基于可持续发展理念的高校档案数字化建设研究

周雪玉

摘 要：在可持续发展理念的背景之下，高校要开展档案数字化管理工作，就必须不断建设自身的基础设施和信息环境，保证社会和档案的有效衔接。笔者结合个人多年的工作经验，在本文之中主要阐述了高校档案数字化建设的工作思路以及优化策略，旨在提升高校的档案管理水平，促进高校的健康可持续发展。

关键词：可持续发展理念;高校;档案管理;数字化建设;策略

高校档案在高校的运营中占据非常重要的位置，能够有效的帮助高校培养人才，建设学科，促进高校的科研事业发展等。在互联网的背景之下，为了可以提升档案管理工作的质量，最大程度上的实现档案的利用价值，高校必须要开展档案数字化建设。让教职工和学生，都能够通过档案，搜索和查询到自己想要的信息，提升档案查询的效率和质量。

一、基于可持续发展理念的高校档案数字化建设研究

（一）注重信息化建设

笔者认为，信息化建设，主要从以下几个方面进行：

首先，要在校园之内，构建科学的资源共享平台，实现资源共享和交流，这样的话，能够有效的补充资源了;其次，构建电子文件中心。保证档案归档时的数字化管理，实现档案文件的数字化;最后，在建设数字化档案时，一定要深入的探讨高校政务渠道，使得档案信息资源能够和高校的信息平台实现有效的衔接。同时，在实现档案数字化的道路上，高校要学会正确的开发档案资源，提升档案的使用率，为高校的学生和教职工提供更好的服务质量。提升服务水平，丰富服务手段，培养服务意识，加强宣传力度，让档案管理工作得以顺利开展。

（二）注重学校的重点工作

在进行档案管理时，还要注重学校的重点工作。比如说高校举办的一些大型活动、科研项目、会议等等，这些活动在开展的过程之中，会留下大量的视频资源、图像资源、音频资源等。要将这些资料都保存好，丰富馆藏资源，提升馆藏资源的层次。每当高校召开大型活动时候，要提前召开档案工作，全方位的进行跟踪和记录，尽量拿到一手资源。

（三）进一步的了解高校文化，优化档案服务

高校的档案馆建设要与时俱进，不断创新，最大程度地提升档案信息资源的利用率。比如说，在档案馆之中，建立一个爱国教育的基底。以更加灵活的方式，带领学生们去了解高校历史，弘扬传统文化，宣传高校特色。通过这样的活动，可以让学生们感受到高校的文化魅力，提升校园凝聚力，促进高校的健康可持续发展。要充分的挖掘高校的文化资源，在建设校园文化时，充分利用档案信息，积极宣传馆藏资源，了解校史。比如说，可以在高校的六十周年纪念日中，开展展览活动，有效的发挥档案的价值，促进高校和谐发展。

二、在数字化的背景下，高校档案部们的应对策略

（一）加强宣传力度，培养数字化意识

高校必须要注重档案管理的数字化建设，从政策、人力、财力等多方面，给予支持。要先从思想上，树立数字化意识，才能促进档案管理工作的顺利进行，推动档案的数字化建设。同时，高校要结合自身发展实际，加强宣传力度，让大家意识到数字化建设的重要性。开展相关的培训活动，培养工作人员的安全意识和法制意识。制定完善的安全保障体系，引入先进科学的安全技术，最大程度上保障信息化管理的安全性。

（二）借助先进技术，进行档案数字化管理

科技的不断发展和创新，改善了人们的生活和工作方式。二维码技术的出现，有效的促进了社会发展，提升了工作效率。在高校的档案管理之中，也可以运用这一技术。通过二维码子系统，完成生成二维码、识别二维码、登陆、请求等各项功能。也就是说，可以把用户的主要信息，以二维码名片的形式反映过来。这样用户就可以通过二维码，快速的登陆到高校的档案网站中去，完成这样搜索、查询、下载、借阅等操作内容[1]。同时，档案的信息也可以生成二维码，将二维码名片张贴在档案资料上面。这种方式，可以有效的提升管理人员的工作效率，也便于用户快速搜索。

（三）构建完善的管理体系

想要实现档案的数字化管理，就必须要建立相应的管理体系，从数字化入手，保障管理工作的顺利开展。比如说，制定安全保密制度，档案管理制度，一体化文档制度，身份认证等。只有建立了完善的管理体系，才能够最大程度上保证数字化档案的安全性，实现其真正价值。另外，由于是数字化管理，还需要定期开展备份工作，以免因为其他故障，导致信息丢失，给档案馆带来不可估量的损失。

（四）培养一支高质量的管理队伍

管理人员的素质，在一定程度上决定了档案数字化管理的质量。因此，高校必须要注重人才队伍的培养，不断的开展培训工作，优化管理结构，提升工作人员的管理技能，带领他们学习先进的管理技术。现在是互联网的时代，工作人员必须要掌握相应的计算机操作能力，要不断学习，丰富管理手段，提升服务意识。建立激励奖惩制度，让员工明确自身职责，规范员工的日常行为，提升他们的工作质量和工作效率，促进档案管理工作的顺利开展。

（五）将档案管理系统和办公自动化系统结合起来

借助web service技术，把档案管理和办公自化系统，有效的结合。这样的话，能够实现双方的信息交互和衔接[2]。其实也就是，将办公自动化系统里面的店子文档，都转换为xml格式，之后将其存入数据库之中，就可以进行检索。如此一来，办公就可以实现数字化，保障文件归档的完整性。

三、结语

高校在建设数字化档案的道路上，必定是探索和思考并存的，必须要坚持可持续发展原则，以科学目标为引导，制定合理科学的工作策略，保障工作的顺利进行。只有保障了档案数字化管理工作，才能够为高校的学生、教职工们提供更加良好的服务环境，让他们更好的去进行教育或学习。笔者以可持续发展为核心，在本文之中详细研究了数字化档案建设的策略，旨在进一步的提升高校档案管理质量，促进高校健康發展。

参考文献：

[1]秦佳.基于高校档案信息数字化与档案管理网络化平台的建设分析[J].卷宗，2019，9（19）：173.

[2]毕晓琛.高校档案信息数字化与档案管理网络化平台的建设[J].卷宗，2019，9（16）：41.

[3]赵宗明.高校档案数字化建设面临的问题与解决策略[J].办公室业务，2019，（5）：191-192.