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医院文秘工作中时间管理的运用研究

2020-04-30梁忠科

文存阅刊 2020年1期
关键词:文秘工作时间管理医院

梁忠科

摘要:文章簡单介绍了医院文秘工作的内容,并探究在这项工作中应用时间管理理论的方法。

关键词:医院;文秘工作;时间管理

医院是我国重要的基础设施机构,但受各种因素的影响,我国各医院中频繁出现医患纠纷问题,对于社会、医院和群众来说,有十分恶劣的不良影响。因此现代医院管理中专门设置了文秘工作岗位,为医院工作人员提供辅助性服务,处理日常事务,比如工作流程、拟定文稿、收发文件等,同时要及时做好对突发事件的应对工作。因为文秘工作十分复杂、繁琐,所以要充分利用时间管理理念开展工作。

1.医院文秘工作的内容

对医院来说,文秘工作不同于医疗服务岗位,虽然开起来十分简单,但其实内容很繁琐,多是一些细节性、繁琐性工作,特别是新入职的文秘人员,常常感到无所适从,不知道从何入手开展工作。而文秘工作对于医院正常运营的地位和作用也很重要,是保证医疗服务工作顺利进行的重要纽带。文秘工作,具有繁琐性、综合性、突发性与时间性等特点,对于其他具体工作是否能够顺利开展有较大的影响。[1]尤其是医院文秘工作,这些特点的表现更加突出,范围涵盖方方面面,包括事务类、医疗类、教学和科研类等工作内容,而且这些工作任何细节都不能出现问题,不然会带来十分不良的后果。

一是日常事务工作,这里涉及到医院中各个科室以及所有行政部门,都包含有文件收发、拟稿、办公文印、会务管理及其他档案管理等纯粹的事务性工作。设置文秘岗位后,这些工作都是由文秘人员进行处理。[1]

二是医疗业务工作,这部分工作更加复杂,包括所有医院管理工作中的行政事务,主要是院长业务查房、召开医疗专题会议、上级主管部门检查等,还有医疗质量控制、医疗服务水平提升等的工作,主要是辅助医疗服务的开展,并为其他工作开展提供理论依据。[1]

三是应急管理工作,主要是医院在出现各类突发事件时,如突发公共卫生事件、重大医疗纠纷、感染暴发事件及水电故障等,文秘人员要在第一时间向领导汇报,并按照应急预案处置要求启动应急预案,及时汇报,及时沟通,综合协调各部门做好相关处置工作。

2.医院文秘工作中时间管理的应用

时间管理是通过对时间的合理安排和规划,提升时间利用效率,按期完成既定目标的过程,对时间的应用和管理能力,是员工适应工作和岗位需要掌握的基础能力。对于时间管理的研究有很多,也陆续提出很多新的理论,而且对于不同的人员,对于时间管理有不同的认识和做法。对于医院文秘工作来说,应用时间管理理念,有以下几种方式:

2.1计划管理

文秘工作中讨论的计划管理,简单点说是按照事务计划,制定科学流程进行处理。在我们文秘的日常工作中,代办单是一种常用工具,操作简单,并且可以将某天规定要完成的任务一一列出来,简单明了。[1]其是借助将工作内容列成一个清单,同时这个清单是根据优先次序进行排列的,之后按照这个秩序顺序的完成清单上的内容,这样最后完成各项事务之后可以确定每项事务需要的时间。借助该工具,可以突出重点,避免出现个别工作内容遗漏的问题。除了使用代办单之外,在开展日常事务中,还可以选择周/月/年计划等,对工作事务制定比较长期的一个目标,并也列好先后顺序,按顺序进行完成。

2.2ABC分类法

ABC分类法又称重点管理法,主旨就是在一众决定某件事务的因素中分清楚主次和轻重,明确对事务起决定性作用的突出因素,以及对事务影响较小的多数因素,之后对比较重要的事务实施重点管理。[1]该方法将工作事务划分为:A、B、C(重要程度递减)三类,其中A类又包括紧急、不紧急两种。分析医院的文秘工作内容,主要有三类:紧急+重要、重要、次要。按照时间管理的内容,需要将大部分精力和重点集中在解决重要工作上,这是医院大部分事务的表现,因此最好对各类事务进行分类划分,做好标注,然后依次处理,进而提高工作效率。

2.3有效时间管理

在医院文秘工作中,为了有效实现时间管理理论,还要尽力争取更多的时间,这样就要求人员在开工之前就预估好完成所有工作需要的时间,同时对工作事务进行简单分析,探究不同安排的最终时间效率,将其中零散的时间拼凑起来,以保证时间的连续性。[1]

另外,在工作过程中,办公环境对于工作效率有明显影响,所以要打造积极宽松的办公环境。文秘人员需要随时整理办公桌和办公室,保持环境卫生整洁,各种物品有序放置,可以方便拿取。避免拖沓,尽量做到有事即办,当日事当日毕,可以推行“限时办事制”,在限定时间内完成任务或形成报告处理结果。还要强化信息资源共享,虽然医院推行办公自动化,但仍有部分工作需要相互交流。因此医院要提升信息资源共享,尽量将工作集中办理或联办,节约外出办事的时间,提高效率。

2.4考虑不确定性

医院日常事务中,经常出现一些突发事件,为了应对突发事件,在应用时间管理理论时,需要考虑不确定性。[1]所以文秘人员在给出计划时,需要充分考虑这一点,留出一定的时间用于应对这些突发事件的发生,科学进行处理,避免事件范围扩大带来不良后果。

结语

医院文秘工作人员负责为医务工作者提供基础性服务,虽然看起来不太重要,但实际上担负的职责比较重大,而且日常管理事务比较复杂,所以需要科学应用时间管理理念,保证工作的顺利进行。

参考文献:

[1]万栎.医院文秘工作中时间管理的应用分析[J].科学与财富,2017,(5):49.

[2]李中华.论现代秘书的时间管理[J].山东青年,2017,(10):47.

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