人事档案管理工作中的问题与改善措施

摘 要：人事档案作为个人成长经历的体现，能够为用人单位的各项工作开展提供必要的依据，在当前激烈的人才竞争环境下，人事档案管理工作的重要性不言而喻。文章首先对人事档案管理工作进行概述，对人事档案管理与人力资源管理展开论述，同时说明人事档案管理工作的重要性，提升用人单位在人事档案管理当中的重视程度。通过对目前的人事档案管理工作进行分析发现，受到各方面因素的影响，人事档案管理工作在制度、方法、人员等方面都存在着一定的不足，必须要针对目前管理工作当中存在的问题，采取有效的应对措施，提升人事档案管理工作的水平，将人才的优势充分发挥出来，为社会主义建设做出更大贡献。

关键词：人事档案;管理;问题;档案管理制度

在现代管理工作中，人事档案作为人才信息的重要载体，能够为人才的选用提供重要依据，成为了人才开发的主要信息来源。通过对人事档案进行分析，能够对个人经历、专业技能以及工作表现有一个清楚的掌握，反映出了个人的成长历史，为人力资源管理工作的开展开下了良好基础。人事档案管理作为人力资源管理中的重要环节，需要对人事档案进行收集、整理、保管以及利用，通过开展高效的人事档案管理，能够为企业与单位的人才选聘提供有效的参考，从而为当前社会的发展提供可靠保障。所以说，在现阶段的人事档案管理当中，必须要对现有工作中存在的问题进行分析，采取有效的改善措施，提升人事档案管理工作的水平，发挥出人事档案在推动社会经济发展中的作用。

一、人事档案管理工作概述

（一）人事档案管理与人力资源管理分析

在现阶段的社会发展中，人力资源管理是目前各项管理工作中十分重要的环节，通过采用科学的方法进行人力、物力的培训、调配以及组织，将人力与物力维持在一个最佳的状态，同时对人的行为、思想以及心理进行干预控制，充分的发挥出人的主动性，从而实现人尽其才、物尽其用，为社会发展做出更大的贡献。从本质上来看，企业所开展的人力资源管理工作，核心内容在于对人的管理。而人事档案管理则是对个人经历、工作技能以及工作表现等进行记录，有着良好的现实性、真实性以及动态性，能够为人才的全面考察与了解提供可靠保障，为人才的录用与调配打下良好基础。

（二）人事档案管理的重要性

在现代人力资源管理当中，人事档案管理的重要性不言而喻。首先，通过开展高效的人事档案管理，能够为人力资源开发提供真实、可靠的数据信息，通过对员工人生经历进行综合、动态的分析，掌握员工的职业生涯经历，同时了解员工的整体素养，将各类有价值的信息反馈到用人单位，充分的发挥出人才的价值。其次，人事檔案管理能够为人力资源的合理配置提供可靠保障。用人单位通过对个人的档案进行分析，能够根据其个人信息以及实际情况，采取科学的管理手段，在人力资源信息共享的基础上，结合个人的特点，合理的进行工作岗位的安排，实现人才潜能的挖掘，为用人单位带来最佳的人才效益[1]。所以说，在当前的社会发展中，人事档案管理作为用人单位选拔人才的重要指标，能够有效的提升人力资源管理效率，同时结合个人的具体情况，为企业发展做出更大贡献。

二、人事档案管理工作中存在的问题

从当前的人事档案管理工作来看，受到多方面因素的影响，其在管理意识、管理制度、管理方法以及管理人员水平等方面存在一定的不足，严重影响了人事档案管理工作作用的发挥。

（一）人事档案管理意识淡薄

在社会经济的快速发展当中，用人单位所开展的人事档案管理工作的重要性不言而喻。但是就目前的现状来看，部分用人单位对于人事档案管理工作的重视程度明显不足，存在档案管理意识淡薄的情况，这就使得其在进行各项档案管理工作的过程，很难严格的按照相应的标准执行。在用人单位的管理当中，领导对于人事档案管理的忽视，使得下属员工的各项工作开展缺乏约束，认为自己的工作无关紧要，只需要保证人事档案不丢失，不泄露就可以，并没有对自身的岗位有一个正确的认识。而对于部分管理者来说，在进行档案资料借阅以及查询的时候，并没有进行完善的登记手续，整个的管理手段比较落后，这就使得其在反复调用原始材料的过程中，很容易产生一些损耗[2]。除此之外，在一些用人单位的人事档案管理当中，安全意识存在明显不足，整个的操作缺乏规范性，经常会出现档案信息泄露的情况，对个人的信息保护产生了不利影响。

