替代品视角下档案“双套制”管理的思考

孟荫

摘要  将西方经济学中“替代品”的概念引入档案管理，通过分析纸质档案和电子档案各自的特点，来理解档案“双套制”管理的成因及作用。再次说明档案的概念及其属性，分辨电子档案与纸质档案之间存在的两种替代关系，总结“双套制”存在的问题和其未来的发展趋势。最后提出解决“双套制”的对策是通过技术和制度控制风险，推行档案“单套制”管理。

关键词  双套制 电子档案 纸质档案 替代品

一、替代品概念的引入

本文的替代品概念源于西方经济学中的效用论。效用是消费者在消费商品时所感受到的满足程度，在效用水平不变的前提下，消费者增加一种商品的消费数量时一定会减少另一种商品的消费数量，这两种商品互为替代品[1]。在档案工作中，将档案资源视为经济学中的商品、档案利用者视为消费者、利用效果视为效用，对于在内容上完全相同的纸质档案和电子档案，在一次使用过程中若使用电子档案则无需再使用纸质档案，反之亦然。即人们在使用档案的过程中，从内容上来说，使用电子档案与使用纸质档案能够获得相同的效用。档案管理中的“双套制”是对于同一份文件，既归档电子版也归档纸质版[2]。因此，可以认为“双套制”的纸质档案和电子档案之间存在替代关系，它们互为替代品。

二、“双套制”的形成及发展

1.两种档案的特点。

（1）纸质档案的特点。第一，直接可读。纸质档案具备直接可读性，人们拿到一份纸质档案后一般不需要借助任何工具，直接用肉眼就可以获取档案资料中的各项信息。第二，载体寿命长。纸取代竹帛作为档案的载体已有数千年的历史，是当今人们普遍接受的书写材料，纸作为载体的寿命相对较长，其预期寿命超过500年。第三，载体单一。各类纸张虽存在制作工艺上的差别，但作为档案的载体其本质仍是纸张，只能记录文字、图形等二维的信息内容，无法记录声音、影像、数据库等内容。第四，存储密度低。当代纸质档案主要是以打印为主的各类纸质文件，每张纸所能容纳的信息内容有限，根据邓君《档案载体演变规律研究》一文所述，每张A4纸双面可记录3484个汉字[3]。第五，载体不可分离。纸质档案的内容与载体不可分离，作为载体的纸张损毁，档案的内容也同时损毁。档案内容从形成之时开始便与载体不可分割，纸质档案始终以实体形态存在，可见、可触，持有档案载体就是掌握档案内容，保护档案的载体也就是保护档案的内容。第六，内容无法检索。对于纸质档案，档案利用者若要找到所需求的档案文件，只能通过传统的文献检索方式达到目的，而无法直接通过内容检索。即运用已知信息，以人工查找的方式，将所有相关文件筛选出来，逐一核对题名、责任者、归档单位、归档时间等信息进行筛选，最终浏览纸质档案内容才能确定该档案是否为所需求的目标档案。第七，有时空限制。纸质档案提供利用，需要档案利用者到档案部门办理手续，档案的可借阅份数是有限的。通常情况下，纸质档案不能满足多人同时使用的需求，后一人需要等待前一人归还档案后才能使用。

（2）电子档案的特点。第一，非直接可读。电子档案不具备直接可读性，人们拿到一份电子档案后，必须借助计算机、应用软件、播放器等设备才能获取档案资料中的各项信息。第二，载体多样。电子档案的载体多种多样，常见的有光盘、软盘、硬盘、磁带等。读取这些载体中记录的内容所需的硬件、软件各不相同。电子档案的载体多样，与载体配套的辅助软硬件更是种类繁多。这种多样性使得电子档案不仅能存储文字、图片，而且能够存储声音、影像、矢量图、三维图像、各类数据库等多种信息。第三，载体寿命短。作为档案载体的寿命相对较短，根据仇壮丽《档案载体进化论》文中提供的数据，电子档案各类载体的平均寿命约为30年[4]，远远短于纸质载体的寿命。第四，存储密度高。电子档案各类载体的最大优点是体积小且存储容量非常大，存储信息的密度之高是传统纸质等载体所不能比拟的。第五，载体可分离。电子文件的信息内容是游离于其载体之外的[5]。例如，一份电子文件能够存储在硬盘中也可以存储在光盘中，存储在何种载体中对电子文件的信息内容没有影响。保护电子档案的重点不在于对其载体的保护，载体是否完好可用并非是肉眼能够辨别的，即使载体外观完好但信息可能无法读取。保护电子档案的重点在于备份，使电子档案及时脱离老化的载体，并依存于新的可用载体。第六，内容可检索。全文数据库能使电子档案实现全文检索，可以實现对文中任何字、词、句的检索。直接通过全文检索档案资料的内容，以原文内容作为筛选条件确定目标档案，顺藤摸瓜找到档案的题名及档号，可以极大提高档案检索的效率和准确率，减少不必要的无效利用。第七，无时空限制。档案利用者使用电子档案本质上是没有时间和空间限制的，无需到档案部门办理手续，只需要通过电脑或其他终端设备就可以在任何时间段、任何地点实现对档案的查借阅。电子档案能够满足多人同时利用的需求，在人数上没有限制，前者借阅与后者借阅不存在冲突或等待的情况。

