医院文秘工作中时间管理的应用分析

万栎

摘 要：随着社会市场经济的飞速发展，我国医疗事业的发展也呈现日趋繁荣的态势，为了能够给社会公民提供好的医疗服务，同时维护医院的形象，文秘这一职位在医院管理工作中应运而生。为了有效提高医院文秘工作的效率和质量，要求文秘工作人员在具体的工作过程中需要引用时间管理这一理念，只有遵照这一理念才能够保证文秘工作的高效性稳定性，同时也能够简化文秘工作的程度，从而保障医院工作人员为患者提供更好的服务，拉近医患之间的距离，维护医疗体制的健康稳定发展。现本文就医院文秘工作中时间管理的应用分析进行探究，仅供参考借鉴。

关键词：医院；文秘工作；时间管理；应用分析

医院在我国社会发展过程中是一个重要的领域，医院机制的稳定发展直接关系到我国社会生活的稳定性，而我国的医疗发展水平与西方国家相比，还存在一定的差距，医患之间的矛盾也时有发生，因此医院在发展的过程中设置了文秘这一岗位，其主要提供辅助性的服务工作，协助专家教授和医护人员处理日常琐事是其主要工作职责和任务，例如工作流程、章程和各项文稿的拟定和修改工作，同时还需要做好突发事件的处理和医院向形象的维护工作。为了更好的履行自身的职责，医院文秘工作人员应用了时间管理这一工作理念，有效的提高了文秘工作人员的业务水平，同时也充分体现了医护人员的价值。

1 医院文秘工作的内容

秘书工作十分繁杂， 常常让人无所适从。在《女秘书工作——经典的一日》中， 秘书苏珊完整地揭示了秘书工作的繁琐性、综合性、突发性与时间性。秘书工作的有序性直接影响着单位工作的效率与效果。其中以医院文秘工作表现的最为突出，其工作范围可谓是包含了各个方面，主要包含了事务工作、医疗工作、教学工作、科研工作等，这些繁琐、复杂的工作任何一个环节都不容出错，一旦出错影响之大毋庸置疑。

1.1 事务工作

医院临床科室、辅助性科室及行政部门的工作均包含文件信件收发、人力资源档案及其他档案管理、资材管理等纯粹的事务性工作。在引入文秘系统之后，这些事务通常都由专职秘书处理。

1.2 医疗工作

患者数据收录、患者随访、医疗质量控制等工作，均为辅助医疗工作的角色。

1.3 教学工作

包括教学工作中的管理、各种资料的收集准备、学生档案管理、技能考核及其他教学辅助等。

1.4 科研工作

主要体现在资料及数据的搜集、整理，协助开展各种实验及临床试验，协助各类基金、课题的申报及论文的撰写等方面。

2 医院文秘工作中时间管理的应用

将有效的时间放在必要的人和想做的事情上就是时间管理，只有这样，时间才不会被浪费，并且能够真正的实现时间的价值。在医院管理过程中，文秘工作人员的主要是提供辅助和服务性质的工作，通常情况下，科室室事务性工作是医院文秘人员主要工作内容，帮助医护人员处理日常琐碎事务，做好后勤保证工作，为医护人员创造有利的工作环境，促使医护人员将更多的时间投入到服务患者身上。实际上，医院文秘工作职责比较重大，并且日常管理事务也比较冗杂，因此在具体的工作过程中，需要应用时间管理理念，只有这样，才能够顺利进行文秘管理工作流程，同时工作效率和工作质量才会有保证，工作任务也会得到高效的完成。

2.1 计划管理

在文秘工作中所谈到的计划管理也就是在处理日常事务的时候是有计划的，遵循一定的流程，有计划的进行日常工作的管理。代办单是医院文秘处理日常事务过程中一个常用的计划工具，同时也是一个比较简单的工具，通过这一工具的应用，能够将某一天规定需要完成的任务清晰的排列出来。能够事先将工作事物以清单的形式展现出来是其的主要作用，同时其还能够将代办事物的优先次序排列出来，事物完成所需的时间也能够得到确认，这样一来，文秘工作的重点就能够突出，也不会出现遗忘或漏办情况。每一天的工作需要代办单除外，在计划管理工具当中，周计划、月计划和年计划都是比较关键的应用工具。

2.2 ABC分類法

ABC分类法又称为帕累托分析法或重点管理法，其核心思想是在决定一个事物的众多因素中分清主次，识别出少数的但对事物起决定作用的关键因素和多数的但对事物影响较少的次要因素，再将较为重点的A类事件进行重点管理。ABC分类法在时间管理层面将工作按轻重程度分为：A（重要）、B（次要）、C（一般）三类，重要任务通常又分为紧急和不紧急两类。在医院文秘工作中，三类工作大致分类：既紧急又重要（临时的各种重大检查、患者投诉等）、重要但不紧急（建立人际关系、制订防范措施等）、次要（电话、行政检查等）。时间管理理论的一个重要观念是应有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上，一个好的方法是在待办单及计划上注明轻重缓急，按ABC类依次处理，从而更高效地开展工作。

2.3 有效时间管理

为了能够促使时间得到有效的利用，就需要对时间进行有效的管理，在具体的文秘工作过程中，需要通过一定的方式方法争取更多的时间，那么就需要文秘工作人员在开展具体工作之前对各项工作办理所需要的时间进行大致的估计，将时间的运用效率进行全面的分析，集中比较零星的工作时间，从而实现时间的连续性。

2.3.1 保持环境整洁。良好的办公环境是高效工作的前提，要养成随时收拾办公环境的习惯，保持工作环境整洁有序，将各类物品分类放置，从而有利节约时间。

2.3.2 改掉拖沓习惯。克服“办事拖延”的鄙习，有事即办，推行“限时办事制”，规定在限定时间内（如4小时、8小时、当天）完成任务或形成报告处理结果。

2.3.3 信息资源共享。医院的临床科室与行政楼、医疗教学科研管理部门之间通常都会有一段距离，在未实现无纸化办公的条件下许多工作需要往返于各部门之间，这就需要考虑待办事宜的顺序及外出办事的路线，尽可能的将工作集中办理或联办，节约外出办事的时间，提高效率。同时，文秘工作人员需随身携带U盘、记事本等工具，以便随时记录或储存需要的资料。另外，某些相近或性质相同的临床科室事务性工作也会有相同的地方，可资源共享，节约共同的工作时间。

2.4 考虑不确定性

在时间管理的过程中，还需应付意外的不确定性事件，这就需要文秘工作人员在计划工作时考虑到事件的不确定性，预留时间以便处理临时发生的事件。

结束语

综上所述，医院文秘工作人员在管理工作中引入时间管理这一理念，有效的提文秘工作的效率和质量，为医疗体制的健康稳定发展提供了有利的保障。从古至今，时间的重要性是一直都被重视的，只用能够实现时间的有效利用，就能够产生较大的财富，所以医院文秘工作人员在具体的工作过程中，需要有效的发挥时间管理理念和时间管理工具的关键作用，并积极探索适用高效的时间管理方式方法，从而发挥医院文秘工作的职责和任务，辅助和分担医护人员的日常琐事，保证医护人员为患者提供更好的医疗服务，缩短医患之间的距离，从而减少和避免医患矛盾。

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