气象部门防雷档案管理信息化建设探析

王思娜 胡伦善

摘要 防雷档案的存储和管理任务较重，单靠人工作业无法圆满完成。随着信息科技的普及和发展，档案管理信息化已是大势所趋。本文就防雷档案管理基本制度和信息化建設中容易出现的问题进行阐述，并针对信息化建设中的安全问题提出一些解决方案。

关键词 防雷档案;信息化管理;建设探析

中图分类号：P427.3 文献标识码：A 文章编号：2095–3305（2020）07–0–02

DOI：10.19383/j.cnki.nyzhyj.2020.07.038

Discussion on Informatization Construction of Lightning Protection Archives Management in Meteorological Department

WANG Si-na et al （Ningde Meteorological Bureau， Ningde，Fujian 352100）

Absrtact The storage and management of lightning protection archives is very heavy， which can not be completed by manual work alone. With the popularization and development of information technology， the informatization of archives management is the general trend. This paper expounds the basic system of lightning protection archives management and the problems in the information construction，and puts forward some solutions for the security problems in the information construction.

Key words Lightning protection archives; Information management; Construction analysis

防雷档案是防雷中心所必需的资料，是筑牢本地防雷安全网络的信息基础，优质的档案管理系统应具有存储大量信息的能力，为工作人员提供便捷的查询渠道。随着经济迅速发展，工程建设不断增加，防雷任务也显得更加艰巨。信息资源共享是必然趋势，以往的防雷档案管理模式效率低，查找更新和维护程序烦琐。将信息技术和防雷档案管理相结合，能够极大地提高档案管理工作效率，促使各项作业向科学化、正规化、统一化转变。为了加强对防雷技术档案的管理，确保技术资料的齐全和准确，发挥技术档案在生产基建的作用，促进生产力发展和科技进步，需要就信息化档案管理中的一些问题进行深入研究。

1 档案信息化管理简述

防雷档案信息化是指在防雷档案管理部门的筹划和执行工作中，以现代信息化技术对收集到的防雷信息资源进行整理、归档、管理和查询并提供利用的活动及过程。传统防雷档案基本以纸质、金属和胶片等材料作为介质保存，在储藏过程中易受到阳光照射、潮湿发霉、虫蚁啃食、火灾损毁等因素影响，可能会造成档案丢失或被毁灭。即使小心妥当保存，材质也有使用年限，难挡自然衰减最终毁坏的规律。传统防雷档案主要是保管任务，因为调取资料比较烦琐，所以档案大多数存而不用，没有发挥其原本功能。但是随着人工智能和计算机技术的加入，信息化的档案管理模式让档案使用效率大幅提高，并基本不受时空地域限制。同时电子化的办公环境、电子文件的不宜篡改特性和长久保存特性，都是现今提倡电子政务的原因。

防雷技术档案一般包括本单位防雷生产技术基本建设活动中形成的归档保存的各种图纸、图表、文字材料、计算材料等技术文件材料。技术档案工作是技术管理、科研管理的重要组成部分，各部门要从防雷文件材料的形成归档整理入手，严格按照相关流程和保密规定落实工作程序，并监督各有关人员担负应有的责任，严格进行考核。具体的规定有：（1）各部门形成的技术文件材料，必须按一个技术项目进行配套，给予系统管理，组成案卷，填写保管期限，注明密级，经技术负责人审查后，集中统一管理，任何人不得据为己有;（2）技术档案应分类编号，进行必要的加工整理，排列整齐;（3）已归档技术图纸、说明书的修改、补充应先请示领导，履行审批手续;（4）建立技术档案的收进、移出总登记簿和分类登记簿，及时登记。每年年未要对技术档案的数量、利用情况进行统计。

2 防雷档案管理信息化建设目标和要求

2.1 防雷档案管理信息化建设目标

防雷档案管理信息化的目标是以防雷档案管理网络化建设为基础，以数字信息资源建设为核心，以防雷档案信息资源的集成和可视化利用为目的，逐步建立起物理分散、逻辑集中、数量充足、内容丰富、结构合理、质量优化、具有气象特色的防雷档案信息资源体系和社会服务体系。

防雷档案管理信息化建设需要和本地防雷工作部署和气象服务相协调，与本区域信息化建设工程相适应。气象局的防雷档案关注主管部门应该清晰制定关于信息化档案管理的专项规划，做到上下联动、统一筹划、依次实施。从技术层面看，所应用到的电子自动化措施必须系统稳定、成熟，经济上质优价廉、安全性高。信息化建设应该积极对标国际和国家标准，逐步建立起规范的防雷档案信息化管理体系标准。

防雷档案的收集整理和储存部门应该配置相应的计算机设备，具备网络通信条件，匹配对应岗位和信息技术人员，建立计算机网络、设备、软件和数据库的运行管理制度以及计算机系统和数据的安全保密制度。其中对计算机设备的要求为：（1）为主流技术设备，软件性能稳定，有优良的售后服务;（2）所搭载的系统通用性强，兼容性和可扩展性良好，便于后续升级与扩容;（3）产品易于维护;（4）关键硬件设备应有备份，以便主设备发生故障时能够正常开展业务。

