浅析工程总承包项目中设备材料采购策划

□ 张智敏

随着工程建设的多元化，工程总承包交钥匙项目模式在钢铁冶金、市政建设等领域中的占比越来越大。工程总承包模式需要总承包商对工程的设计、采购、施工及试运行多环节负责，而作为其中关键一环的采购则贯穿整个工程建设过程，其对设计及施工起着承上启下的关键作用。做好采购工作，不仅可以保证整个项目执行链平稳高效运行，还可以减少项目建设投入，增加项目利润。如何做好采购工作，其中的影响因素较多，采购策划是最为关键且重要的一个因素，俗话说“磨刀不误砍柴工”，只有做好前期策划工作，才会为后续采购工作打好基础，做好策略指引，提高采购效率，保证采购工作“公平、公正、公开”。

一、采购策划的内容

采购策划包括采购目标制定、采购组织结构策划、采购方式策划、采购进度控制策划和合同管理策划。

1.采购目标制定

在采购工作中，采购目标一般是多元化的，如成本目标、进度目标、质量目标、供应商管理目标等，如何针对某一特定工程总承包项目制定合适的采购目标，采购人员需对各个目标进行鉴别、权衡和取舍，划分出主要目标及次要目标，而后根据既定的采购原则，按照采购计划及程序最终实现目标[1]。

制定的采购目标，必须是根据项目具体特点及实际情况制定的，切忌好高骛远、脱离实际，否则制定的采购目标就成了一纸空谈。如维修改造类工程总承包项目，该类项目建设周期短，各项工作都需要在最短时间内完成，故采购人员需根据项目“快”的特点制定切实可行的采购目标。

采购目标的实现，必须坚持一定的采购原则，如公平、公正、公开、竞争、择优、经济、效率、科学等，并使采购原则更好地服务于采购目标。完善采购制度、坚持阳光采购、优化配置采购人员结构，同时加强供应商管理及协调、收集各方采购信息，确保采购目标的实现。

2.采购组织结构策划

采购组织是指为了完成项目的采购任务，保证项目执行顺利进行，由采购人员按照一定的规则组建的一种采购团队。总承包单位采购组织一般分为分散型采购组织结构、集中型采购组织结构、混合型采购组织结构（分散+集中）和跨部门采购智能小组结构4种类型。而一般较普遍的为混合型采购组织结构，该结构形式为公司总部设立采购部门，同时各经营单位也有自己的采购部门，公司采购部门与各经营单位采购部门之间有明确分工。

目前，国内总承包单位多为混合型采购组织结构，而具体的总承包项目设备材料采购均由各经营单位的采购部门独立执行。由于每个经营单位同时执行的总承包项目不止1个，故为了更好地完成项目采购工作，基本是由采购部门统一协调，根据不同项目成立不同的采购小组，各小组配备相应的采购经理及采购工程师，按照部门规章制度及不同项目采购内容信息开展采购工作。

采购人员、采购内容信息和采购规章制度及其管理办法和手段是构成采购组织结构的三要素，故采购组织结构策划需从这3方面进行（见图1）。每个总承包项目设备材料基本均包含机械设备、各类钢材、电缆、高低压电气设备、仪表设备等，故在安排采购人员时，为了更好地完成采购工作，发挥每位采购人员的专业特长，实行专业化采购尤为重要。实行专业化采购不仅可以避免人力资源浪费，同时还可以发挥采购人员专长，更好地把控好要点及细节，提高采购效率，保证采购质量。

图1 采购组织结构

3.采购方式策划

根据不同的划分标准，采购方式可分为很多类，如按专业化程度可划分为分散采购和集中采购，从信息化程度可划分为传统采购和电子商务采购，从组织形式可划分为公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购和询价。在具体的采购活动中，采购方式并不是单一的，而是多元化的，有很多不同的组合形式，具体选用哪些采购方式，必须根据项目的具体情况而定，这就需要对采购方式进行策划。

