档案远程服务的发展过程及转型机理研究

2020-12-06方海瑞上海大学图书情报档案系

浙江档案 2020年4期

方海瑞/上海大学图书情报档案系

当前，对档案远程服务的研究集中在民生档案领域，主要从协作模式、建设理念、成效与阻碍等方面进行现状分析和经验总结，而对于其发展历程的研究相对较少。本文基于档案服务社会化、信息化视角，分析档案远程服务在各要素影响下的发展过程，探讨档案远程服务的转型机理。

1 档案远程服务的发展过程

1.1 萌芽期：自发产生（20世纪80年代至90年代）

20世纪80年代，国家档案事业处于改革恢复期，围绕服务经济建设中心任务和实现档案价值的内在需求，各级综合档案馆在简化查档流程、扩展服务范围等方面进行个体性、自发性尝试。以江西省龙南县为例，为了更好地服务经济建设活动，县档案馆将群众经常查用的土地、“三定”、经济合同等证照档案向群众开放，除了委托代查、信件函索，还开通电话远程约查服务，极大提高了档案利用率[1]。此外，档案馆之间也出现资源整合、协作的尝试，如馆藏资源交换与合作编研等，但由于缺乏共享目录，这种协作多是随机的、不系统的[2]。

整体上，远程通讯、资源整合、服务协作等档案远程服务的基本要素在本阶段出现，体现了档案部门对高效服务理念的认同，尽管多为自发、零散的局部性实践，但为进一步发展埋下了种子。

1.2 探索期：技术助力（20世纪90年代后期至2007年）

20世纪90年代，信息技术的广泛应用给档案远程服务注入了活力。1991年3月，全国明清档案目录中心在北京正式成立，成为档案资源整合的代表性工程。随着计算机和网络设备的普及，电子目录检索工具、档案数字化开始成为档案工作的基础内容，与此同时，网络服务平台也建设启动。1996年，北京市档案局（馆）建成全国首个官方档案网站，通过与专题数据库连接，能够实现馆藏目录异地访问和实时检索，显著提高了用户自主性和利用效率。截至2005年，各省（自治区、直辖市）、计划单列市、省会城市建立的档案网站大多都已开通完毕[3]。

本阶段，信息技术环境带来全方位变革，网络服务平台的出现则标志着档案远程服务正式启动。同时，由于处在实体手工管理向信息化管理的过渡期，档案信息服务的各方面发展并不成熟。已建成的档案网站存在目录信息不全、全文信息不足、服务栏目偏少、信息更新不及时等问题[4]，对于用户而言，要获取档案全文信息或出具凭证，仍需前往保管机构实地查询。整体上，此时的档案远程服务尚处于探索阶段，档案服务效能发展并不显著。

1.3 定型期：协作机制建设（2007年至2013年）

2007年，上海市普陀区启动社区民生档案服务试点改革，组织社区成员单位签署《社区档案服务公约》，实现社区信息资源协查共享[5]。2010年，在社区试点的基础上，上海市正式推行“就地受理、全市协同、跨馆出证”机制，市、区（县）两级档案局签订《上海市国家综合档案馆远程服务承诺书》等规范性文件，统一档案证明格式和公章，为市民提供“异地查档，远程出证”服务。一年后，市档案局依托政务网开通“一站式检索系统”在线平台，将联动范围扩展至机关档案室和社区事务受理服务中心，“三联动”机制的出现标志着档案远程服务协作机制基本定型，为社区档案“一站式”服务奠定了基础。上海的成功经验迅速形成示范效应，长春、天津、北京、青岛等多个城市相继启动市域“馆际协作”，并积极探索基层扩展。

