新时期企业文秘工作特点与文秘人员素质培养研究

摘要：文章首先从从属性、综合性、信息性三个角度出发，分析了新时期企业文秘工作的主要特点;其后，围绕注重内在品质发展、明确工作技能需求以及保证培训全程落实三个方面，提出了新时期企业文秘人员素质培养的可行策略。

关键词：文秘工作;企业发展;信息传达

在现代企业的经营发展当中，文秘岗位肩负着为领导人员出谋划策、承上启下的重要职能作用。因此，为了保证企业在激烈的市场竞争中站稳脚跟，促进企业的稳定持续发展，必须要做好文秘人员的素质培养。

一、新时期企业文秘工作的主要特点

现阶段，文秘工作的服务对象主要为企业领导人员，其在企业领导与基层员工之间承担着重要的信息沟通职能。一方面，文秘人员需要根据领导的指示要求，对下级管理人员、基层工作人员进行各项任务的指派传达;另一方面，文秘人员还需要全面采集下级、基层的文化氛围、工作状态、人员问题等信息，并在整理后汇报给领导人员，以此帮助领导人员更加科学、及时地制定战略规划与方案决策。除此之外，文秘人员还需要落实好会议记录、行程安排、信息整理、档案管理、文书编写等多项活动内容，以便从最大程度上帮助领导人员排忧解难、为领导人员出谋划策。从当前来看，新时期企业文秘工作主要有以下几个特点：

（一）從属性特点

在现代企业当中，文秘工作与领导人员、企业主体之间可表现出明显的从属关系。一方面，文秘人员是从属于领导人员的“参谋官”，其日常工作的重要内容便是采集企业运营信息，并实施出科学有效的评价分析，以此作为领导人员拟定发展决策、调整管理方案的参考依据。同时，文秘人员还需要对领导人员的近期行程、工作时间做出分配安排，辅助领导完成客户预约、商业洽谈、会议召开、基层检查等活动内容，以促进领导人员各项工作的有序开展、合理落实，将企业管理事务的繁杂性与冲突性降至最低水平;另一方面，文秘人员是从属于企业主体的“管家人”。作为上层领导与下级、基层人员之间的信息衔接者，文秘人员必须要落实好领导人员各类工作任务、指示要求以及基层人员工作诉求、反映问题的准确传达，做到讲真话、报实情，以此促进企业内部形成互动化、协调化的管理氛围，为企业的和谐稳定发展保驾护航。

（二）综合性特点

首先，文秘工作的内容范畴具有综合性。在大多数企业当中，文秘人员是承担多种职能作用的“多面手”，其既要做好文章处理、公章管理、文书编写、稿件润色等“文”类工作，又要做好辅助决策、形象公关、保密事务等“秘”类工作。企业综合事务的全面处理，是文秘人员角色价值的重要体现;其次，文秘工作的技能素养具有综合性。在新时期，文秘工作并不仅仅是简单的打印文件、接打电话或是信件传真，而是从公关礼仪、计算机技能、文字综合能力对从业人员提出硬性要求的综合应用型岗位。例如，当前大多数企业以实现了信息化管理改革，因此文秘人员必须要深度掌握各类办公软件、应用程序的使用方法，以保证文件信息输出的合规性、准确性。再如，重要会议记录是秘书人员的主要工作内容之一，为了保证记录信息的精准、全面，文秘人员就需要保有高水准的速录技术与听打能力。

（三）信息性特点

文秘工作以秘书学、现代文书学、公共关系管理学等学科理论为基础，与普通秘书工作相比，文秘工作对人员的文字信息处理能力具有更高要求。在企业单位当中，文秘人员会频繁涉及到文章写作、新闻编写、会议记录等文字综合任务，其要想胜任此类工作任务，就必须要保有高水平的信息采集、整理、宣传、重构与创造能力，因此说新时期的文秘工作具有信息性特点。

二、新时期企业文秘人员的素质培养策略

（一）注重文秘人员内在品质的培养发展

意识对人的行为具有决定性作用，文秘人员作为近距离企业机密、内部信息的特殊岗位，必须要树立起正确的价值观、道德观与责任感，以免出现徇私舞弊、蓄意造假、泄露商业机密等负面行为，使领导人员、企业单位蒙受重大的经营损失。具体来讲，应从以下几个方面入手，实现文秘人员内在品质的培养发展：

1.做好党政知识与传统思想建设，端正文秘人员的价值观念

例如，应将“全心全意为人民服务”这一党建思想引入到文秘人员的教育培训当中，要求文秘人员无论级别多高、资格多老，都应义不容辞地做到领导人员服务、为企业发展服务、为基层员工服务，切忌为谋私利瞒报信息、篡改公告等违规行为发生，降低文秘工作的服务价值;