2.“双套制”的成因。现代化办公产生大量电子文件，时代的发展迫使档案工作必须走出纸质归档的固有范围，面对并解决电子文件归档的问题。数千年来，人类对纸质档案的管理积累了相当丰富的经验，在防火、防盗、防光、防潮、防尘、防高温、防污染、防有害生物等方面总结出许多诸如物理、化学、组织、制度等多种控制手段和防御措施。然而对于电子文件，人们还没有掌握能够全面维护电子文件安全、完整、真实、有效的方法措施，因此认为电子文件是不安全、不可信的。出于对电子文件长期存储质量的不信任，电子档案的长期存储不重要，重要的是相应的纸质档案需要长期存储，这种思路使得档案“双套制”管理应运而生.国家相关部门曾出台文件要求重要电子文件双套归档，如《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局2003年第6号令）、《电子文件管理暂行办法》（中办 国办 厅字〔2009〕39号）[6]。然而随着时代和技术的发展，人们体验到了电子档案带来的高效便捷，并对库存档案进行数字化扫描，形成电子版档案以便于利用，相应的纸质档案在档案库房中长期处于封存状态，几乎不再使用。

3.“双套制”的作用。“双套制”融合了纸质档案和电子档案各自的优势，使二者优势互补，也弥补了各自的劣势，使二者劣势互抵。二者的特点对比如表1所示。

通过表1可以直观看出纸质档案和电子档案在诸多特点上存在着不同并且是互补的关系。这种扬长避短的特点正是档案“双套制”管理被普遍接受并且长期存在的原因，是档案工作在升级转型过程中的模式。通过纸质版档案保证了安全可靠以及长期保存的需要，通过电子版档案满足了便捷利用以及高效办公的需求，“双套制”管理是纸质档案管理过渡到电子档案管理的方式。

三、“双套制”的替代关系

1.档案的概念。档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录[7]。从上述档案的概念中，我们可以理解到档案是人类社会活动的第一手材料，是历史原貌和自然状态的记录。正因如此，原始记录性是档案的本质属性也是档案的根本价值所在。档案保管的根本目的是维护档案的原始面貌，档案利用的根本原因是档案的凭证作用。正是档案的存在才使得种种争论和谜团最终真相大白，如果缺失了原始记录的特性，档案就失去了存在的意义，也不会得到社会的尊重和认可。

2.完全替代品。在经济学中，如果两种商品之间的替代比例是固定不变的，那么这两种商品互为完全替代品。通常情况下在档案工作中，内容相同的电子档案和纸质档案对利用者来说是无差异的，他们在一次使用中通常只选择其中一种进行使用，使用了电子档案就不会同时使用纸质档案，使用了纸质档案就不再需要使用电子档案。由此可见，电子档案与纸质档案通常能够以1：1的比例相互替代，因此它们互为完全替代品。在实际工作中，尤其是档案利用方面，纸质档案和电子档案之间存在着两种替代关系，即以纸质档案替代电子档案和以电子档案替代纸质档案。

3.两种替代关系。

（1）纸质档案替代电子档案。以纸质档案替代电子档案，实际上是电子文件“单套制”在人们无法摆脱纸质档案管理且对电子文件的安全不信任的时代背景下的过渡阶段产物。以纸质文件替代电子文件形成的档案实际上是电子档案的纸质副本。然而电子文件并非都能完全转化为纸质副本，例如数据、图形、图像、音频、影像等内容是无法完整转化为纸质副本的。因此，纸质档案作为电子档案的替代品，是人们无法确保电子档案安全并依赖于纸质档案管理的时代产物。在无法解决电子档案存在的种种问题之前，“双套制”不会完全取消，电子档案与纸质档案会长期并存，但这种权宜之计下形成的电子档案替代品最终将退出历史舞台。

（2）电子档案替代纸质档案。随着国家档案信息化工作的推进，越来越多的单位对库存档案进行数字化加工形成电子版档案，以电子档案替代纸质档案，充分发挥电子档案在查询利用方面的高效便捷优势。由此形成的电子档案，不能将其作为原始档案，它们实际上是纸质档案的数字化副本，是批量加工形成的，而不是在工作中经过运行和处理形成的，既没有在当时的现行期发生效力，也没有相应的元数据[8]。时代发展产生新的档案工作需求，纸质档案无法实现的高质高效，而电子档案能够实现快速检索广泛利用，因而电子档案注定在未来将会更多地出现，会被更广泛地使用。

四、“双套制”存在的问题与对策

1.现存问题分析。

（1）造成资源浪费。由于既要归档电子版又要归档纸质版，使档案管理的工作量增加、人力成本增加、工作效率降低。电子档案与其对应的纸质档案依然占据大量的库房空间，并没有实现电子档案存储密度高、占用空间小的优势，在档案保管的过程中需要对两套档案管理。在“双套制”和自动化办公以及其他因素的影响下，也出现了仅打印出来的纸质版有签署，而电子文件没有签署的混合式文件，这类文件在档案数字化建设工作中由于文件签署的问题，又要对纸质档案进行逐一扫描形成电子档案。

