高职院校学生档案管理存在的问题及对策

娄倩

【摘要】随着时代的不断进步，我国经济条件的不断提升，我国高职院校为了能够提升自身的教育管理水平，高职院校必须要对档案管理的管理方式和管理理念进行变革，档案管理的质量水平能够直接影响学生未来入职工作的稳定，会影响学生的稳定发展。目前，高职院校面对档案管理工作，依旧存在着许多问题。本文针对这些问题，深入分析，为如何提高档案管理水平进行了探索。

【关键词】高职院校;档案管理;问题;对策

高职院校与其他的高等院校有着很大的不同，其中最大的区别在于对学生的培养方向是不同的，对高职院校来说，高职院校的教学目的主要是培养出专业性的技术人才。因此，这就需要根据不同专业的特点，将理论知识内容与实践活动相结合，才能更好地进行教学，实现教学目标。而对学生档案进行管理的工作就是将学生的个人情况进行记录，其中包括了在校情况、专业技能水平和学习与实践的情况，这些记录的真实性、准确性和高效性都会影响学生未来的发展。

一、目前高职院校学生档案管理存在的问题

（一）学院领导对档案管理不够重视，管理人员普遍素质不高。根据调查研究可以发现，在管理理念方面，我国许多高职院校在开展档案管理的工作时，都不太重视这项工作，并且认为档案管理与学生的毕业分配和日常管理没有直接的影响关系，档案管理工作是可有可无的，无须认真、严格对待的;在管理人员方面，由于高职院校不重视档案管理的工作，自然而然的也不重视对档案管理人才的选拔和培养，高职院校中严重缺乏专业性强、综合素质高的档案管理人员，档案管理人员大多是由别的部门兼职，因此普遍存在着专业技能和业务能力差、综合素质低的问题，并且档案管理部门还存在着人手不足的问题，就职人员也没有经过专业培训，对档案管理的专业管理方法与程序都无法规范、标准、高效率地完成，这样一来，容易造成档案管理的每个环节都出现问题，环环出错，严重缺乏科学性和严谨性。

（二）档案内容的记录很随意。在上述中可以了解到，许多高职院校中存在着管理工作不规范、不严谨的问题，因此导致学生档案的内容也不够严谨。对学生档案进行填写时，抱着随便的态度，填写不符实际的内容，档案采集的人员对此不够重视，那么学生填写时也会非常随意，从而出现了前后内容不符的问题，例如：年龄和生日的计算缺乏标准、姓名与曾用名的变动混乱、同名同姓记录混乱等问题都会对以后的材料整理造成影响，使得档案会缺乏真实性。并且，由于学生在填写时比较随意，如果档案部门并没有对此进行严格把关，就无法及时发现问题和解决问题，使得档案将错就错，无法反映真实情况。

（三）档案的信息不够详细和全面。学生档案必须能够详细、全面地反映学生的实际情况，要通过档案可以对人的形象进行有轮廓的了解，对学生的家庭信息、成长环境、学习情况、思想品德、特长爱好等都要有所了解，档案内容要清晰明了，而不是千篇一律的套话。而目前，高职院校对学生的档案进行管理时，正存在着这些问题，对特长和优缺点的描写内容相似、使用了套话，使得人们看过档案也无法了解学生的真实情况，看的一头雾水。并且在对档案材料内容进行记录时，还过于强调学生的政治思想表现，忽视了对学生的动手能力、技术水平和创新意识的反映，从而无法真实全面对学生的综合能力进行了解，档案的作用也无法发挥出来。

二、如何提升高职院校的档案管理水平

（一）通过对档案法规进行宣传，来提升领导的档案意识。想要实现档案管理的规范化，那么领导必须要对档案管理的工作重视起来，还要注重让学生认识到档案管理的作用，从而有助于强化领导和学生的档案管理意识，才有助于推动档案管理机制的建立和完善。高职院校可以定期对《档案法》进行宣传，可以通过举办知识讲座，来促进教职工对档案管理的重视和学习，有助于提升教职工和学生的法治观念，增强自身的政治觉悟，不仅能够提高对档案管理的重视，还能够从一定程度上提升档案管理水平。

（二）档案管理工作人员需要具备良好的道德品质和政治素质。身为档案管理人员，要具有良好的道德品质和政治素质，才能在工作中认真负责、坚守原则、遵守制度，才能做到公平公正，严格按照程序办事。面对个人恩怨，也不会徇私枉法，面对个人名利，更加看重自身责任，在工作中勤恳踏实、坚韧不拔，面对枯燥乏味、復杂琐碎的工作也从不懈怠。作为档案管理的工作人员，不仅要重视提高自身的思想觉悟，还要注重对自身的业务水平进行提高，只有拥有了专业理论知识，才能对档案管理工作的各个环节进行熟练的把握，特别在鉴别、整理、分类材料时，档案管理的能力能够直接影响管理的质量。并且，档案管理的工作人员还要拥有社会实践的经验，丰富的实践经验运用到实际的管理工作当中，才能及时有效发现问题，对档案内容的真伪进行辨别和筛选。

（三）建立健全档案管理的相关制度。在档案管理的工作当中，管理制度是保障工作顺利开展的基础，想要使档案工作的开展能够科学、规范，就一定要对档案管理的相关制度进行完善，使档案工作的开展能够有章可依。依据管理制度严格开展的档案管理工作，也能够更加全面、真实地反映学生信息，还能够有效提升管理工作的效率。例如：可以通过对鉴别归档的相关制度进行完善，从中明确规定了鉴别和归档的内容和要求，工作人员在熟知制度的情况下，能够更加有效率、系统性的对档案进行鉴别、整理和查漏补缺。

（四）建设现代化的档案管理系统，提升档案管理的水平和质量。在当前时代，档案的管理也要跟上时代变化的节奏，档案管理要朝着科学化、现代化和技术化的方向发展，并且要树立先进的档案管理理念，根据需求，制定出完整的、科学严密的、符合时代要求的管理运行机制和管理体系。可以实行电子档案，通过数据化技术来对档案进行管理，设计一个系统、安全、标准的管理软件，将档案信息输入到软件中，能够方便对信息进行快捷查找和整理。

三、结论

综上所述，目前我国高职院校中对学生档案进行管理时，存在着档案材料整理过于简单，难以真实地反映出学生的真实材料，内容存在着造假、不实的现象，这些问题都会影响未来学生的就业发展，不利于招聘单位对学生进行真实、全面的了解，也在一定程度上阻碍了学生在未来工作中充分的发挥优势和特长，对此问题，高职院校必须要采取措施进行解决，校领导必须要对档案管理的相关工作进行重视，提升进行档案管理的工作人员的综合素质和业务能力水平，注重管理人员的责任心培养，对档案的相关管理制度进行完善。

【参考文献】

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