2.实现文秘相关案例的教育分析，提升文秘人员的法律意识与道德素养

一方面，应选取近年来典型的文秘职务犯罪案例作为素材，与企业文秘人员共同进行案件探讨、法律解读，以此引导文秘人员了解到违法、违规行为的危害性及严重后果，从而对其工作行为产生一定的威慑作用。另一方面，还应带领文秘人员对现代企业管理人员的贪污、渎职等案例进行分析，以此端正文秘人员在日常工作中的角色立场，及时监督、约束并制止领导人员的负面行为，以便充分发挥出秘书人员对领导人员的正向服务作用，避免企业经营事故的产生;

3.明晰文秘工作的角色性质，树立文秘人员的工作责任感

从当前来看，仍有部分文秘人员并未对自身的工作责任产生明确认知，认为文秘岗位是企业一项装饰性的“面子工程”，进而在工作行为中表现出较强的随意性，不利于企业上下层人员间各类信息的准确传达。对此，企业应从学科理论与工作实务两个角度入手，使文秘人员认清新时期文秘工作的技能综合性、内容全面性，并了解指导要求传达不力、员工诉求采集不完全等情况下可能引发的企业内部矛盾、生产效益降低、企业形象受损等后果。这样一来，文秘人员在明晰自身岗位的素养要求与重要职能后，必然树立起高度的工作责任感，为后续工作行为的标准化、发展化落实夯实观念基础。

（二）明确文秘人员工作事务的技能需求

在新时期，企业对人才的素养要求越来越趋向于综合化、专业化，因此必须要围绕岗位技能需求对文秘人员的工作素养进行培训提升。一方面，企业可应用“引进来”的培训策略，将公共关系管理、秘书礼仪、计算机应用、文书写作等领域的优秀人才、专家学者邀请或聘请到企业环境当中，对文秘人员进行科学化的教育指导，以此强化文秘人员的知识基础与实践能力;另一方面，企业可应用“走出去”的培训策略，鼓励文秘人员走出局限化的企业环境当中，定期参加全国文秘技能竞赛、全国中职文秘类专业交流大会等社会活动，以此与其他企业、其他地区的从业人员进行经验交流、竞争比赛与借鉴学习，从而做到汲取精华、取长补短，不断提升文秘人员的专业技能水平。

（三）保证文秘人员教育培训的全程落实

现阶段，绝大部分对文秘人员的教育培训拘泥在人才引进的初期阶段，并以岗前培训为主要形势。这就导致文秘人员在进入岗位后长期缺乏学习的机会与动力，进而在技能水平、素养意识迟迟不得提升的同时，形成一定的思维惰性，无意愿甚至无意识展开自主化的知识学习，最终导致企业文秘工作价值逐渐落后于企业发展，难以满足企业内部信息流通与领导人员工作辅助的多元化需求。为了解决这一情况，企业必须要加强对文秘人員的管理力度，保证教育培训工作的全程落实。

首先，应定期组织知识竞赛、专家讲座、行业交流等多种教育培训活动，以此实现文秘行业新技能、新理念、新方法的及时引入，为人员学习行为提供良好的平台与机会支持;其次，应构建出全面化的监督考核制度，要求基层员工、下级管理人员以及领导人员对某一阶段内秘书人员的工作质量、素养水平进行有效评价，并引导秘书人员结合工作反思进行自评，并将各类评价内容纳入到业务考核的指标体系当中。同时，将考核内容与秘书人员的职位调动、薪资福利相挂钩，以此形成激励作用，促进秘书人员自主学习、主动发展;最后，还可设置出一定的奖励机制，鼓励秘书人员积极进行工作创新，寻找出提升领导任务传达效率、改良企业档案管理方法的有效措施，以确保持续发挥出秘书工作对领导决策、企业发展的实效性价值。

三、结论

总而言之，在新时期下，企业文秘工作的角色定位、工作内容、工作模式均发生了极大变化，对从业人员的专业素养提出了更高要求。据此，企业既要实施出“引进来”与“走出去”相结合的教育培训措施，为文秘人员的学习成长提供条件支持，同时也要充分激发文秘人员的主观能动性，从根本上保证企业文秘工作的高质落实、不断创新。

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作者简介：雷怡 （1983-），女，汉，陕西西安人，学历：在职研究生，毕业于陕西省委党校，现有职称：中级政工师，研究方向：纪检、文秘。