放管服视角下民办大学与公办大学档案管理差异比较

陈雨羚

摘 要：随着近年来行政审批制度的不断改革推进，放管服形势也发生了新的变化，这对高校的档案管理水平和效率提出了新的要求。而在现实的情况中，民办大学的档案管理虽然有一定的优势，但是与公办大学的档案管理存在着一定的差距，亟需进行改革。本文从放管服的视角出发，讨论了民办大学与公办大学档案管理差距，比较了两者的优缺点，从而提出了一些有助于民办大学完善档案管理的举措，以望更好地促进民办大学的档案管理工作。

关键词：放管服;民办大学;档案管理

一、引言

据调查分析，我国的高校档案管理现状并不尽如人意，近期放管服的政策正在大力推进，如何利用放管服环境下的良好优势进行高校的档案管理成了大众所关注的焦点。本文将从民办大学与公办大学的档案管理现状及优缺点出发，集中解决民办大学档案管理所出现的问题，并对民办大学出现的问题提出了一些完善的举措，以便更好地促进民办大学的档案管理工作。

二、大学档案管理概述以及放管服环境下对大学档案管理的新要求

（一）大学档案管理的价值和意义

一个大学档案是否完整的保存是关乎着大学是否正常运行的，并且大学的档案也可以帮助大学在遇到问题或者是在改进工作的时候提供一定的资料理论基础。大学档案具有非常重要的意义，第一就是大学档案保存了前任的各个领导在遇到问题及改进措施方面做出的决策，包含了大量前人的智慧和经验总结，对于领导阶层决策的时候具有很大的借鉴意义。第二，大学档案是大学在遇到各种问题的时候可以参考的重要依据，如遇到关于学生以及学校管理时出现各种问题时，可以参考以前学校对于相关问题的处理，就可以得到很好的参考。第三，大学档案中包括学校的历史、获得的各类奖项以及整个学校发展的过程，这对广大的社会群众以及即将入校的学生具有一种强烈的吸引力和说服力。

（二）放管服视角下的大学档案管理要求

中央開始大力深化简政放权和放管服相结合的优化服务改革，是为了更好推进政府服务水平的优化，更好地提高行政审批的办事效率。在放管服的形势下，行政审批改革和各项的管理改革应该寻求最简化的批改流程，并且在后期的流程进程中要加强监管，以便促进审批流程的顺利进行，在这种放管服的环境下，大学的档案管理也要适应这种放管服的形式，这种环境对大学的档案管理提出了新的要求。

第一，放管服的高效管理要求大学的相关部门要把档案进行集中的管理，做到最大程度上全面反映学校的状况，并且要根据不同归档的范围，把不同范围的档案进行整理和规划。第二，为了不断地提高服务的水平，放管服环境下的大学档案管理也应该不断地进行信息化系统的建设，为促进更高效率的学校档案管理，应该建立更为信息化更为高效率的信息档案管理方式，利用电子信息技术来进行档案管理规整。第三，放管服的形势下，对于大学档案管理的监管和服务也应该随之提高，要求学校的档案管理应该更好的为学校的建设所服务，要及时建立相应的跟踪体系，确保大学档案的完整。

三、放管服视角下民办大学与公办大学的档案管理的优缺点比较

（一）民办大学相对于公办大学的档案管理优势

1.民办大学的档案管理强调精简和高效

由于众多的民办大学一般成立时间较短，在档案方面相对于公办大学来说没有这么丰厚，所以在档案的整理上花费的时间是比较少的，在整理的步骤上也比较精简，在日常的维护和管理也不需花费大量精力，并且民办大学的资金来源比较丰厚，学校的资金比较充裕，这为档案管理的档案馆提供了必备的设备条件，而公办大学的资金来源有限，在设备方面也没有民办学校更新换代快，这导致处理档案的效率不高，并且随着时代的发展，民办的大学也会不断更新自己的档案管理技术，这会使得他们的档案管理逐渐趋于精简和高效。

2.民办大学的档案管理机构精简，一职多能

民办大学在档案管理上机构是比较精简的，民办学校在管理档案的机构上一般是寻求一职多能的理念，这样可以使工作人员的价值利用最大化，让每一个工作人员可以发挥自身最大的优势和技能。而公办学校相对于民办学校管理机构较为冗杂，层层的管理机构上实质作用不大，反而减缓了档案流动的速度，这样会大大降低档案整理的效率，不利于学校机构的良好风气的养成。

3.民办大学的档案管理较为灵活，审批程序简化

民办高校在档案管理上规则制定是比较灵活的，并且在管理形式上也是采用相对较为灵活的方式和程序，这种处理档案的方式摆脱了档案管理的形式主义，可以用最针对的方式来处理不同的档案，民办高校档案管理相对的审批程序较为简化，这更加促进了档案管理的高效化。公办大学对于档案管理方面的规则制度较为墨守成规，并且公办大学在档案管理的审批程序上也较为复杂，这种审批程序使得档案管理的速度减缓，从而影响档案管理的效率。

