新时期如何做好医院人事档案管理工作

李玉芳

摘 要：社会的快速发展最大限度的推动了我国医疗行业的改革与创新进程，但同时，也对医院的医疗服务质量和人事档案管理提出了更多要求。在此情形之下，医院档案管理人员必须要掌握人事档案管理过程当中的挑战和机遇，了解医院经营与管理的实際要求，对当下的人事档案管理制度、方法、内容进行有效的创新和改革。这样不仅能够有效解决人力资源管理过程当中存在的问题，同时也能够为医院的管理质量和服务效率的同步提升提供良好的保障。

关键词：新时期;做好;医院;人事档案管理工作

医院人事档案是医院发展管理过程当中的重要组成部分，同时也是提升医院人力资源管理科学性和规范性的重要依据之一。因此，相关人员必须要树立全新的人事档案管理意识，对现阶段的人事档案工作进行系统和全面的总结，充分的了解人事档案的特性和内容，对各环节的管理工作进行有效的创新和优化。与此同时，还可以参考先进的医院档案管理经验和案例，以本医的具体情况为参考，对原有的管理制度和流程进行科学的调整，安排具有较高专业水平和能力的工作人员来负责各个环节的人事档案管理工作。这样才能使医院的人事档案的利用率和精准性得到全面提升。

1 加强人事档案管理制度的建设

医院的人事档案管理工作人员必须要对与档案管理有关的法律法规，以及工作制度进行全面的研究分析，充分的结合人事管理要求和本院的管理现状，制定具有较高针对性和可行性的人事档案管理制度。在这个过程当中，相关人员必须要充分的明确人事档案的管理流程，对以往各环节的管理问题进行全面的总结，根据信息化与自动化档案管理的特性，制定具有加强适应性和可行性的档案管理制度，如，档案归档制度、档案借阅制度档案、网络安全管理制度、文件安全保密制度、档案建立制度、档案销毁制度、档案共享制度等，对每个环节有管理权责进行详细的规定。也可以在充分考虑本院的纸质档案管理的现状和要求的情况下，制定包含了归档要求、档案室管理、档案保存、档案修补、鉴定销毁等内容的纸质档案管理制度，科学提升档案室管理的规范性、高效性、科学性。此外，还可以在医院内部推行健全的档案管理岗位责任制，将不同阶段的档案管理工作落实到每一个工作人员头上，使工作人员更好的掌握档案管理的内容、要求、范围。引导档案管理人员积极的和相关部门的工作人员进行有效的协商和沟通，以相关的制度为参照来开展各环节的档案管理工作。这样不仅能有效避免档案管理遗漏或重复管理的现象出现，同时也能够使医院档案管理能有章可循、有法可依。

2 加强人事档案管理的信息化建设

医院人事档案主要是对医院就职人员的实际情况进行详细的记录，包括了劳动合同、入职报到表、在职登记表、应聘表，以及个人相关资料，即：政治面貌、健康状况、参加工作时间、学历、职称、毕业院校、工作科室、职务、家庭住址、联系电话（紧急联系的电话）、学习简历、工作经历、进修情况、职称晋升情况、培训经历、论文发表情况等。若仅依靠档案管理人员的能力，想要完成上述信息的收集、整理、分类、归档需要耗费大量时间，且无法保证相关信息的准确性和真实性。在此情况下，档案管理人员须立足于高效、快捷、安全、稳定的网络环境，掌握档案服务与档案管理特性，及其基本方法和基本构架，引进先进的信息化档案管理技术。可根据档案管理需求来成立人事档案管理信息数据库，利用相关的设备将声像文件、纸质档案转录到电子数据库当中，利用网络系统来对数据进行全面的界定与审核。并对数据进行筛选和处理，根据档案的特性来进行归档和储存管理。还可以要求档案管理人员利用大数据技术、云存储技术、云计算技术等来构建全新的数字人事档案馆，参考实体档案馆的运行管理模式，利用数字化技术来进行档案的系统管理，并为不同的人员提供相应的档案服务。医院还可以引入数字认证技术，引导管理人员或医护工作者进行注册。在需查阅相关档案时，需进行密码登录或信息验证，只有成功登陆的人员才可根据自身的权限来进行人事档案的查询和下载。