本阶段，档案远程服务在创新协作机制上取得显著进展，统一服务规范、搭建服务平台、创新协同机制、致力“一站式”服务等作为共性经验加以推广[6]。但从协作的范围和内容来看，还处于局部试点阶段。一是地域范围小，主要集中在市县两级档案机构，尚未扩展到省级和跨省远程服务。二是区域差异大，受经济成本、技术条件、观念意识等因素的影响，中西部参与实践的城市很少，东西部差距较大[7]。三是缺乏有力统筹，国家层面尚未出台专项规划，参与远程服务的主体职责不明，不具备强制、稳定的协作关系，也增加了推广难度。四是服务内容有待扩展。当前服务重在发挥部分类型民生档案的凭证价值，更多开放档案未纳入远程共享范围，档案文化价值的实现效果也不明显。

1.4 扩展期：区域扩展与服务融合（2013年至今）

2013年9月，浙江省在全国率先推行省域民生档案远程服务全覆盖，全省各级综合档案馆签订远程合作协议，提供“异地查档、跨馆出证”服务[8]。2017年11月，浙江档案服务网上线，用户可在线查询并灵活选择利用方式，开创了“一网查档、百馆联动”省域远程服务新模式[9]。随着档案远程服务成效凸显，越来越多的地区参与到远程服务实践中来，进而连点成线、交互成网，不断扩展区域范围。2018年9月，上海、浙江、江苏、安徽三省一市签署民生档案“异地查档、便民服务”工作合作协议，市民可就近在任何一家综合档案馆享受异地查档、出证服务，档案远程服务正式扩展到跨省协作的新领域。

当前阶段，档案远程服务建设成效显著。随着纳入开放范围的数字档案资源日渐丰富，网络渠道日渐完善，档案资源整合、服务协作的成本和门槛会越来越低，更多地区将加入远程服务“朋友圈”。同时，也将面临新路径带来的新问题，例如数据共享利用的信息安全问题、数字档案的法律效力问题、资源共享中的权属问题等，都要予以关注和解决。

2 档案远程服务的转型机理

2.1 理念基础：档案馆开放转型

档案远程服务萌芽期处于档案馆开放转型的大环境之下，受到开放理念下档案服务社会化的深刻影响。改革开放之初，档案工作确立了服务经济社会发展的基本职能，推动各级档案馆向社会公众开放。1980年3月，国家档案局下发《关于开放历史档案的几点意见》，拉开了馆藏资源开放的序幕。资源开放意味着服务对象扩展，随之而来的是丰富来源、加强资源开发、创新服务方式等全方位要求，档案馆开始由封闭、半封闭型向开放型转变[10]。对于档案远程服务而言，开放理念有直接和间接两方面影响，一方面，在直接面向用户的档案利用环节，档案工作者被鼓励尝试各种途径来提高效率，逐渐出现档案远程服务的“萌芽”；另一方面，对于档案事业整体发展而言，开放理念大大推了进档案工作社会化进程，成为档案部门开展对外协作和资源整合的“催化剂”，为档案远程服务更高层次发展打下基础。

2.2 实践动因：档案工作数字转型

档案工作数字转型是深化档案远程服务的重要前提。档案部门以电子目录检索工具为起点、数字资源建设为主干、网络化服务为目标，推进档案信息化建设。国家档案局发布《全国档案信息化建设实施纲要》之后，专题数据库、档案数字化、门户网站等建设相继启动。而文档一体化管理系统、OA综合办公系统、跨平台网络等现代化集成管理系统建设，提供了跨层级协作的基础条件。近年来面向终端用户的互联网档案服务，以及微信“掌上查档”小程序等手机查档应用，为公众提供了个性化、智能化的查档服务。

2.3 制度保障：民生档案服务机制创新

2007年，国家档案局发布《关于加强民生档案工作的意见》，明确全面做好民生档案工作的战略任务。2008年，全国档案工作会议正式提出档案工作要实现“两个转变”，建立“两个体系”，将重心转移到服务民生上来。本着便民利民的原则，档案馆之间开展服务协作；统一开放服务平台，降低资源和系统异构对信息共享的阻碍；统一档案证明格式，解决数字凭证的法律效力问题，通过一系列机制创新，打破部门间壁垒。