舟山：强化基础业务 完善内部管理

舟山市档案馆

近年来，舟山市档案馆重点加强基础业务建设，以档案馆规范化建设和创建国家级数字档案馆为目标，在完善基础业务工作机制上下大力气，特别是认真总结档案工作数字转型背景下档案管理遇到的新问题，如实体档案与电子信息接收相脱节问题，重新梳理档案管理各环节业务要求，进一步规范档案馆基础业务工作流程，设计并论证了《舟山市档案馆档案管理流程图》，建立了各业务环节一环紧扣一环、一环监督一环的科学、规范的工作机制。再如针对专业结构不合理、人员力量不均衡现状，市档案馆整合部分处室职能，集中业务力量，通过持续的业务培训、窗口轮值、专项技能训练等手段，提升馆工作人员业务水平。

一、加强档案资源建设

舟山市档案馆依托依法接收和特色征集两条主线，不断推进档案资源建设，经过几年努力，馆藏档案资源种类进一步增加，馆藏档案结构进一步优化。目前，市档案馆馆藏全宗320个，其中新中国成立前全宗12个、新中国成立后308个，纸质档案102158卷（包括新中国成立前4207卷）254590件、照片33567张、录音录像带111盘、录音录像电子文件264G、实物948件、资料28458册。

开展常规接收。2014年，市档案馆在充分调研的基础上，编制了《舟山市档案馆收集档案范围实施细则》《舟山市档案馆接收单位、应移交档案门类一览表》，得到省档案局批复。2016年，市档案馆编制了“十三五”接收计划，列入此次接收计划的有130家次，本次接收计划有两个特点，一是要求实行纸质档案与数字化成果“双套制”接收，二是大力接收专业档案、涉民档案。至2019年底，完成120家次7118卷153626件档案的接收工作，完成“十三五”接收计划的92.3%，馆藏档案总量较“十二五”期末增加25.7%，其中照片档案新增86%。“十三五”期间，接收专业档案17种6320卷，馆藏新增出生医学证明档案、涉外收养档案、房改档案、招工档案、企业转制档案、行政复议档案等9种专业档案；接收民生档案4051卷，较“十二五”期末增加49%。

做好机构改革单位档案接收工作。2013年8月，省“两办”印发《关于创新浙江舟山群岛新区行政体制的意见》，舟山市在全省率先进行机构改革试点，此次改革机构精简25%，涉及机构合署、撤并的有30余家单位。以市“两办”的名义印发《关于做好机构改革中档案管理工作的通知》，市档案馆及时跟进档案接收的指导与移交工作，2015年底完成21家机构撤并全宗终止单位的档案接收工作。2018年机构改革虽然涉改的市级机关很多，但是由于2015年部分单位档案已经处置完毕，因此这一次市属只有3家单位被确定为全宗终止单位，到2019年底涉及这两轮机构改革的24家全宗终止单位档案全部接收进馆。

加大重要人物档案和地方特色档案征集工作。通过与市摄影家协会合作举办纪实摄影培训、摄影展览，结合重大历史事件与当地媒体合作主动建档等手段，开展档案征集工作。2014年8月，在《舟山日报》《舟山晚报》上发布《舟山市档案馆关于向社会公开征集档案资料的通告》。为了纪念新中国成立70周年，与《舟山日报》社合作，开展《一百个人的舟山记忆》口述档案建档工作。近5年来，有71人次向市档案馆捐赠档案，市档案馆共征集到纸质档案4120件、电子文件7190件、照片39718张、实物51件、光盘71张、书籍822册，尤为珍贵的是征集到的原舟山行署专员王家恒个人档案3637件，原舟山市摄影家协会主席叶文清先生捐赠的照片37000余张，社会公众捐赠的本地9个家族24本家谱。

二、注重档案质量

一是开展编目工作。近期市档案馆开展两轮“双套制”接收，各单位档案室数字化加工工作刚刚起步，数字化质量良莠不齐。为保证进馆档案质量，市档案馆紧抓编目环节，积极争取人力和资金，通过安排馆内精兵强将、临时聘用人员、购买服务等方式，完成177个全宗12416卷、253736件档案编目核对工作。在具体的工作中采取逐卷逐件逐页逐幅逐条核对的形式，为确保工作质量，专门设计了档案编目上架登记流转表，这张表从编目人员流转到数据管理人员，从数据管理人员流转到实体保管人员，从实体保管人员流转到统计人员，最后到达全宗卷管理人员，各个环节环环相扣，保证实体和数据一一对应，系统数据和备份数据一一对应，系统数据与统计数据一一对应。

