医疗卫生机构档案管理信息化建设

韩净 刁红梅

【摘要】如今不少医疗卫生机构开始注重于档案管理的信息化建设，档案管理也从原本的文字记载变成了当下的电子数据，更是医疗机构进行决策的关键依据，它和医院的发展以及建设都是息息相关的，经过合理的管理档案，能够更好地观察医疗机构的人事调动情况，提高医疗水平，减少职员管理档案的压力，可是在实行档案管理信息化建设的过程中情况不容乐观，也存在诸多的问题，导致很多人事信息的使用效率无法提升，为了确保医疗机构管理档案效率可以提高，满足时代发展的需求，本次针对医疗机构档案管理信息化建设的过程中存在的问题进行分析，然后给予一定的建议，希望可以更好地促进档案管理信息化建设进程的加快。

【关键词】医疗机构;档案管理;信息化建设

由于中国医疗管理系统已经步入新的发展阶段，所以，改革的重要性也就凸显了出来，特别是档案管理的供给侧改革已经变成提升档案管理效率的重要手段，医疗机构愈发看中档案的信息化建设，已经变成医疗卫生事业发展的关键构成部分。医疗机构必须要清楚档案管理信息化建设的重要作用，调整自己的观念，培育人才，完善各项制度，确保资源能够彼此共享，一同进入新的发展时期。

一、医疗卫生档案管理信息化建设的必要性

（一）医疗卫生档案必须要长久存储。过去档案都是利用纸版来保存档案信息的，因此，会利用很多的空间来对档案进行保存，这就导致了场地资源的浪费，加上纸张会受到环境、温度等方面的影响，难以完整保存档案;当工作人员需要寻找某个患者的资料时，需要消耗太长的时间去搜索，查阅的过程也会导致档案发生丢失的情况，这些都是传统纸版存在的限制。档案管理信息化改变了保存上的缺陷，运用先进的手段，利用光盘、计算机等设备来处理数据，设计电子档案，不但节省了保存空间，还缩短了搜索的时间，最大限度地保证了档案资料的全面性，无论是备份抑或是搜索都极为便利。

（二）档案规模扩张、数据量增大。如今，医疗卫生机构的规模持续扩张，这就也意味着档案数据量的增大，不但需要保存病人的病例，还需要保存人事信息、医疗信息等等方面的内容，甚至随着各项细化，档案在处理上也愈发的复杂。针对此种情况，显然传统的纸质档案管理难以满足现代医疗机构扩张的速度和发展的趋势，需要消耗太多的时间、精力去搜索、归档，甚至一个不小心就容易导致档案文件的丢失和遗漏，所以，运用信息化手段，凭借计算机以及网络等工具来对档案进行管理，满足查询以及管理等等方面的需求。

（三）合理发挥档案资料的作用。怎样对活化的档案资料进行运用，将它们的效用给发挥出来，这个是医疗机构最关注的问题，也是最头疼的问题，促进档案信息化建设，在一定的程度上能够避免在管理档案上消耗太多的时间和精力，降低管理者的工作量，让他们有了机会去开发和整理各项档案信息资源，再者计算机软件以及网络工具的使用，可以在医生需要病人档案信息的时候，在短时间内全部查找出来，这样就可以节省双方的时间。另外，醫生以及科研人员也能够经过网络，对医疗、科研等等信息进行搜索，了解具体的情况，甚至对一些好的医疗手段进行学习和参考，来提升医疗卫生服务水平。

二、医疗机构人事档案管理发展中遇到的问题

（一）管理人员队伍建设落后。医疗机构档案信息化建设离不开人的帮助，而现在医疗机构档案管理最大的问题就是队伍建设过于落后，之所以出现此种状况，最关键的是这三个因素的影响：第一，医疗机构档案在管理的过程中会因为工作人员的离职而导致档案不好管理。第二，有些医疗机构忽视了对人员的培育，招聘和选拔仅仅只是因为工作有了需要，而并未专门去设立一些标准，导致管理人员的综合素养不高。第三，管理人员并非是专职，而是身兼数职，导致他们没有太多的精力去开发和分析档案数据。

