高值医用耗材档案管理研究

王悦超

【摘要】在医院的管理工作中，医用耗材的管理有着重要的作用，关系着医疗工作的安全问题。由于医用耗材的种类繁多、数量大以及规格复杂，所以对医用耗材的档案管理尤其重要，其贯穿于医用耗材整个管理过程，而传统的管理方式无法满足现代医院管理的要求，这就要求医院要加强医用耗材的信息化管理。基于此，本文简要说明了医院耗材档案管理的内容，对当前医院耗材档案管理情况进行分析，并探讨了高值医用耗材的档案管理，希望给有关部门提供一些参考依据。

【关键词】医院;医用耗材;档案管理

随着科学技术的进步，越来越多高新技术的设备材料被普遍应用于医院的医疗工作中，这也使得医院对医院耗材的需求量日益增加。在这样的情况下，医用耗材的质量及应用安全问题成了相关部门和患者重点关注的问题。在医院现代化管理中，对医用耗材进行管理是必不可少的一项工作，而且规范化的医用耗材管理可以有效提升医院的医疗服务水平。而在医用耗材的管理中，医用耗材的档案管理工作是重点内容，是医用耗材安全、有效使用的重要保障。所以，在医院的管理工作中，必须要注重医用耗材的档案管理工作。

一、高值医用耗材档案管理的内容

在医院的高值医用耗材档案管理中，其管理的内容主要涉及申购审批、采购、验收保管和使用等环节，以下具体从以下几个环节进行阐述。

（一）申购审批。在高值医用耗材申购审批环节，需要进行档案管理的范围主要包括需要购买的高值医用耗材名称、规格、型号、生产的企业、申购的数量、经销商名称、价格、论证报告、申购负责人签字、审批文件等等。

（二）采购。在高值医用耗材采购环节，需要进行档案管理的范围主要有两个：一个是招标采购的资料，另一个是购销合同。招标采购的资料涉及比较多，主要包括供应商资质、产品资质、采购记录单以及实物样本。购销合同涉及的内容也较多，包括产品名称、规格、型号、价格、金额、数量、生产企业、供销商、质量标准、供货和验货要求、支付方式、技术要求等等方面。

（三）验收保管。验收保管环节需要进行档案管理内容，包括查验产品的名称、规格、型号、数量、检验合格证、生产批号、生产日期、使用日期、灭菌日期和方法等，这些内容都要制作成验收单，验收人员签字并进行归档。

（四）使用。在高值医用耗材使用环节，需要进行档案管理的范围包括领用情况、库存情况、灭菌情况、质量情况、积压情况、浪费情况、监测记录等等。其中，对于正在使用的高值医用耗材的质量情况要进行实时跟踪，及时处理不良的高值医用耗材并做好相应记录，再做好相应的检验合格工作后方可发放使用，同时将监测记录进行归档。

二、医院高值医用耗材档案管理的情况分析

由于大型医院的高值医用耗材种类繁多、数量大以及规格型号复杂，所以导致高值医用耗材档案管理工作难度增大，需要花费大量的时间和精力对高值医用耗材档案进行收集、记录、整理和更新，同时高值医用耗材档案管理又受到多方面因素的影响，归纳总结起来，主要表现在以下几个方面：

（一）高值医用耗材种类繁多、数量大、规格型号复杂，且专业性较强。随着科学技术的发展，高值医用耗材的种类也随之增多，其涉及的范围也越来越广，所以使得医用耗材档案管理人员在进行档案管理时，需要注意的事项特别多。这也要求医用耗材档案管理人员要具备较高的专业水平，不仅能够充分掌握医学和医疗机械设备等方面的知识，而且也要具备较高的档案管理、经济管理能力。

（二）供应商数量较多，业务员素质有待提升。随着医院对高值医用耗材的需求增加，而且高值医用耗材种类繁多，随之供应商数量也越来越多，同时往往一个供应商供应的医用耗材即涉及高值医用耗材也涉及低值医用耗材。但是，部分供应商在供应高值医用耗材时，往往只是注重业务员的销售业绩，忽视了对业务人员进行相关医用耗材法律法规的培训，加之业务员的流动性较强，所以导致业务员并不能够清楚地认识到高值医用耗材相关资质证照，医院采购人员在购买高值医用耗材时也就不能及时提交完整的资料。同时，有些供应商会因为利益问题，企业名称经常进行变更，使得医用耗材档案管理人员需要新建一份档案，同时又要保留原有的档案确保供应环节资料的连贯性，这样不仅增加了档案人员的工作量，而且增加了档案工作的难度。

