企业合同管理风险识别与控制研究

2020-05-14张金英

法制与经济 2020年3期

张金英

（中国石化集团胜利石油管理局有限公司青岛科技交流中心，山东青岛266071)

自二十世纪七十年代以来，西方一些国家工程项目管理理论得以丰富化，与此同时学术界专家也开始关注合同管理研究。时至今日，合同管理作为项目管理的重要组成部分，已经成为国内外学术界探讨的焦点。通常情况下，企业与供应商为了更好地协作和合作，双方就合作项目签订合同，其中涉及合同管理问题。合同管理并不是简单的签订合同，而是一项复杂的过程，不仅包括合同起草、合同谈判、合同执行等环节，而且每个环节均存在较大的风险隐患。管理专业化和专门化水平高且风险识别和控制策略有效，才能有助于合同管理工作的顺利推进，以减少合同管理风险产生的危害性。文章重点探讨企业合同管理风险识别与控制的对策和建议。

一、合同管理概述

（一）合同管理的概念

当前，专家学者对合同管理的理解并未达成一致，有的学者认为企业或者组织中合同管理是涉及主体确定各自权利和义务关系的协议。这份协议具有法律约束力，签订协议双方或者数方应按照协商内容认真履行和执行；还有的学者立足于管理学视角，提出合同管理是企业或者组织中项目管理者对签订合同或者协议项目的监督和言理。①文章更倾向于第一种理解方式重点探讨企业合同管理风险识别和控制。

（二）合同管理风险的类型

合同管理风险存在于合同起草、签订、谈判和执行等整个过程之中，依据不同划分标准，合同管理风险类型包括如下几方面，见表1所示。

二、企业合同管理中常见的风险

（一）制度风险

制度风险是企业合同管理常见的风险之一，具体是指合同管理制度中存在的风险。企业制度风险表现在制度内容是否与国家法律规范内容相吻合、制度内容方面是否经过前期调研和调查而形成、是否遵循企业重要部门的规章制度内容等。如果企业合同管理制度与以上各个部分都未达成一致，必然会由于制度的不合理化引发相应的制度风险和法律风险。②

表1 合同管理风险的类型

（二）合同条款风险

企业与供应商或者合作商签订合作时，双方要就各自的权利和义务进行规定，同时以文字的形式呈现在合同之中，为了规范双方行为，合同中也会明确奖惩机制及内容。但是在实际管理过程中，签订合同双方可能会受到多重因素的影响，而出现相应的风险。例如，某一方未全面理解合同全部内容，对权力和义务领会不到位或者合同涉及法律条款的认知和理解存在差异性等不同情况而引发的纠纷和冲突。

（三）程序风险

企业合同管理风险除了以上几方面以外，还包括程序风险。程序风险是管理程序的执行情况，即合同管理过程并不能缺少可操作性较强的程序，例如合同起草、合同备案、变更和履行等，如果企业制定程序偏向于理论化，而缺少可操作性或者程序执行阻碍较多，无法顺利性推进等，这些都会引发合同管理中的程序风险。③

（四）不履约风险

不履约风险是合同管理期间由于不同因素的影响而导致的一方或者双方无法按照合同内容履约，进而造成的管理风险。常见的有如下几种情况：一是不可抗力因素的影响，如国家政策的变化等非人为因素影响造成的风险。二是签订合同的一方拒绝履约的行为。具体指其自身具有履约的能力，但主观上不做出相应的行为。若合同管理中出现如上情况，已履约一方可主动解除双方签订合同或者追究对方的责任。三是由于发生不适当的履约行为而造成的风险，常见的有不按照合同规定内容履约、延后履约等，因此，要求企业涉及的相关部门及时发现问题并采取有效措施，以尽量减少该情况造成的安全隐患。④

三、企业合同管理风险识别与控制存在问题

（一）企业管理者法律意识淡薄，风险管理力度小

合同管理风险识别与控制要求管理者重视合同签订的全过程以及各个细节和内容，常见的问题主要表现在几方面，如部分企业管理者自身法律意识不强，掌握法律知识不扎实，与供应商或者合作商签订合同后并未进行及时管理，导致合同履约过程出现上述几种风险。

