基于科研档案生命周期的档案系统平台建设策略研究

何南洋

【摘要】科研档案是企业档案管理的重要方面，本文从科研档案收集、保管、利用的生命周期出发，研究解决针对科研项目的档案信息化建设策略，从数据收集子系统、档案保管子系统和档案利用子系统三个方面，做好科研档案管理的系统建设。

【关键词】科研档案;档案管理系统;档案收集;档案保管;档案利用

一、科研文档管理的方式

科研文档的管理，既與传统档案管理密不可分，又受项目管理的影响，具有非常显著的技术专业性。针对这种客观条件，目前市场上形成了两种较为常见的科研文档管理方式。

（一）基于业务系统的独立的电子文档中心。部分企业根据自身行业特点、企业技术背景，采用了基于业务系统的专业的企业内容管理系统，其选型包括IBM ECM、Opentext、EMC Documentum、Oracle WebCenter Content;行业内有的企业建立了基于Teamcenter、PTC Windchill等PLM科研中的图档管理功能的文档中心。这些类型的系统完整、全面地保存了原生电子文件，且对文件的控制、管理和利用都能提供最直接、最便利的效果。但也存在一定的局限性：一是弱化了系统电子文件的档案属性，不利于信息固定，无法有效发挥凭证作用。二是割裂了与其他文件的关联性，尤其是与传统纸质数字化文件的档案关联性。

（二）基于数据传输接口的传统档案管理平台。具有综合档案管理职能的企业基本选择通过接口方式将科研文档及数据归档至专业的档案管理系统。通过统一的元数据标准，采用WebService或中间表的数据交换技术，有效解决企业不同业务系统电子文件的归档需求，同时也能满足档案资源集中管理的要求。这种方式对标准和技术的依赖性非常大，要求制定既能反映科研数据特性，又能满足档案管理需求的元数据标准，同时还要求档案系统能及时优化升级，以适应更先进、更经济的接口技术。本文研究的针对科学研究项目的档案管理平台，是基于数据传输接口的档案资源综合档案平台，并在此基础上构建突出科研档案管理重点和难点的系统平台。

二、以“全”为本——科研数据收集子系统

科研数据收集子系统是科研档案管理平台的“前锋”，负责识别和接收与科研型号研制相关的各种类型的数据、文件、图样、表单等。根据科研文件归档范围，按照人工干预程度，科研数据收集有三种形式：接口收集、在线收集和手工收集。

（一）接口收集。接口收集是科研数据归档的“主力军”。涉及科研项目研制的业务系统如PDM、TDM、TeamCenter等，承担了型号大量的设计文件、图样、试验文件和表单的编制、审签、发布和流转任务;计划管理系统包含各级项目研制计划、计划执行情况及计划完成情况等数据;供应商管理系统包含项目研制的各级供应商基本信息、资质、供应商批准和维护数据等;合同管理系统包含与科研相关的合同及各类前期文件;公文管理系统（OA）包含有关机关、上级主管单位制发的以及本单位上报的关于项目的公文材料。以上业务系统产生的电子文件，是重要的科研档案，通过业务系统与档案系统的接口，完成以上电子文件的自动有效归档，从而保证科研数据收集的完整性。影响业务系统电子文件有效归档的两个重要因素，一是接口规范和元数据标准。二是接口可扩展性，这两个因素很大程度上影响了档案系统与业务系统之间发展的平衡性。1.接口规范和元数据标准。接口规范定义了业务系统接口的归档内容、归档过程和实现的技术形式。考虑到各业务系统的复杂程度不同，接口平台提供了两种实现方式：一是“中间库”，通过中间表的形式与各业务系统互联。二是“Web服务”模式，将各业务系统数据直接写入档案系统实现归档。元数据标准对各类档案、相关电子文件及其行为过程进行统一标准描述，将不同业务系统产生的电子文件，以及原生电子文件与数字化文件（文本、图形、图像）进行统一描述。2.接口可扩展性。可扩展性是系统持续发展的重要方面，无论是采用“中间库”形式，还是“Web服务”模式，都要充分考虑企业信息化环境的持续发展，考虑为新的业务系统提供数据接入功能。接口可扩展主要通过配置冗余接口、强化中间库功能或技术优化升级等方式实现，企业应根据实际情况结合多种形式，以保证系统接口的先进性、经济性和发展性。