（二）缺乏完善人事档案管理制度

在当前的用人单位人事档案管理过程中，许多单位在档案管理划分方面存在不规范的情况，缺乏一个统一的标准，在进行档案查阅的时候，没有进行明确的登记，在原始材料外借之后，经常会出现档案资料受损的情况。在这种不完善的人事档案管理制度下，使得用人单位很难对人事档案进行科学的管理，同时对现代企业的人事档案管理工作产生了不利的影响。在这种情况下，许多档案管理人员的工作缺乏约束，整体的工作缺乏约束性，在出现资料丢失之后，也不会受到严重的惩罚，使得档案管理制度当中存在的缺陷被逐渐的放大。除此之外，在开展档案管理的过程中，部分工作人员存在忽视，甚至是不配合的情况，这就使得档案管理的效率受到了较大的影响，大大降低了用人单位人事档案管理工作的水平。

（三）人事档案管理方法与手段落后

在现代社会的发展当中，用人单位所开展的人事档案管理工作，在专业性以及政治性方面有着较高的要求，这就需要在开展这项工作的过程中，需要有专门的人员来进行，同时对各项档案资料进行单独的存放。但是就目前许多的用人单位来说，在人事档案管理方面存在明显的不足，更多的是有其他部门的人员兼任，同时在进行档案管理的过程中，方法与手段比较落后，往往依靠手工操作来完成各项任务，这就使得档案管理的效率比较低下。尽管在目前的许多单位当中，已经引进了一些人事档案管理软件，但是由于缺乏统一的标准，同时软件的操作比较复杂，这就使得工作人员很难将软件的作用发挥出来，无法实现人事档案的信息共享，对人才的考察产生了较大阻碍。在当前信息化时代的发展中，计算机信息技术在各行各业都得到了广泛的应用，但是就目前的人事档案管理来看，在信息化程度方面处于一个较低的水平，许多用人单位知识简单的进行档案目录编号的录入，在进行档案查阅以及资料检索当中，采用的依旧是手工操作的方式，使得整体的管理效率大大折扣[3]。

（四）人事档案管理人员素质水平较低

对于人事档案管理工作来说，工作人员必须要具备较高的业务能力以及政治素养，从而贯彻人事档案管理工作的相关要求，实现人事档案管理效率的提升。但是从现阶段用人单位的人事档案管理来看，并没有专门的人员来负责，许多管理人员都是身兼数职，自身的专业素养相对较低，很难满足当前的人事档案管理工作需求。在这些管理人员当中，并没有接受相关培训，使得其对于人事档案管理工作的重要性缺乏理解，同时由于专业技能的缺乏，使得其在各项管理工作方面的技能水平较低，制约了管理效率的提升。特别是对于人事档案管理队伍来说，稳定性相对较差，经常会出现人员调动的情况，这就使得其很难全身心的投入到人事档案管理工作当中，对于人事档案管理效率与水平的提升产生了不利影响。

三、完善人事档案管理工作的措施

为了更好的提升人事档案管理工作的效率，将人事档案管理的作用充分发挥出来，必须要针对当前工作当中存在的问题，及时的采取有效的应对措施，从管理意识、管理制度、管理方法以及管理人员等方面着手，提升人事档案管理水平。

（一）增强人事档案管理重视程度

在现阶段的人事档案管理工作当中，必须要提升用人单位管理者的重视程度，通过定期进行研讨会的召开，提升工作人员的重视程度，从而积极的落实各项人事档案管理方法，实现管理效率的改善。在这一过程中，管理者许多积极的进行人事档案管理的学习，了解档案管理的法律知识，明白在现阶段的市场经济发展中，人事档案管理工作的重要性，从而制定科学合理的人事档案管理方法，对各个管理人员的职权进行明确[4]。只有在管理者提升对人事档案管理的重视程度之后，才能增加资金与人力投入，为各项工作的顺利落实提供可靠保障。