在策划选择多元化采购方式时，需依据以下原则：一是符合现行法律法规要求， 任何采购方式的选择必须符合国家法律规范，符合国家招投标法规定，根据规定选取相应的采购方式；二是与项目具体情况相符，采购方式与项目是一对一的，只有根据项目具体情况策划出的采购方式，才能更好地服务于项目，切忌生搬硬套、千篇一律；三是竞争性原则，选择的采购方式应该促进招标过程的充分竞争，利用供应商之间的博弈，制造有效的竞争态势，以达到质量和成本的最优。

此外，在进行采购方式策划时，仍需注意以下几点：一是建立完善的采购制度和科学的采购流程；二是适当控制采购方式选择权限；三是建立完善且行之有效的风险防控机制；四是提升采购人员的业务技能；五是加强对采购人员的廉洁从业教育[2]。

4.采购进度控制策划

工程总承包项目总进度计划受多个因素的影响，其中采购进度是关键的影响因素之一。为了保证设计与施工的完好衔接，就必须做好采购组织工作，并采取有效的措施控制采购进度，这就需要对采购进度控制措施提前进行策划。

（1）采购进度控制

采购进度控制需从采购三级进度计划入手，编制采购合同计划、设备制造计划和设备供货计划，使3个计划贯穿于采购流程的各个环节。

（2）采购合同计划控制管理

严格控制采购时间，同时建立设计、采购及供应商三方的接口资料跟踪管理机制，保障设计、采购及设备制造各项工作的有序开展。

（3）设备制造计划控制管理

设备制造计划控制管理涉及2个方面：一是根据供应商提供的生产计划编制设备制造计划及实施计划，用来协调接口、跟踪和检查设备制造进展；二是设备制造进度协调。要认真审查供应商提供的制造计划，确保其切实可行；对于初次合作的供应商，帮助其了解项目进度要求，督促其尽快提交进度计划；在设备制造过程中，严密跟踪供应商制造状态，定期核查实际进度与计划间的偏差；对偏差较大的设备，定期召开协调会，共同协商，解决问题。

（4）设备供货计划控制管理

按期完成设备供货计划是设备采购管理的核心任务之一。由于工程总承包项目相对复杂，各系统对设备的要求不同，要做好设备供货与现场施工之间的衔接，必须制定合理可行的设备供货计划并进行动态管理。采购人员根据设备生产情况及现场施工进度计划编制初始设备供货计划，同时要求施工单位按月/周提供设备需求计划，将设备供货计划与设备需求计划进行比对，再对设备供货计划进行调整，从而起到动态管理的效果。

5.合同管理策划

在总承包项目中，合同管理是整个采购活动的重要组成部分，进行设备材料采购合同管理，需根据项目管理要求做好“六大”控制[4]，即成本控制、质量控制、进度控制、安全控制、健康控制及环境控制，而“六大”控制中最关键及核心的是质量、进度及成本三大控制，故在合同管理中要树立全周期和全方位管理理念，加强风险防范意识，严格控制合同费用，有效控制实际项目成本及进度，处理好质量、进度及成本之间的关系。

进行合同管理策划，需从以下方面进行：一是采购合同进度管理，需从进度计划和进度控制2个方面入手，采用PDCA管理办法进行管理；二是采购合同接口管理，其作为采购合同管理的重要内容之一，在接口管理中要强调专业化原则，保证接口明确，权责清晰，降低接口风险，而接口协调涉及设备材料采购与设计之间的接口管理、设备材料采购与施工安装之间的接口管理；三是采购合同质量管理，包含产品质量和工作质量2个方面，通过编制QAP质量保证计划对其进行实施，监控供应商按照质量计划实施生产，保证最终产品质量完好；四是采购合同成本管理，运用项目成本模型、库存控制优化及现金流和成本管理等手段做好合同管理阶段成本管理和控制，降低直接和间接成本，实现采购合同成本管理的最终目的；五是采购合同后管理，通过采购合同后管理，将项目执行过程中出现的采购问题进行总结和评价，为后续项目采购提供经验，不断提高采购管理水平。