（二）在线收集。在线收集是介于接口收集和手工收集的一种形式，主要依托业务系统中的E化流程，通过流程各环节的加工和初步整理，将应归档的流转记录和相关附件逐步转化为符合归档要求的文件，在归档环节中由档案员进一步整理后实现文件的归档。在线收集与接口收集的主要在于：在线收集面向的流程多样，需要档案员对收集的文件按档案著录要求进行审核确认后录入档案系统，接口收集则由接口直接按照档案著录规则将数据写入档案系统。

（三）手工收集。手工收集是传统的档案收集形式，通过归档者与档案员的文件交接，实现文件的归档。其对象主要包括：一是原生纸质文件、带有签署或盖章的正式材料，如机关事业单位出具的合格证、授权书，签署的合同、协议等。二是部分无法在企业信息化系统中流转的文件，如超出系统密级的涉密文件、特殊载体或格式的文件等。手工收集的文件材料往往具有很强的凭证作用和保存价值，无法被其他方式完全代替，是非常重要且必不可少的一种收集手段。然而，因手工收集是传统的线下形式，无法借助E化手段控制归档进程，归档过程中往往是档案员被动接收。要保证手工收集的完整性，可从两方面努力：一是编制文件归档范围表，加强档案员的前端控制。二是加大档案宣传，提高企业员工的归档意识。

三、重点突破——科研档案保管子系统

（一）项目基线数据管理，保证科研档案的成套性。成套性是科研档案的重要特性，是科研档案完整的重要体现。传统的档案管理系统按文件管理，文件与文件之间缺少关联关系，或关联关系需要耗费大量的人工时进行维护和更新。在科研数据管理系统中，采用基线的方式对科研项目的不同阶段进行文件的分类和组织，为科研成套性提供重要输入。基线保证档案成套性分两步走：一是基线审签发布后通过业务系统接口归档，二是在档案系统中以基线数据为依据建立数据视图。基线视图不额外增加数据存储，并能根据基线的更新自动配置科研数据视图。

（二）强化文件的控制功能，管控科研档案的有效性。科研档案的受控管理包括文件版本有效性标识、文件权限控制、文件的分发和跟踪等，受控管理是避免科研文件非预期使用的重要手段，受控性是科研档案不同于其他类型档案的一个重要特点。科研档案的受控管理要制度和技术两方面同时保障，制度上，要制定覆盖文件全生命周期的编制、审签、归档、传递、接收、利用、回收等方面的要求;技术上，依托档案系统平台，实现对归档文件的具体控制，包括但不限于：升版后实现文件状态的自动更新，增加归档的系统标识并支持文件防扩散，文件的权限管理（查阅和下载权限）避免一刀切、既符合保密要求又能最大限度地满足资源共享，实现文件按路径自动分发、跟踪和回收，文件分发及跟踪记录可追溯、文件的控制可自定义等。

（三）系统软硬件建设，增强科研档案存储的安全性。档案数据安全是档案管理的重中之重。在科研档案管理系统中，档案数据存储的安全主要体现在两个方面：一是档案数据及其载体的安全，能满足科研生命周期内的信息利用和还原需求。二是档案数据结构安全，能针对科研数据结构和属性进行完整记录和存储，保证项目迭代后数据和状态的可追溯，并不受科研开发环境的影响和限制。结合以上分析，要保障科研档案存储的安全，应从两方面同步开展：一是软件技术，要求档案系统能满足三维数据模型和科研元数据（结构信息、工艺信息）的管理和存储，对档案系统的仿真环境和非结构化数据管理技术提出更高要求和挑战。二是硬件设备，要求档案系统的应用服务器和数据空间能满足定型的科研三维模型的存储，支持元数据信息的调用。

