试析数字化背景下的中学教师业务档案管理

马晓蕾

摘 要：文章以中学教师数字化业务档案管理的必要性、具体内容以及管理现状为切入点，展开具体分析，并以此为依据，提出加大资金投入力度，夯实数字化管理基础;参加专业培训活动，提升数字化管理技能;制定完善数字化管理体系，构建全面性数字化管理体系等几方面重要管理途径。

关键词：数字化;中学教师;档案管理

数字化技术不断发展进步，其被人们在生活和工作中广泛运用。中学教师在开展业务档案管理工作期间，在充分利用数字化技术，其不仅能够简化管理流程，也能提升档案管理效率。文章从中学教师数字化业务档案管理的必要性及其内容入手，围绕中学教师业务档案管理现状进行阐述，针对在数字化背景下，中学教师如何开展业务档案管理工作进行全面探讨。

一、中学教师数字化业务档案管理的必要性

（一）中学教师的业务档案管理工作，是中学教师工作的重要组成部分

现阶段，数字化发展速度不断提升，教师将业务方案管理内容数字化技术进行结合，这是数字化校园建设的本质要求。中学教师开展数字化业务档案管理工作，能够弥补传统管理模式的缺陷;能够使手工检索向计算机检索模式进行转变，进而提升档案管理的科学性与准确性。

（二）在数字化背景下，中学教师开展业务档案管理工作

可以不受时间和空间的限制，只需要按照档案首页上的编码准确的输入到数字化系统中进行整合和保存。档案使用者也可以通过互联网随时随地的查阅自身需要的档案信息，有利于实现档案资源共享的发展目标。

二、中学教师业务档案数字化管理的具体内容

（一）数字化采集

数学化采集工作，是中学教师开展业务档案数字化管理工作的基础工作内容。现阶段，在电子档案和实体档案“双向档案”管理模式的作用下，中学教师开展业务档数学化采集工作期间，主要是从以下两方面的具体内容进行分析。

（1）首先是针对电子档案的数字化采集工作。办公自动化系统在中学教学以及教育管理工作中被广泛应用时，会产生大量的电子文件。而这些电子文件中的主要内容就是数字化档案材料的具体体现。中学教师在实际工作期间，要将电子文件所需要的大量信息数据，录入到数字化管理平台，通过这样的步骤，实现业务档案信息的数字化采集工作目标。

（2）其次要求中学教师要充分利用扫描、文字识别等相关技术，将教学和档案管理过程中的大量纸质信息向电子化管理方向进行转化;在完成电子文件转化工作之后，还要按照数字化电子文件的具体要求在计算机系统中录入相关信息，进而完成数字化采集工作。

（二）数字化保管

中学教师开展数字化业务档案保管工作，主要就是将大量已经经过数字化处理的档案信息，储存在计算机档案数据库中，并要在后期做好业务档案信息的维护与备份管理工作，建立档案信息内部保存关系体系，在保证业务档案管理安全性的基础上，使数字化软件和硬件设备正常运行，为今后中学教师顺利开展业务档案数字化保管工作奠定基础。

（三）数字化的充分利用

档案的实际价值就在于利用。在数字化背景的影响下，中學教师积极运用计算机技术，增强业务档案与信息数据之间的关联性。中学教师正确应用计算机技术，开展数字化业务档案管理工作，能够使档案信息以数字化的形式展现出来，便于读取和复制。目前，各大中学院校教师在开展数字化档案管理工作中，应用到的数字化系统就是这样，其以B/S的模式构建为主，在业务档案组织系统内部，就能有效实现在本地或是跨区域查询和使用的目标。中学教师通过充分利用数字化开展业务档案管理工作，能够保障学生信息安全;中学教师开展数字化业务档案查询工作，主要就是运用加密信道传输模式，进而全面提升档案管理的保密性。同时，数字化档案管理的工功能多种多样，如图1所示，在对其进行充分利用后，能够不断丰富档案管理效率。

三、中学教师业务档案管理现状

（一）数字化基础建设力度有待提升

有很多中学教师在开展业务档案管理工作中，对数字化管理工作缺乏正确认识，教师在教学中更加注重学生学习成绩的提升，进而会忽视业务档案管理工作，导致现阶段存在业务档案数字化和信息化发展缓慢的现象。甚至有一些中学教师受传统管理观念、资金投入的影响，导致数字化基础建设薄弱。我国很多中学院校并没有单独建立业务档案管理室，而只是将闲置的教室用于开展业务档案管理工作;但是数字化背景下，需要学校准备足够的计算机、扫描仪等设备，目前我国中学院校要加大资金投入，不但强化数字化基础建设力度。