3 对人事档案管理机制进行适当的创新

档案管理人员必须要对医院档案管理的运行原理、功能、问题，以及管理系统的结构及其内在联系有一定的了解，对各阶段人事档案管理存在的问题进行系统而全面的分析。充分参考各方面因素，对实际的人事档案管理机制进行创新。在这个过程当中，档案管理人员要充分的了解管理机制的可调性、自动性、客观性、系统性、内在性，掌握人事档案管理过程当中的以件归档、查阅、鉴定、销毁等各个环节的运行状态，安排档案管理人员科学的收集不同形态的档案资料，以医院为整体来构建一级档案管理机制。由部门的档案管理人员对医院内部各个科室和部门的人事档案情况进行全面的审核与管理，根据获取的人事档案信息来对来进行电子档案和纸质档案的更新。为提升整体的人才管理效率，也可以在各个科室安排专业档案管理人员来负责二级人事档案管理工作，对本科室的医护人员和管理人员的职业注册、职业资格、职称、职业、特长等相关信息进行系统的整合。特别是一些既属于住院科室，又属于门诊科室的医护人员，需要对相关人员的基础信息和人员调配情况进行详细记录，并对医护人员的绩效考核、奖金分配、出勤情况、排班情况、奖惩记录进行科学核定。并将本科室的人事档案管理信息录入到管理系统，或递交给一级人事档案管理人员。从而形成适合本医院档案管理工作发展的分层级管理

机制。

4 加强现代化人事档案管理队伍的建设

医院可以招聘一些具有较高专业能力和信息化水平，且对医院的运行管理情况有一定了解的优秀人才，根据医院档案管理需求来进行人事档案管理工作的分配。可在内部选举思想政治觉悟较高、责任心较强、思想作风正派，具有一定的档案管理经验的优秀人员来负责人事档案管理工作。对于档案管理人员的层次的能力进行全面了解，根据医院的实际情况来为其安排具有针对性的人事档案管理培训，引导相关人员掌握一些先进的人事档案管理理论和方法。可以充分的立足于现阶段的人事档案管理现状，增设一些计算机技术的专项培训，使每一个档案管理工作人员都能够掌握计算机系统使用方法和软件操作方法。还可以在培训当中增加一些与法律、党风廉政、医德医风有关的培训项目，通过多方面的教育和宣传来全面提升人事档案管理工作人员的专业能力和职业素质。也可以外聘一些档案管理领域或计算机领域的优秀人才，担任医院人事档案管理的顾问，有效的指导和辅助档案管理人员开展各阶段的人事档案管理工作。这样不仅能够有效的扩大医院人事档案管理队伍的规模，同时也能够科学的提升档案管理队伍工作人员的专业技能、管理能力、职业素养。

5 结束语

医院人事档案的管理是医院人事工作的重要组成，促进了医院人才的有序管理，为医院人才的任用提供了依据。综上所述，医院档案管理人员必须要对新时期的人事档案管理的主流方向和发展前景进行全面的了解，与时俱进的树立全新的人事档案管理观念和思想，制定适合新时期医院发展的全新人事档案管理方案，为后续的人事档案管理工作指明方向。与此同时，还必须要引进一些先进的人事档案管理理论和信息化技术，对现有的档案管理制度进行有效的优化与创新，采取科学的方式和手段来全面的构建优秀的人事档案管理队伍。这样不仅能够实现医院档案管理的人力资源优化配置，同时也能够为新时期医院的全面发展和人事档案管理工作的深入开展奠定良好的基础。

参考文献

[1]胡宏军.谈新时期如何做好人事档案管理工作[J].才智，2019（34）：233.

[2]辛蓉.新时期下如何做好医院人事档案管理工作[J].智慧健康，2019，5（27）：11-12.