（二）完善人事档案管理制度

对于人事档案管理工作来说，相较于传统的人资管理工作来看，有着更强的专业性要求，必须要做到精益求精，对管理制度当中存在的问题进行弥补。因此，在目前的用人单位管理工作当中，必须要对人事档案管理制度进行完善，通过对管理人员进行专业性的培训，增强其档案管理技能，提升人事档案管理的准确性、及时性以及有效性。与此同时，必须要对人事档案管理工作的监督机制进行完善，通过设立专门的监督部门，对档案管理工作的开展现状进行评估，对于存在没有有效归档以及分类归档问题的工作人员，必须要进行追责，同时开展有关培训工作。通过制定严格的评价标准，完善奖惩机制，从而激发管理人员的工作积极性，发挥出档案管理者的创新意识，认真的落实每一项档案管理工作的要求，为档案管理水平的提升打下良好基础。

（三）改进人事档案管理方法

在当前信息化技术水平不断提升的情况下，人事档案管理工作的方法必须要进行改进，构建完善的信息系统，实现人事档案管理效率的提升。在进行信息数据库构建的过程中，需要进行合理的档案目录设置，从而为查询人员的各项工作提供便利的条件。对于个人的优秀工作成果来说，需要采用数字化的手段，将重要资料进行及时的保存，比如说学术论文、个人著作、技能证书以及科研成果等等，同时记录员工的突出贡献，为后续人事安排提供必要的依据[5]。在人事档案管理工作当中，最基础的环节就是收集档案资料，这就需要借助计算机等现代化管理方法，对相关材料进行记录整理，为人事档案材料的完整性与真实性提供可靠保障。

（四）提升人事档案管理人员专业素养

在现阶段的人事档案管理工作当中，必须要提升管理人员的专业素养，增强管理人员的专业性、机密性以及政治性，从而更好的提升人事档案管理工作的水平。这就需要组织专门的人事档案管理队伍，聘用德才兼备的工作人员，特别是在进行人员录用的过程中，必须要对其道德品质进行重点考察，保证工作人员能够具有较强的保密观念，同时做到遵纪守法，提升自身的工作能力。其次，必须要对档案管理人员进行专业技能培训，通过组织人员参与定期的培训，对档案管理的专业技能与知识有一个详细的了解，同时增强与其他单位之间的交流，不断的提升自身的业务水平。最后，应该鼓励管理人员开展自我学习，通过视频学习、进修学习等方式，实现自身专业性的提升。

四、结语

在人事档案当中，能够对个人经历、专业技能以及工作表现有一个清楚的掌握，反映出了个人的成长历史，为人力资源管理工作的开展开下了良好基础。人事档案管理作为人力资源管理中的重要环节，需要对人事档案进行收集、整理、保管以及利用，通过开展高效的人事檔案管理，能够为企业与单位的人才选聘提供有效的参考，从而为当前社会的发展提供可靠保障。用人单位通过对个人的档案进行分析，能够根据其个人信息以及实际情况，采取科学的管理手段，在人力资源信息共享的基础上，结合个人的特点，合理的进行工作岗位的安排，实现人才潜能的挖掘，为用人单位带来最佳的人才效益。

参考文献

[1] 肖靓.人事档案管理中存在的问题与措施[J].办公室业务，2016（05）：155-155.

[2] 石开.实行干部人事档案“统存统管”的实践分析[J].浙江档案，2017（06）：59-60.

[3] 冯艳.事业单位人事档案管理现状与对策[J].档案管理，2015（02）：87-88.

[4] 张卫，李薇，刘丽娜，等.采用信息化手段实现医院人事档案的精细化管理与控制[J].中国急救医学，2015，35（s2）：401-402.

[5] 徐红培.医院人事档案管理工作存在的问题及对策思考[J].档案与建设，2015（12）：85-86.

作者简介：黄阶（1974- ），男，湖北建始人，大专，恩施市建设工程质量监督站助理馆员，研究方向：档案管理。