（二）对档案管理工作重视程度低。医疗机构档案管理的质量差，最关键的就是因为管理者忽视了档案的管理，针对单位而言，领导的不看中直接决定了员工的态度，正是因为他们的疏忽，让管理档案的职员觉得即便是出错也没有任何的影响，既然不会受到惩罚，自然在态度上就很随意，即便是遇见错误的地方也经常选择直接忽视，领导管理上的随意让员工的态度以及观念都受到了很大的影响，时间长了，职员的管理观念以及管理思想都变得落后，不愿意花费任何甚至缺乏责任感。

（三）人事档案管理手段落后。最近几年，信息化发展得比较快，不少医疗机构开始选择使用计算机来管理档案信息，但是由于工作人员并未接受任何技术上的培训，导致他们还是习惯性运用纸质材料来调查信息，严重地影响到医疗机构的工作效率，甚至会因为人为因素导致资源的丢失，这些都是医疗机构如今存在的不足之处，一度阻碍了医疗机构规模的扩张。

三、推进档案管理信息化建设的对策

（一）全面提高档案管理人员综合能力和素养。医疗卫生机构想要加快档案信息化建设的进程，需要增强对档案管理人员的培育，让他们尽快地掌握各项软件的使用情况，除此之外也需要提升他们的综合素养。为了更好地满足当下医疗机构的发展趋势，医疗机构需要安排档案管理人员到专门的部门进行培育，促进工作人员专业知识以及技能的增强，让他们更好地服务医疗机构。首先，可以增强培育档案管理人员的技术，让他们掌握计算机的使用，特别是扫描仪、数码相机、光盘等等先进的设备的使用，避免因为操作不熟练而导致扫描、刻录以及保存的过程中出现丢失资料的情况。其次，增强档案管理人员对有关法律文件以及行业标准的了解程度，让他们清楚如何促进档案信息化建设的迅速发展，让医疗机构可以紧随国家的步伐，持续的进步。最后，增强档案管理人员判断和预防风险的能力，这样就能够很大的程度上保障档案信息的安全，特别是需要学会掌握如何设计身份加密，然后验证身份，避免发生任何泄漏个人信息资源的情况，此外，医疗机构可以针对管理档案的职员设定工作考核制度，将他们的考评结果和薪酬、升职联系起来，增强他们的责任感，确保档案管理信息化建设可以更快地实行，不会因为任何的利益诱惑而做出一些不利于医疗机构发展的行为。

（二）全面完善档案管理的配套设备。最近几年，医疗机构注重档案设备的引进，对一些落后的设备进行更新，对扫描仪、数码相机、光盘等等先进的设备进行采购，首先使用扫描仪将文字都保存到电脑上，然后利用刻录机保存到光盘中，确保档案可以长时间保存，当有人需要调查档案资料的时候，也可快速、及时搜索，不但节省了职员工作的时间，也加快了他们工作的效率。此外，医疗机构可以选择和一些计算机工作室合作，研发出满足医疗机构实际需求的管理系统，让医疗机构的资源都可以得到有效的运用，给医疗机构带来更多的收益。

（三）进行身份验证，建立独具特色的信息数据库。为了避免档案管理的数据出现泄漏的情形，必要时可以采取身份验证，这样就可以在很大的程度上消除信息泄漏的风险，因为当医疗机构泄漏的信息，不但会对病人产生影响，甚至严重了也会对医疗机构的发展产生致命的威胁，所以，增强对数据库的安全管理是必要的，也是不可缺少的，开启权限限制身份，准许有关人员访问资料，可避免人为引起的泄漏。与此同时，医疗机构甚至可以研发出符合机构发展的特色数据库，对员工的信息进行搜集，然后整理到平台之中。因为医疗机构设立的系统牵涉到很多人，结构过于繁琐，所以，必须要留意对个人信息进行健全，此外，在修改资料的时候，为了避免档案信息的丢失，必须要找出足够的依据，这样才可进行修正。

四、结论

随着信息化进程的加快，各个医疗机构也开始重视信息的安全，各行各业都选择引入信息系统来加快工作效率，传统的档案管理限制了医疗机构的发展需求，纸质版本的档案文件容易因为环境、温度以及人为的因素出现丢失和泄漏，加上搜索也需要浪费大量的时间，所以，医疗机构必须要加快档案管理的信息化进程，来减少工作人员在人力、物力以及财力上的消耗，让医疗机构有更多的精力，去更好地服务于公众，提升他们对医疗机构的满意度。

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