（二）数字化管理效率有待提升

在中考等相关考试的影响下，教师的教学压力在逐步增加。如升学压力、教育制度以及教学效率等方面的压力在教师教学中占据重要位置。在此种状况下，导致各大中学院校业务档案管理教师配备缺乏全面性，中学院校注重开展教师教学专业技能培训工作，业务档案数字化专业管理技能培训。此外，以目前中学教师开展数字化业务档案管理工作状况进行分析，得知教师经验、知识结构等方面内容存在很大差异，中学教师业务档案数字化管理效率有待提升。

（三）数字化业务档案管理体系缺乏完善性

中学教师在实际开展数字化业务档案管理工作期间，不仅要使其与数字化发展趋势相结合，还要保证中学教师教学效率。中学院校积极构建完善的数字化业务档案储备、保存以及使用体系，能够为中学教师顺利开展业务档案管理工作提供重要依据。但是目前很多中学院校并没有意识到完善的数字化档案管理体系，对教学和档案管理的重性;甚至很多中学院校不具备完善的考核和验收制度，这样会严重阻碍中学教师开展数字化业务档案管理工作。

四、数字化背景下中学教师业务档案管理的重要途径

（一）加大资金投入力度，夯实数字化管理基础

中学教师开展数字化业务档案管理工作，是我国中学教育事业健康发展的重要途径。为了能够解决业务档案数字化击锤建设问题，中学教育管理部门以及管理人员，要在重视数字化技术的应用;中学教师在档案管理工作中，要不断提升自身数字化管理观念，积极主动学习先进性的数字化管理方式。中学教育管理部门要为中学院校提供充足的资金支持，在中学教师开展业务档案管理工作前期，做好基础设施建设，为中学院校提供大量的数字化机械设备、专业管理人才等，不断调整中学教师数字化管理结构。这样中学院校就可以利用充足的资金购买计算机、扫描仪以及照相机等硬件设备;中学院校还要结合数字化业务档案管理状况进行分析，在校园中建设独立的数字化业务档案管理室，为中学教师顺利开展数字化业务档案管理工作营造良好环境。通过加大资金投入力度的方式，不断夯实中学教师数字化业务档案管理的硬件基础，对于促进数字化业务档案管理效率的提升具有重要影响。

（二）参加专业培训活动，提升数字化管理技能

中学教师是中学教育中数字化档案管理工作的主要人物。中学教师的数字化技能、业务档案管理水平对于档案管理的质量具有直接影响。数字化技术的使用问题，是中学教师开展数字化业务档案管理过程中面临的严峻问题。为了能够有效解决这一问题，中学教师要不断夯实自身档案管理基础知识，以目前中学教育现状、教学特点以及教学规律进行分析，积极主动的做好数字化业务档案信息的收集、整合、保存以及维护工作;中学教师要积极运用计算机技术、积极参加数字化档案管理的专业培训活动，在不断强化自身工作职责的同时，要进一步丰富自身知识储备，为今后顺利开展数字化业务档案管理工作提供帮助。最后中学教育相关部门要定期开展数字化档案管理培训活动，组织中学教师积极参加，在活动中中学教师与其他专业人员相互交流探讨，这样中学教师在不断提升自身档案管理技术、数字化技术应用能力的同时，也能全面提升我国中学业务档案管理水平。

（三）制定完善数字化管理体系，构建全面性数字化管理体系

中学教师在制定数字化档目录过程中，会出现电子档案目录混乱、缺乏规范性的现象，这些问题都严重阻碍着中学教师在数字化背景下，开展业务档案管理工作的效率。因此，为了能够解决这些问题，中学数字化档案管理部门要制定完善数字化管理体系，构建全面性数字化管理体系，如图2所示。具体表现为：加强中学教师与行政管理部门之间的有效沟通、建立互通互联的数字化业务档案共享体系。通过这样的方式，能够防止出现数字化业务档案格式与电子数据库格式不一致的现象，这对于今后中學教师在数字化背景下，开展业务档案信心储存、传输以及使用工作具有重要意义。中学数字化业务档案管理部门，还要统一数字化业务档案分类标准，细化每一种类档案管理内容，在构建完善的数字化业务档案查询与使用制度的同时，为今后规范中学教师开展数字化业务档案管理工作行为提供依据。

图2 数字化档案管理体系

五、结语

总而言之，我国整体数字化技术和计算机网络技术水平不断提升，中学教师在开展业务档案管理工作期间，在积极运用数字化技术。但是在实际运用中还存在一些不足，如数字化基础建设力度有待提升、数字化管理效率有待提升、数字化业务档案管理体系缺乏完善性等问题显著。这就需要中学档案管理部门在数字化背景下，能够不断完善档案管理制度，强化基础设施建设力度，在紧跟数字化发展趋势的同时，为今后中学教师开展数字化业务档案管理工作塑造良好环境。

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