（2）原始性的混乱。“双套制”造成档案原始性的混乱，由于电子档案是在日常工作中形成的，而“双套制”归档的纸质档案是在归档前夕才形成的，纸质版文件没有完整参与文件处理的全过程，不是最原始的记录。此外，对于那些不适宜转化为纸质版的图像、音频、视频等内容无疑会使档案的真实性、完整性无法得到保证。现代信息技术的发展已经使电子文件的应用普及到日常工作生活的方方面面，使用纸质载体承载并管理一切档案资源显然是不符合时代发展需求的。

2.发展趋势预测。“双套制”存在的问题是无法通过改进的方式解决的，我们早已生活在数字时代，纸张已经不再是独霸信息交流的媒介。这个社会正在逐渐将数字形式作为信息交流的主要媒介，电子档案是数字形式信息的原始记录的留存。电子档案“单套制”管理是未来发展的必然趋势。档案载体的发展与社会经济、政治、科技的发展息息相关。档案所记录的是客观存在的历史，档案的各类载体体现出甲骨、青铜、石刻、简牍、缣帛、纸、胶片、磁带、磁盘、光盘等的历史变迁。根据档案载体的历史变迁，档案载体的发展变化主要表现为：存储密度递增、使用寿命递减、人工可直读性递减。每一次档案载体的更替都经历了漫长的时间，当电子文件作为档案所形成的一系列令人不安的隐患得以破解时，“双套制”也将失去存在的意义，电子档案替代纸质档案的“单套制”管理终将成为时代发展的结果。

3.破解对策。

（1）限制纸质文件形成。电子文件不能通过打印等方式完全转化为纸质文件，但纸质文件能够通过扫描、拍照等方式完整转化为电子版文件。基于内容而言，电子档案能够替代纸质档案，但纸质档案不能替代电子档案。促进纸质档案转化为电子档案可以采取限制纸质文件形成的方式，在接收电子档案的时候，仅接受电子版而不接受纸质版。参考澳大利亚政府数字转型政策，对全国电子文件统一规划，限定某年度后以电子文件形成的文件只移交电子版至国家档案馆。实现政府机构的大部分文件以数字形式创建、保存、管理，不再形成重复内容的纸质文件，从而逐步实现全部档案数字化[9]。如此对策直接减少了纸质资源的浪费，缓解了档案库房的空间压力。我国档案“双套制”管理是通過一系列规范和标准确立的，因此最终废除“双套制”也需要通过修改这些规范及标准来实现。

（2）注重档案工作效益。电子档案替代纸质档案之所以成为发展趋势，是因为电子档案拥有纸质档案无可比拟的优势，例如便于检索、方便利用、智能管理。数字档案资源能够为文件形成者、文件管理者、文件利用者带来怎样的益处，数字化档案能否提升档案工作的效益，是档案信息化建设中最值得关注的问题。从效益观的角度思考并以需求推动“单套制”的实现能够有效促进相关组织开展工作。逐步实现电子档案管理并减少纸质档案产生带来的效益，包括但不局限于以下几点：档案业务流程改善使找寻所需档案的时间缩短，海量数字档案信息构建起来的知识库带来更好的决策支持和广泛使用，电子档案的使用不会对档案造成丢失、破坏和磨损，使档案利用的风险降为零，此外档案无纸化管理还给社会带来了环保效益。

（3）更新档案管理体系。纸质档案的信息安全优势终有一天会随着技术的发展不复存在，在未来，电子档案在技术上的安全、可靠、有效程度甚至会超过纸质档案，到那时档案工作再无必要固守对纸质版本归档的坚持[10]。电子档案替代纸质档案建立起数字档案馆，必须对传统档案管理体系进行一次更新。为解决电子档案的长期保存问题，应制定或修订相关制度和标准、确定电子文件归档的规范、元数据管理方案、文件保存格式要求、文件检测要求、档案系统运行维护规范、数据备份策略、数据迁移方案、档案安全管理办法、档案可用定期检查办法、应急响应计划等。档案人员队伍的结构调整是帮助推进实现“单套制”的重要力量，既精通档案业务又熟悉信息技术的档案员，能够很好解决纸质文件与电子文件管理接轨问题，操作并维护档案管理系统，对档案数据进行科学的检查及管理。

本文从替代品的视角分析研究了档案“双套制”管理的问题，以纸质档案替代电子档案只是过渡时期的权宜之计，电子档案替代纸质档案才是时代发展的诉求。放眼全球电子档案的理论研究已经趋于成熟，电子档案技术研究也取得了成就，并已运用于居民医疗健康和文化遗产保护等领域[11]。澳大利亚、美国等国家已通过上层行政措施逐渐推行“单套制”，我国也应在信息化时代做好电子档案风险控制，将上海等地已经进行“单套制”的试点单位经验进行推广，在全国范围内转变思想、认识和理念，促进电子文件归档流程严谨规范，促使“单套制”成为未来电子档案管理的常态。