升数据的利用率，节省了大量的网络资源，其次，采用统一的数据库可以使数据结构更为合理，增强了数据的可拓展性，管理人员在对数据进行操作时也可以跟为高效。再者，在信息时代，病毒侵袭等安全问题时有发生，一旦未能及时清除病毒，很有可能造成存储数据的丢失、泄露，而采用统一的管理模式也可以提升数据的安全性，规避了一些档案安全方面的风险。

2.3 加强档案人才队伍建设

推动档案信息化管理的开展最为核心的就是档案人才队伍的建设，为了有效提升档案人才的自身素质，可以从以下几个方面着手：首先，需要对档案人员的信息化技能进行培训，帮助其熟练使用计算机中的办公软件以及利用软件进行档案操作。各级部门可以通过采用培训班、实地观摩等方式对档案管理人员进行分期分批培训，同时可以借助于互联网技术进行远程学习，邀请领域的专家就理论知识以及实际案例进行细致讲解，在丰富理论知识的同时增强其实践能力。其次，各档案管理部门还应当建立合理的人才管理机制，对于在工作中表现良好的人员给予一定的物质及名誉奖励，而对于日常表现懒散、不作为的档案人员予以处罚，通过将档案人员的日常表现与绩效挂钩，进而有效提升各档案人员的管理能力[3]。

参考文献

[1] 栗业.档案信息化管理的优势及安全问题探究[J].山东工业技术，2018，（1）：217.

[2] 刘娟.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].人力资源管理，2018，（1）：197.

[3] 孟颖.新时期如何加强机关事业单位人事档案信息化管理[J].办公室业务，2019，（9）：50.