还有的企业风险管理力度较小，主要表现为风险控制力度小，如签订合同之前并未对对方信誉度进行调查、签订合同之时未认真阅读合同涉及的权利和义务等，后期在履约过程出现系列的纠纷和矛盾而影响合同管理的顺利性。另外，还有部分企业遭遇风险管理时无法提出有效的弥补措施，进而造成不可预估的损失。

（二）合同法律风险识别机制未搭建

风险识别是强化管理的重要基础和前提，合同法律风险的识别需要一套完善化的机制。现阶段，我国多数企业业务部门缺乏专业化人才，其他管理者与业务人员又对相关法律条款了解程度偏低，从人才配备和专业知识掌握程度来看，其无法识别可能存在的法律风险。另外，很多企业对已经发生的法律风险分析不到位，既没有全面地列出风险的表现，也没有拟定可控方案和策略。虽然有部分企业建立了合同法律风险识别方法，但采用的识别方法过于陈旧，未依托现代化信息技术和先进的软件。由此来看，我国多数企业在合同法律风险识别上存在漏洞，其中包括人才缺失、经验缺乏和采用识别方法滞后等问题。

（三）合同管理制度不健全

为了确保合同签约双方认真履约，要求企业制定健全化的管理制度和详细的内容。然而，现阶段合同管理制度方面仍存在一系列问题，具体表现在几方面：一是未设立专门的部门，如合同管理部门或者小组。企业签订合同以后，将合同管理制度委托于一些业务部门管理，而这些部门的管理者缺乏专业知识和经验，忽视了管理的重要性。二是合同管理制度偏向于理论化层面，缺乏实践指导意义。虽然一些企业制定了合同管理制度，但制度内容与实际履约情况不相吻合，企业在履约过程遇到问题常常无法找到可依据的制度内容，导致合同管理的有效性受到影响。三是缺乏合同管理的跟踪措施。管理过程是一项复杂的过程，从合同起草之初至合同期结束以后，整个过程都离不开跟踪性管理，而现阶段企业并没有及时关注动态跟踪和管理。⑤

（四）财务部门未参与合同管理，财务管理作用受限制

财务部门是合同管理过程中重要的部门之一。现阶段，财务部门在合同管理过程中作用发挥过于被动，在一定程度上使得财务管理作用受到限制，具体表现在如下几方面，一是仅负责业务结算单据和支付款项等工作任务的完成，对合同管理的其他环节涉及的工作均缺乏主动参与性，而且后期的监管也不到位。二是部分企业财务部门中财务人员对合同内容、制定以及监督等工作把握不够全面，在工作开展中往往受到自身专业知识的限制，认知和理解的影响产生不必要的风险，与此同时，财务核算滞后，签订合同的整个环节中并未做到全面性风险的防范，进而引发一些合同管理风险。⑥

四、企业合同管理风险识别与控制的优化措施

（一）增强企业管理者法律意识，加大风险管理力度

对于企业而言，要想真正强化合同管理风险识别和管理的力度，具体可以从如下三方面作出努力和完善。

首先，由于我国多数企业管理者均属于行政人员，对合同管理方面的知识掌握不够全面，而且，多数管理者往往将管理任务直接交付于业务部门，自身并不参与管理，所以，需要提高管理者的法律意识，引导其深入了解合同管理中可能存在的法律问题和相关法律知识。

其次，引导企业中涉及的相关部门组建学习小组，以共同学习法律、管理学等相关知识。企业在岗前培训、在岗培训等多种活动中要注重合同管理内容的专业性培训，由于风险可能存在于管理活动的各个环节和细节中，所以需要强化对企业的财务部、销售部等各个部门的培训力度。在必要时聘请法律专业教授或者专业人士讲解新时期合同管理可能涉及的法律知识点和需要注意的事项，帮助员工进行专业化学习。

最后，加大企业风险管理力度。虽然企业的合同管理过程存在多种潜在和隐形风险，但是如果能采用有效的风险识别机制且制定全面化的控制策略和方法，便可以将风险降至最低，以免企业遭受较为严重的损失。因此，最有效的风险管理方式在于抽取几个负责部门的工作人员，分别负责签订合同的各个环节以及可能存在的风险，成员之间要及时沟通和交流，拟定出多套防范策略以及应急方案等，以加大风险管理力度。