二、设备材料采购潜在风险应对方案策划

总承包项目执行过程中，存在许多潜在风险而影响采购的正常进行，根据风险发生的来源可大致分为两大类：一是供应商引发的风险，如产品质量问题引起交货延迟、供应商自身问题导致无法按时交货等；二是紧急采购引发的风险，如设计错误引起的紧急采购、施工原因造成设备材料损坏或丢失引起的紧急采购等。

1.供应商引发的风险

供应商风险是项目采购管理中比较重要的风险，特别容易在合同执行过程中产生。如何采取有效的措施避免风险的产生或降低风险产生的概率，需要提前进行风险应对策略策划，制定行之有效的风险应对措施。

（1）生产进度把控

在合同执行过程中，要求供应商严格执行生产过程信息反馈制度，通过详细的周报、月报形式对供应商的生产过程进行把控，同时安排监制人员对供应商进行巡检或驻场监制，比对其生产计划与实际生产情况之间的差异，及时发现进度问题，及时解决。

（2）产品质量把控

编制质量保证计划（QAP），设置质量目标，对质量目标进行分析研究，制定事前、事中及事后控制措施，设立控制点，确定控制手段，通过现场查阅供应商提供的计划、报告、报表，现场测量、检测、巡视、见证以获得信息，确定目标的实际完成情况，发现质量问题。

（3）外围环境把控

外部某些不利环境因素也会影响到供应商的正常运转，从而影响项目设备材料的正常生产，如自然灾害、经济危机、市场波动、国家政策等。因此，需在合同签订时及合同执行过程中采取风险规避、风险降低、风险转移等方式应对可能发生的风险，降低风险损失。

2.紧急采购引发的风险

现场紧急采购是因为各种错误或意外事件造成的突发性采购，具有采购金额小、时间短、设备简单、设备质量风险小等特点[3]。在总承包项目执行过程中，经常会因为紧急采购而影响项目进度， 既然紧急采购不能避免，就应该想办法提高紧急采购效率，将其对项目的影响降到最低。

（1）简化紧急采购流程

所谓紧急采购就是要在最短时间内完成采购工作。采购流程尽可能简短、规范及高效，避免将一般设备材料采购流程套用到紧急采购。建立公司级紧急采购流程，将其制度化和规范化，在不违反法律法规及公司规定的情况下，尽可能为紧急采购开绿灯。

（2）丰富紧急采购方式

紧急采购设备一般分为常规和特殊设备，常规设备采购渠道多，供应商可选择性多，市场供应充足，故在保证采购过程合规、产品质量可保证的情况下可采用多种采购方式。而对于特殊设备，由于其采购渠道少，可选供应商少，为了满足紧急采购的需要就得采用非常的采购方式，如单一来源、定向询价等。

（3）就近采购

紧急采购就是要在最短时间内将所需设备采购后运抵施工现场。在项目执行初期，对项目周围的市场进行调查研究，了解项目可能紧急采购的设备在项目周边的分布情况，在发生紧急采购的情况下，采用就近采购的方式，不仅可减少设备运输时间，而且可降低设备采购价格。

三、结束语

作为工程总承包项目中的关键一环，设备材料采购对整个项目的实施起到承上启下的作用，而采购策划作为采购工作的重要组成部分，是做好采购工作的基础。《礼记·中庸》中提到“凡事预则立，不预则废”，这句话也充分说明了采购策划对于设备材料采购工作的重要性。根据项目实际情况，对采购目标、采购组织结构、采购方式、采购进度控制及采购合同管理进行科学策划，确保设备材料采购过程规范、有序及高效。同时，通过对采购过程中的潜在风险应对策略进行策划，提出规避、转移及降低风险的措施方法，保证设备材料采购工作顺利进行。