防雷档案保管部门应建立整理和移交电子档案制度，派遣专人负责电子文件的鉴定、著录、归档，保证原始数据完整真实，以便后期形成电子档案。档案管理部门要定期对内部工作人员和信息技术维护人员进行相关法律法规和工作章程的培训。

2.2 防雷档案管理信息化建设要求

有条件的防雷档案管理部门可以建立属于自己的档案网站，网站内容包含政策法规咨询、办事指南、档案开放目录及查询方法等。信息化建设的必备配套措施是建立档案管理系统，即防雷档案管理部门应自主研发或引进相应的系统软件且需符合以下几点要求：（1）档案管理系统的开发研制和功能设计应满足工作需要和国家相关的业务标准;（2）该系统的研发、安装和使用需要遵守国家保密规定，符合保密要求;（3）系统界面简洁大方、操作友好、功能齐全、用语规范且具有较强的实用性;（4）该系统需要兼顾档案管理自动化、远程化、协同化、图文并茂的特点，系统功能需要集电子档案管理、远程交接、在线整理以及和地理信息系统相结合的地图显示功能或预留相应接口待后期逐步建设;（5）该系统的数据要有独立性，确保当软件环境进行更新时数据能够被完整地承继;（6）防雷档案管理部门必须确保能和气象系统信息化建设相适应，功能由单一的档案管理向办公自动化和信息管理自动化的集成靠拢[1]。

档案管理系统和网站应具备六大功能：（1）具有对纸质、微缩、音像等实体档案整体转化功能，实现远程业务控制和电脑端辅助作业;（2）具备数据管理、规划类目、关键字检索、安全保密、系统维护等功能，覆盖本区域内防雷档案的接收、转出、保管、调用、核验、统计等环节;（3）在接收电子文件和归纳防雷档案时，能自行检测核对，确保电子文件未被篡改、日期对应、内容真实、数据有效且具有较强的安全性;（4）支持不同载体档案的数字化，通过数据接口导入数据，对不同格式的数据可互通进行转化处理，支持拷贝、打印、绘图等方式的数据输出;（5）本区域内的防雷规划图和防雷技术图案应遵循基本比例尺地形图数据和设备管线图形及属性数据，为满足调取者需求，当实际发生改变后，要及时更新数据，确保防雷资料档案动态管理。

3 防雷档案信息化建设中出现的问题

信息化建设不仅仅是机器设备的问题，人工处理的一些工作也是必不可少的，但由于工作人员专业素质参差不齐，在收集和利用档案过程中会忽视一些规范化操作，省去中间步骤，不认真执行信息安全管理制度，增加档案管理系统出现文件泄露和毁损的风险。计算机作为必备设备，内存条和主板元件等部分的性能稳定可靠是保证系统安全可用的前提，不应为了节约成本违反知识产权法律法规，购买盗版支持软件，这样会导致计算机无法及时排查系统漏洞，导致数据丢失。纸质档案因为原始状态带有明显的痕迹，甄别真伪较容易，但信息化处理后的档案可通过技术手段进行修改加工且不会留下痕迹[2]。

4 重视信息安全问题

在单位内部建立保密安全领导小组，对保密工作进行统一筹划，制定应对突发事件的处理预案和安全事故责任人员处置办法。在建设档案管理计算机机房时，施工过程、设备采购、验收标准必须符合相关国家规定，同时应注意机房的防火、防盗、防水、防雷、防鼠害等。对进出机房的人员实行访问登记管理，非机房内部人员出入调取资料需要办理相应的通行手续。定期对计算机和网络设备进行定期维护检修，每次检修要有相应的记录，确保设备处于最佳工作状态。内部局域网和外部互联网要进行物理隔离，电脑终端安装杀毒软件，定期杀毒并清理非作业软件。在安装新软件时要进行试用，测试与系统的匹配度，而且软件应具有较强的容错能力和自我修复功能，以免再出现错误操作时系统数据被破坏。存储主要防雷数据的服务器需要双机备份，并定期对数据进行检查和异地存放，保证在发生不可预见的机器故障后能够及时恢复数据记录。在服务器上进行与档案有关的操作时，系统能够自动监测跟踪并进行后台记录。对存储数据库实行用户权限等级管理，禁止出现越权操作。管理员密码要定期进行更换，保密数据应该经加密后再传输。同时要对业务人员进行操作培训，使其熟练掌握档案管理流程并嚴格遵守保密规定。

5 结语

防雷档案实现信息化管理后可大幅节省人力物力，提高工作效率。但是电子化的保密工作形势更为严峻，相关部门必须引起重视，采取对应保密措施，以更好地服务于防雷安全建设。

参考文献

[1] 郑明，冯有成.气象防雷检测工作常见问题及措施信息化探索构建[J].智能城市，2020，6（7）：68-69.

[2] 张树丽.土地储备档案管理信息化建设探析[J].现代农业科技，2020（10）：261，263.

责任编辑：黄艳飞