（二）搭建合同法律风险识别机制

从专业层面而言，风险识别是事前防范的一种表现，合同管理识别机制的搭建对强化合同管理和规避风险具有极为重要的作用。机制的建立需要从多方面着手：

一是聘用专业人才，以提高队伍的专业化水平。企业要为业务管理部门聘用专业法律顾问，可以采用临时聘用的方式，由专业法律顾问与企业的负责人员共同带队，负责分析签订合同中涉及的法律风险以及相关知识，进而召开集中性的会议以总结出需要注意的事项和需要强化学习的内容。

二是注重合同法律风险的综合分析，总结经验和教训，为后期风险分析提供实践经验。要定期对已经签订的合同和正在执行的合同中的法律风险进行谨慎和严密的分析。对于已签订合同要进行专业性评估，尤其是针对已发生的法律风险以及拟定方案提供的防范情况做出全面性诊断和分析，出具全面性的评估方案，以便于总结经验和教训。同时，重点对正在执行和即将签订的合同进行风险分析。对企业当前的运作现状进行分析，调查和搜集签订合同涉及主体的信誉度，对签订合同所处外部环境做出全面性分析，重点列出风险的基本类型，拟定防范措施。

三是依托现代化信息技术和软件，更新风险识别方法。在积极引入现代化风险识别方法，强化理论学习的同时，将可能面临的风险与现代化风险识别方式相匹配，以提高风险识别水平。

（三）健全合同管理制度

健全合同管理制度，完善各项制度内容，与合同管理执行过程相匹配，具体从如下几方面加以努力：

一是设立专门的合同管理部门或者小组。企业要抽调各部门中专业知识较为扎实的人员共同组成合同管理部门或者小组，由聘用的专业法律顾问作为管理者和负责人。该部门除了要积极配合财务部等相关部门开展工作，还要负责组织合同管理工作，主要针对事前、事中和事后等不同时间段进行合同起草、执行等环节的监督和检查，还要开展各个环节风险评估和防范措施的拟定等一系列工作。

二是依据实践现状重新修订合同管理制度。为了制定出与实际合同管理过程相吻合的制度内容，需要制定动态化的修订机制。企业要规定修订时间，在该时间段范围内，由新成立的合同管理部或者小组负责结合合同签订的全过程归纳和总结出需要进一步完善的方面，然后对照该内容修订管理制度的具体内容，特别是每项制度要有较强的针对性、实践性和可操作性，能够为合同管理部和小组、财务部等涉及部门提供实践化依据。

三是制定全面化的合同管理跟踪性措施。重点要对合同起草、拟定、签订以及执行等各个过程实行全方位的跟踪管理，结合现有的制度内容和跟踪管理机制等，详细性地分析每个环节在事前、事中和事后可能面临的风险，真正做到预见风险和全面预防、控制风险。

（四）财务部门参与合同管理，发挥财务管理作用

引导财务部门参与合同管理，充分发挥其应有的作用，对识别和控制风险发挥不可低估的价值。针对现阶段企业财务部门参与现状，还需要作出如下几方面努力。

一是提高财务部门参与的积极性和后期的监管力度。企业应当将该项工作交由合同管理部或者小组全面负责，制定与财务部门合作的内容，明确各自的职责和工作量，要求财务部门认真对合同签定、执行和结算等环节进行专业监督，尤其是关注这些环节中存在的财务风险，加大监督力度的同时及时预见可能存在的风险，如帮助合同管理部完善合同条款、拟定可能发生的财务风险以及拟防范和解决风险的方案，为全面控制风险提供专业力度。

二是加大财务管理部门专业人员的培养，系统学习专业化知识的同时强化管理力度。新成立的合同管理部或者小组要定期为财务部门负责人进行专业化培训，使其掌握相关法律知识的同时，引导相关责任人做好事前防范、事中控制和事后补救等工作，这样能使财务人员深入掌握合同管理涉及的内容和程序，为识别和控制财务风险提供较大帮助。