二是积极开展国家重点档案保护工作。“十三五”以来，完成馆藏重点档案普查和登记工作，以及8886张民国档案修复工作。截至2019年，完成全部馆藏4207卷民国档案原文数字化加工和案卷级、文件级著录工作。2017年、2018年，两批次向省档案馆报送民国档案文件级目录27366条，目录质量良好，均一次通过省档案馆的审核。

三、强化库房管理

由于市档案馆前期设计存在缺陷，一直以来库房密闭性和保温功能比较差，温湿度控制也比较困难。2015年，一次性投入近40万元进行库房内墙保温改造、北面窗体补漏和保温防盗门安装。2017年，投入10余万元加装去湿机，目前温湿度控制有很大改善。2019年，投入数10万元对全馆监控系统和门禁系统进行改造，增加了监控清晰度、集成度和存储容量。制定《库房安全管理制度》《特藏库房管理制度》《档案保密制度》《档案消毒制度》《舟山市档案馆档案工作突发事件应急处置预案》等规章制度，严格执行人员和档案出入库登记制度，特藏库出入实行双人双钥制度。定期巡查库房，节假日、极端天气（如台风天气）必须进行安全检查；定期检查消防设备，全员进行消防培训和演练；定期开展保密检查，馆内全员签订保密承诺书，在外包服务工作中优先选择具有涉密资质的单位，并与外包服务单位签订保密协议。严控病虫害，新接收的档案每一批次都进行消毒处理再入库，每年定期打扫卫生、投放药物，确保库房内无鼠、无虫、无霉、无积尘等。强化实体档案管理，2019年对馆藏档案进行全面质量检查，对老旧档案采取套盒保护，对馆藏图书资料进行重新分类编目，对3个库房进行倒架。目前，库房内档案分类科学、排架有序、标识规范直观。

四、做好全宗管理

摸清家底是做好档案馆各项工作的基础，对于检查数字化率而言尤为重要。为保证档案数量准确，市档案馆建立了档案登记、统计和分析制度，完善各类登记台账，完善全宗名册信息。馆藏现有反映档案数量质量等内部管理的台账50余种，近年来着重设计了馆藏分全宗分目录分载体档案登记表、特种载体分全宗登记表等，这些时时变动的信息对统计馆藏数量非常实用，也非常适合应用于数字档案馆系统的数据登记和统计。目前各类档案登记基本都在档案馆管理系统上完成，登记数量与系统数据进行时时比对，每年根据登记情况填报年报并进行馆藏分析。“十三五”期间，除了常规时时登记外，集中进行两轮档案资料全面清点和登记，特别是对特种载体档案、各类资料、寄存档案等情况比较复杂的档案资料进行详细登记。馆藏320个全宗均建立了全宗卷，并建立用于反映档案馆基本管理情况的总卷。2014年，对所有全宗的全宗卷内容进行梳理和完善，并按照新的《全宗卷规范》进行重新整理，此后的5年时间里，对所有全宗产生的各类管理性文件及时积累并时时跟进，全宗卷文件完整、准确，能全面反映全宗变化情况。

五、推进数字资源建设

从2010年起，市档案馆着手推进目录数据库建设，目前已建立了涵盖全部馆藏档案的目录数据库。馆藏应数字化纸质档案191.1万件，已数字化档案187.7万件，数字化总页数1172万页，纸质档案数字化率98.2%。馆藏照片档案数字化率100%。馆藏音视频档案183盘完成数字化转换。建立涵盖所有数字档案、具备长期保存和安全的资源总库。为保证数字档案资源的安全，建立了数字档案馆各项制度以及与数字档案馆建设运行相适应的体制机制，定期开展网络与信息安全突发事件演练，馆藏档案数据10T到西安市莲湖区档案馆进行异地备份。2019年底，市档案馆通过国家级数字档案馆系统测试。