四、由点及面——科研档案利用子系统

（一）发挥资料点的能动性，延伸档案资源共建共享的触角。档案管理系统的资料点模块，为档案利用向企业内部延伸提供切入点。资料点承担了文件收集、分发、查阅、复制等功能，为企业档案尤其是科研档案的管控提供帮助。1.文件收集。通过资料点在线提交归档文件清单及对应的电子文件，档案员审核后确认归档，减少线下移交环节，便于后续整理和统计。2.文件分发。科研文件按路径分发至各资料点，资料点管理员在系统中提供二次分发，实现科研档案的分发利用和回收。3.文件查阅。对分发的科研文件可在资料点模块中进行分类、查阅，同时，资料点提供文件分类、整理、受控利用的功能，可统筹管理和管控资料点单位（按部门或按团队）的文件。4.文件复制。用于生产或装配的纸质文件、图样，通过车间资料点进行纸质档案的申请、复制、发放、登记和回收，同时对资料点台账进行版本自动跟踪，保证纸质图样和文件的及时发放。

（二）设置档案开发专题模块，加强项目专题的编研。为科学研究服务是档案工作的重大使命之一，是档案人员融入一线、走进基层的重要突破口。档案资源的编研，不局限于特定档案，是对系列档案的开发利用，是对档案资源进一步的归纳总结、提炼升华，是档案利用的重要方面。目前的编研工作主要依靠档案员花费大量的时间和精力进行资料的收集、整理、汇总，且后续的成果更新仍需不断进行，效率和效果都不尽如人意。针对此问题，档案管理系统的开发编研模块不能简单地提供数据导入和编辑功能，应以档案资源大数据为基础，实现编研的自动化和智能化，并能支持专题内容的持续更新。例如，项目组织沿革或某型号大事记等专题，首先通过关键词抓取技术，从档案资源数据集中自动获取和该项目相关的立项文件、任免文件、会议纪要、总结类文件及多媒体文件等。其次，自动匹配被抓取文件的元数据和项目专题信息的对应关系，实现成果内容的半自动编制。最后，编研人员根据成果要求对内容进行审核并进行必要的二次加工，最终完成项目专题的编研成果。

（三）建立项目制的档案资源共建共享平台。科研项目的设计、制造、生产过程中，主承制商和厂所间进行文件、图纸、标准的分发和利用非常普通。目前军工企业的档案资源交互，受保密管理要求的限制，一般是将文件从企业内部网导入专用网进行传送，到达目标企业后再导入企业内网，这种方式的资源共享需耗费大量的工时和效率。为最大限度地实现资源共享，建成统一的、覆盖全面的档案资源管理平台非常有必要。根据资源和受众群体分类，档案资源共建共享平台可分为集团型、区域性和项目制三种类型，其中“项目制”是以科研项目为中心，以档案管理系统为依托，建成连接主承制商及上下游各供应商的资源共建共享平台。该平台可通过域信任认证连接模块及域间信任配置，在各档案系统所在域之间建立域信任关系，借助权限设置、数据加密存储、加密传输、同步等手段，实现数据交互和跨域业务应用，使现行文件和档案文件在域间流转，实现外域访问权限审批、现行文件跨域分发、电子文档跨域借阅和移交，打通各域之间的壁垒和屏障。

五、总结

档案信息化、数字化的發展日新月异，高效、安全、可靠的档案管理离不开档案信息化技术。针对企业科研档案管理，从收集、保管、利用的角度出发，分析各阶段档案管理的需求和目标，分解成信息化技术可解读的操作及形式，旨在为企业科研档案的管理提供便捷、有效的管理工具，为企业科学研究项目管理提供资源保障。

【参考文献】

[1]纪云.制造业企业档案管理系统的扩展应用[J].软件，2012（7）.