（二）民办大学对于公办大学档案管理的不足

1.归档意识不足，规范管理缺位

民办大学对于自己的档案管理归档意识是比较薄弱的，从民办大学的成立初期开始，从领导阶层到学院的负责人，再到学校的教职工方面都把教学的工作放在首位，开展具体而多样的教学活动和教学事务，并没有把学校的档案管理作为自己的主要工作，许多的学校管理阶层和工作人员认为花费的时间太多，不愿意系统的、全面地对学校的档案进行归档和分整，通常民办大学的学校档案都处于比较分散的状态，档案都是在各个机构中各自保存，就算学校要求进行归档的时候，归档的工作人员也只是敷衍了事，从而导致最后归档的资料也处于一种不完整不系统、不准确的状态。而公办大学在相关的归档上做的是比较完整的，对于档案的整理上，一直以来是把档案的规范整理作为学校的日常工作，并且在后期的监管上也处于比较严格的状况下。

2.职能混杂，职责划分不明确

民办大学的档案管理工作方面大多数是没有配备专门的管理工作人员的，往往是由教学秘书或者学校的内勤人员来进行学校的档案管理，但由于这些工作人员在平时日常的工作中已经分身乏力，所以在档案管理上难免出现不积极、不仔细的工作状态，并且学校的教学秘书和内勤人员也经常出现职责流动、新旧交替的状态，在新旧交替的过程中，也会出现工作交接不完善的情况，这会导致学校的档案处理会出现残缺不全以及不流畅，不同部门之间相互推诿指责的状况，这就更不利于学校档案管理的归档。而公办大学在这个方面一般配备专门的档案管理工作人员，不会出现职责划分不全和职能混杂的问题，他们可以在档案管理工作方面进行专注的工作，同时在工作交接方面也会做到交接准确，避免出现档案流失、残缺不全的现象。

3.档案管理的信息化建设滞后

现在很多公办大学在学校的档案管理上都处于信息化管理的状态，这样就可以节省大量的检索时间和归档时间，但是许多民办大学在信息化建设上起步是较晚的，并且在信息化建设的意识上也是不足的，在管理方式上缺乏档案信息处理、信息采集实时化等专业的信息化处理技术，并且由于许多档案管理工作人员都是兼职的人员，他们并没有信息化建设的专业知识技术，也缺乏信息化培训，对于归档内容范围等也是不甚了解的。这就导致兼职的档案管理人员对于档案信息化建设的了解更为滞后，严重影响档案管理信息化建设的进程。

四、放管服视角下民办大学档案管理完善举措

（一）增强档案管理意识，学习贯彻档案管理办法

民办大学应该加强自己的档案管理意识，同时也要学习和贯彻国家发布的《高等学校档案管理办法》，根据这个档案管理办法健全和完善学校档案管理的相关制度，在档案管理的各个流程、各个环节上进行有效的管理，形成各环节之间的有效沟通桥梁，同时通过对于学校的教职工以及相关工作人员进行档案管理重要性的宣传，让教职工和工作人员认识到档案管理的重要性。

（二）加强民办大学档案管理的信息化建设

民办大学应该更加重视学校教学档案管理的信息化建设。要不断加强对于信息化技术的投入，借助互联网、校园网，建立网络版的信息档案，建立一个有效的学校档案管理平台，这样就可以形成教学档案的形成和存储的有效连接，同时建立有效的信息化共享平台，这样可以形成一个全面有效并且完善的信息化档案管理工作平台。

（三）掌握档案的形成规律，及时进行归档

民办大学的档案大多数是处于较为分散的状态，不利于归档工作的进行。所以，民办学校可以形成责任制，由相关的责任部门及时将档案归档，比如形成每届学生的档案，再把每一届的学生档案形成一个完整的学生档案进行归档，也可以按照不同的工作内容进行归档，如学校的发展进程以及学校获得的奖项等不同的分类来进行归档，这样就可以形成一种及时且分类明确的归档工作方式。

（四）设立专门的档案管理人员，加强兼职档案员的隊伍建设

民办大学的许多档案管理工作人员都是兼职的档案管理工作人员，这对于档案的管理工作来说是不负责任的，所以应该建立专门的档案管理工作人员，这样才能更为专注、更为仔细的管理学校档案。若是没有资金设立专门的档案工作人员上，可以在兼职的工作档案管理人员内部进行专业的队伍建设，对兼职的档案管理工作人员定期进行培训，教授其专业的档案管理工作的知识和技术。另外可以使档案管理工作与年度考核以及奖励评优等挂钩，这样就可以激发兼职档案管理工作人员的工作积极性，防止出现相互推诿的状况。

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