（三）缺乏相应的监管。主要表现在部分临床科室在未经过医院审批流程后，便私自使用高值医用耗材，医用耗材档案管理部门难以有效收集这些高值医用耗材的资质，加之缺乏相应的监管，当出现质量问题时，没有档案资料可查，很大程度上提高了医疗纠纷发生的概率。

（四）高值医用耗材档案管理的重视程度不高。虽然国家颁布了一系列关于医用耗材管理和使用的法律法规，但是在实际的执行中，仍然有部分医院管理人员忽视高值医用耗材的管理，只是片面追求高值医用耗材的成本效益，对于高值医用耗材的管理力度不足，高值医用耗材的档案管理更是无从说起，相应的医用耗材档案管理岗位缺少，往往是医院采购人员既要负责采购又要负责档案管理，导致采购人员在日常繁琐的采购工作中，容易忽略高值医用耗材相关资质的管理和更新，极其容易产生疑虑纠纷，严重损害医院和患者的利益。

三、高值医用耗材档案管理的方法

高值医用耗材指的是安全性要求较高、直接使用人体、专科使用以及价值较高的医用材料，与患者的健康和安全有着重要的关系。因此，医院必须重视高值医用耗材的档案管理，实现对全部高值医用耗材档案进行建档，包括产品资质证照、供应商的档案、采购合同和订单、出入库记录、使用记录等，以此确保高值医用耗材档案能够有效使用，从而促进临床医疗水平的提升。以下主要从资质证照管理以及物流档案管理两个方面阐述高值医用耗材的档案管理。

（一）高值医用耗材资质证照管理。面对层出不穷的高值医用耗材，以往传统的手工录入方式已经不能够满足当前档案管理工作的需求。对此，为了有效节约成本，降低管理错误，医院可以在原有的资源计划基础上积极引进供应宝软件系统，借助这一系统强大的档案管理功能进行管理，同时也要注重加强档案信息化建设，要充分利用信息化手段，以此确保采购人员能够实时地掌握医院中高值医用耗材资质证照情况。此外，为了有效提高档案管理的效率，应当将供应宝系统与医院企业资源计划进行同步，要求供应商根据医院提供的供应商编码在供应宝系统中进行注册，然后在经过审批之后上传合同产品内的资质证照，并且明确标注有效期，以此确保供应商可以及时更新和维护证照信息，一旦资质证照过期，则系统自动提示医院停止购买相关的医用耗材。

（二）高值医用耗材物流档案管理。具体的操作方式是供应商要对可能使用到的高值医用耗材在医院库房存放时，要完成相应的条码扫描工作后方可办理入库手续，然后系统由此自动产生入库记录。对于高值医用耗材的使用，相关的护理人员要在患者使用之后，在系统中提取出相应的生产厂家、供应商名称、产品名称、规格型号等信息，同时还有患者信息、医师和手术护士等信息，全面记录在电子档案系统中。在完成高值医用耗材使用信息记录之后，要将其录入医院资源规划系统的管理模块中，之后再办理出入库的调拨手续。此外，相关的供应商也要及时登录供应宝系统进行货源补充工作，以此满足医院临床使用需求。

四、结语

综上所述，高值医用耗材的档案管理是医院医用耗材质量管理和监督的重点，尤其是高值医用耗材的资质证照管理和实时监管。对此，医院可通过引进供应宝系统实现对高值医用耗材资质证照的实施监管，发挥主观能动性，让供应商参与到医院高值医用耗材的档案管理中，这样不仅能够有效减轻医院采购人员的工作压力，而且能够有利于实现高值医用耗材档案的精细化、动态化管理，有效改善传统档案管理方式的弊端。同时，也要注重医院企业资源计划系统的使用，以此对高值医用耗材从入库到出库的全过程进行实时監控，降低高值医用耗材的使用风险，使医用高值耗材的管理更加精细化、规范化和合法化。

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