人事代理中的人事档案管理问题与优化建议研究

李静

摘 要：人事代理制度是我国从传统经济体制向市场经济体制转轨过程中一项重要的人才管理制度。在人事代理制度的运行下，企事业单位能够实现与人才的有效对接，从而提高人才社会化管理水平。人事档案是实现人力资源开发，提高人事代理功效的重要组成部分。随着信息化档案管理的不断推进，目前人事代理中的人事档案管理问题也逐渐凸显。基于此，结合当前人事代理中的人事档案管理现实问题，对如何实现档案管理的优化提出几点建议。

关键词：人事代理;人事档案管理;问题;优化策略

中图分类号：G275        文献标志码：A      文章编号：1673-291X（2020）09-0135-02

引言

人事代理是指由政府部门下属的人才服务中心，根据相关法律法规，接受企事业单位或个人委托，提供人事档案管理、职称评定、社会养老保险金收缴、出国政审等全方位服务的一项人力资源管理制度。在人事代理工作中人事档案管理的重要性不言而喻，加强人事档案管理能够有效减轻企事业单位管理负担，帮助其顺利实现人才引进与评估;对于个人而言则有效推动了其在人力资源市场中的流动，并为人才就业提供了有力保障。随着社会经济的持续发展，企事业单位对人力资源的需求越来越强烈，但是由于人事代理中的人事檔案管理中的问题，使得企事业单位与人力资源之间的交流与对接出现阻碍，对人事代理工作的进一步发展造成影响。

一、人事代理中的人事档案管理问题

1.思想认识不清，缺乏主动管理意识。人事代理制度在我国已经实施多年，但是无论是企事业单位，还是面对就业压力劳动者，对于人事代理都缺乏明确的认识。此外，人才服务中心在管理运行过程中会为毕业生提供就业指导，但是指导过程更多的是被动的，其工作内容主要是大学生毕业时接收档案，或者根据就业人员需要开具证明，至于主动获取档案，提供就业指导，以及向企事业单位投递档案等工作的开展效果十分有限。

2.人档分离存在弊端，增加了人事代理成本。人档分离虽然为企事业单位的人事档案管理提供了便利，但是其中的问题也是比较突出，如受聘人员在调整工资结构、获取福利待遇、参加职业培训、获取出国审核等方面对人事档案的依赖极强，因此，为获取档案材料，受聘人员不得不在单位与人才服务中心来回奔波，极大增加了人事代理工作成本。

3.信息化档案管理不善，存在安全风险。目前人才服务中心的人事档案基本上实现了电子化存档，但是在信息化管理过程中依然存在硬件系统、管理机制等方面的漏洞，导致人事档案信息获取、整理工作不及时、不到位，甚至出现丢失、遗漏等安全问题。

4.档案管理制度不完善，人事代理运行存在障碍。

二、人事代理中的人事档案管理优化策略

1.加强宣传，理清人事代理概念，促进人事代理工作的推广。提高思想认识是推动人事代理中的人事档案管理工作有序进行的前提。人才服务中心应加强对人事档案管理部门的职业培训，吸引专业管理人才，提高其对人事代理工作的认识，理解其在当前社会运行中的重要意义，并在工作中渗透人力资源管理理念;加强宣传与推广，例如针对应届毕业生就业问题，应加强与学校的沟通与合作，不仅要完成档案交接，还应针对学生职业规划方向提供针对性就业指导，完善档案信息，及时清除“死档”“空白档”，充分发挥需人才服务中心在人力资源社会化管理中的作用;积极推进人才服务中心与企事业单位的沟通，通过签订代理合同，承接人力资源档案管理工作，明确双方的权利与义务，并保证根据企事业单位发展需要提供人才档案，推进职称评定，完善薪酬机制等，这样才能不断增加人事代理工作量，搞活、做强人事档案管理工作，提高人才中心的服务能力。

2.进一步推动人档分离机制的优化，完善人事代理程序，推动人力资源供需的有效对接。在人事代理工作中，人档分离能够有效促进人力资源的流动，提高人力资源的配置效率。人才服务中心在人档分离机制建设与完善过程中，人事档案部门和人事管理部门应建立严格的管理制度，提高档案管理意识，加强档案相关法律法规的宣传与讲解，利用现代化管理制度搞好人事档案的管理，避免人才流动中的人档分离现象;明确人事代理期间的工作内容，要求个人或者企事业单位定期将变动信息归入到人事档案，并适当补充材料，提高人事档案管理的灵活性与有效性;简化人事代理流程，根据个人以及企事业单位的需求灵活调整档案管理机制;针对个人则积极推进人才交流、职业能力评估、就业指导等服务，将人事档案与个人发展相结合，提高人力资源管理水平。

3.顺应信息化档案管理趋势，建立网络化人事档案管理机制，确保档案管理安全。在人事档案管理过程中，政府相关部门应加强与软件开发公司合作，研发功能完备，针对性强的人事档案管理软件，以承载人事代理各项工作;完善网络化人事档案管理功能，利用信息化管理平台积极推进资源共享、异地查询、统计分析、在线开具证明等服务，弥补人档分离的弊端，以降低人事代理成本，提高社会服务效率;积极搭建企事业单位与人力资源之间的联系，推动在线档案投递，推动人力资源供需平衡;注重对人事档案的补充与调用，依据大数据与云计算等技术，加强对档案资源的统计分析，推动智能化、立体化人事档案管理机制的构建，提高信息化人事档案管理水平。

4.完善人事档案管理制度，推动人事代理工作规范化发展。人才服务中心在人事档案管理工作中，应积极制定切实可行的管理制度，明确各部门、各环节的工作职责、权利与义务，建立基本的管理制度框架;推进服务机制的完善，针对人事档案管理要求，确保人事档案的安全、有效流通;结合信息化管理要求，调整人事档案管理制度，针对信息系统管理漏洞制定安全管理规范，明确系统管理权限，确保人事档案管理安全;加强责任监督，针对人事代理中的人事档案管理工作中存在的问题及时追责，利用监督机制推动制度落实，从而形成规范、高校的档案管理系统，为人事代理者提供优质、方便、快捷的服务。

结语

综上所述，在人事代理中的人事档案管理过程中，人才服务中心对于人事档案的收集、整理与利用存在诸多问题，影响了企事业单位人力资源管理质量，同时也增加了人才的就业难度。对此，人才服务中心在人事代理工作中，应提高对人事档案管理的重视，结合当前人力资源供需结构的变化，明确信息化档案管理发展趋势，加强对人事档案的整合与开发，进而提高人事代理工作水平，推动就业市场的有序运行。

参考文献：

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[责任编辑 刘兆峰]