刍议财务报销流程的信息化管理

李永鹏

摘 要：企业财务管理是一个企业运营中的重要工作环节，本文着眼于企业财务报销流程的信息化管理问题进行讨论，提出几点思考和这方面的建议，旨在不断推进企业财务管理工作向着更好的方向发展。

关键词：财务报销流程;信息化管理;企业

“会计电算化”、“金蝶”、“用友”、“系统管理员”等等所有的这些名词都具备一个相同的特点，即它们都属于“器物”类名词，例如财务信息化建设体系的建立。大部分工作人员包含众多企业高管在企业财务信息化相关的理解层面都还停留于上述器物上。

一、财务信息化的含义

财务信息化这一名词包括了两个概念，即“财务”与“信息化”。实际上，财务信息化具体指的是借助信息化手段最终实现有效提升企业财务效率目标。但如果谈及价值链模型，财务信息化则又包含在“基础设施建设”的范畴当中，它隶属于“企业信息化”的一部分。谈到财务基础设施，除过所能看到的硬件和网络或者是信息系统等一些“器物”之外，具体还应该包括与之对应的管理体系，业务流程以及组织建设等各种“软件”。

二、财务信息化管理工作的主要内容

1、基于企业信息化整体框架下，对公司未来财务信息化的管理战略进行规划，具体包含了公司的发展方向和实现的路径。

2、提到实现方式，一般都指的是项目的制运作，这一点必须对财务信息化项目实施项目管理，而且要在项目当中提供具体的业务流程再造专业性技术支持。

3、对于日常化管理工作来说，只是包含了前面所述的“软件”类管理工作，包括信息系统、软件、网络等在内的各种“器物”类的管理工作，大部分时候都是交由IT部门的专业团队负责的。

信息系统、软件、网络等这些“器物”，仅作为财务信息化工作当中必须考虑到的一些因素，也可以称之为某种程度上极小的一部分关注内容。财务信息化被从企业信息化建设中相对独立出来，主要侧重于它在企业财务信息化管理方面创造出来的独特的价值[2]。

三、如何实现财务报销流程的信息化管理

1、提升企业费用管理效能借力信息化

企业財务报销管理信息化手段的出现，可以有效地提升和促进企业的费用管理效率，并且在这方面工作中有着更重要的影响意义。

谈及以往传统的手工报账体系，企业在费用管理工作中自始至终都没有办法突破的瓶颈就在于其运营效率比较低下。企业的报账单据中往往存在大量的财务信息，比如项目、合同、预算来源等等，如果借助手工进行填写一般比较缺乏规范性，而且差错率也很高，在这期间就必须耗费大量的时间用于审核，进一步使信息质量成本不断加大。再者，公司内部的费用预算编制也和预算执行相互脱节。当前大多数企业预算控制工作都是由财务部门专门负责的，这样就使得财务部门和业务部门之间存在严重的矛盾冲突，同时责任部门又无法主动参与预算管理，这样一来，全面化预算管理的价值也就无法最大化发挥出来，工作人员每次都要填写很多重复的信息，如此填单工作的效率也就相对来说比较低。

另外，手工报账会导致审批流程程序变得复杂，致使运营成本进一步增加。手工报账必须要求员工要掌握单据审批流程与审批人的层次，同时报账人员又需要耗费大量的时间或精力来找领导进行审批，此间，领导工作也经常会被审批打断。如果仅仅针对财务人员而言，一般除了需要进行单据审核之外，又要在ERP审核系统中录入记账凭证、手工填写网上支付文件，此时财务人员就要对与之相同的信息予以进行重复性处理，自然很难抽出时间投入到更具价值的管理工作中去。

对于上述企业手工报销难题，借助信息化费用报销管理工具，能有效地帮助企业进行规避或是解决手工管理所带来的各种问题，同时又能进一步提高执行效能。待企业信息化水平升级之后，信息化系统会以员工自助报账和在线审批来代替员工手工填单或是领导手工签字，之后借助系统自动化计算与标准设置，对财务审核工作进行简化，这过程中也很大程度上使得费用报销执行的过程得以被简化。最重要的是在彻底实现网络财务报销系统之后，实际报销的过程会从领导审批、财务审核、出纳付款几个具体的工作流程透明化给员工展示出来，任何一个环节针对单据所做的调整以及审核修改都可以被及时地反应到员工处，进一步推进业务实现及时、高效、透明化办理[3]。

2、企业信息化“主动式管理”平台建设

单从当前企业在费用管理信息化建设工作的实际情况来分析，很多大中型企业均对信息系统提出了更高的要求。费用报销管理信息系统已经不再是只对现有的业务表现出来的简单移植，并且也不仅作为审批工作流程工具，具体指将加强企业的成本管理以及强化内部资金控制作为主要工作目标，并将支付审批流程作为主要依托，对预算支出管理进行统一化处理，对支付审批授权制度进行完善，同时又能将资金支付控制机制理顺，最终彻底实现支付审批流程电子化和预算控制的自动化，同时支出管理精细化的专业性平台，也是当作支持各级别领导与责任部门最终实现成本费用“主动式管理”的工作平台。

那么如何打造企业信息化“主动式管理”平台呢？作为企业必须通过流程再造以及优化，实现信息系统和预算管理系统，又或者是资产管理系统和资金管理系统、核算系统等一系列信息系统的全面对接，促使行成一条“支出预算——业务申请——支付审批——资金结算——凭证入账”的业务闭环，彻底实现成本支出的“事前预算控制，事中审批控制，事后核算分析”式的一体化管理，切实地将企业的财务管理水平提至最高。

公司的费用管理系统必须结合公司的实际情况，对员工的报销、借款、采购管理、对外付款等业务流程在信息化实施的途中进行梳理，以此来提升企业费用系统的效能，全面打造企业信息化“主动式管理”平台，有效提高企业的财务管理水平。

结束语

企业财务管理信息化的实施，很大程度上提高了企业财务管理工作的效率和质量，同时也能帮助企业节省运营成本，对企业整体性发展起到了一种特殊而有利的助推作用。

参考文献

[1]舒畅.刍议行政事业单位财务管理信息化建设[J]财经界（学术版），2010（5）

[2]夏宏伟构建事业单位费用报销管理系统的要点及程序探析[J]经营管理者，2012（18）

[3]费用报销的舞弊防范与内部控制来源：中国会计报