企业档案管理信息化建设问题分析及创新思路

张云芳

摘 要：随着信息技术的发展，企业档案管理也逐渐信息化，由于企业管理层的重视程度比较低，导致软硬件设施落后，企业档案管理信息化建设还存在管理方法落后、安全性差等问题，信息化建设缺乏合理的规划。所以提高信息化建设的重视程度，引进专业人员进行管理和建设，提高档案的安全性，建立完备的管理机制是企业档案管理信息化推进的重要思路。

关键词：企业;档案管理;信息化;问题;创新

传统企业档案管理方法使人员查阅易造成档案损坏等情况，对查阅人员而言，档案的调度程序复杂，审理身份信息和找寻档案的时间长，跟不上现代的快节奏发展趋势，这就要求企业档案管理逐渐走向信息化。

一、档案管理信息化意义

1.信息技术发展的必然趋势

信息化时代为每个人都带来了便利，节省了大量的时间，减少时间成本是每个企业管理者都在考虑的问题。信息技术的发展为这一问题带来了解决方案。信息技术的应用给人们生活、生产带来了极大的便利，通过信息共享能够达到快速查阅、快速共享的目的。而档案管理信息化正是在信息技术快速发展的背景下诞生的一种管理方式。档案信息化既是信息技术发展的趋势也是企业发展的需求。

2.档案管理简单化

档案管理信息化能够省去传统纸质档案存储的繁琐过程，将档案信息化可同时保存纸质档案和电子档案。首先，电子档案的保存避免了纸质档案受自然环境的影响而损坏。纸质档案繁琐的保存过程会花费大量的人力物力，而档案信息化能有效减少环境的影响，节省人力、财力。其次，档案信息化能将纸质档案和电子档案联用，增大了档案的完整性。将纸质档案电子化，必要的纸质档案用几种保存方式进行备份保存，可有效增大档案保管的完整性。

3.档案查询便捷化

档案管理信息化不仅便于管理人员进行管理还为员工查询档案带来了极大的便捷。调用纸质档案需要花费很长的一段时间，增大了查找的难度。建立电子档案，只要建立合适的信息系统，配设管理人员，将档案分类，除了必要纸质档案的保存，一些可共享的信息可通过企业的档案管理系统传达到内部网站上，员工可通过浏览网站获得自己想要的信息。而對于重要的档案，可通过员工工号或经过审查之后从网上调用，便于出差在外或急于用到档案的员工快速拿到档案，减少时间成本。

4.档案管理规范化

企业档案关系到企业运行发展的相关资料和数据，从档案之中分析企业运行决策的准确性，为长远规划提供很大的数据支持，加强企业的竞争能力。档案需要规范化的管理，档案管理信息化能够将档案归置于系统之中，对于重要文件的调用、文件数据分析等制定相应规则。通过信息化能够将设置查阅权限、身份验证等步骤在系统中自动识别，可有效规范档案的管理，也节省了人力审核验证，避免人为误差。

二、企业档案管理信息化建设问题分析

1.管理方法落后，缺乏专业性

企业领导虽然知道要保存重要的文件，但往往忽略了如何管理和保存档案。首先，目前很多企业档案管理信息化仅限于查询文献，很多时候还需要手动去翻找档案，依然还是没能解决问题。其次，由于档案信息化没有成熟的管理人员，对收到的档案只是简单地将其电子化，并未进行有效筛选和分类，导致档案重复录入，增加了后期信息整合的难度，增大了工作量。第三，由于从纸质档案进行信息化建设，转变周期长、见效慢，所以企业对档案信息化重视程度比较低，不愿花资金配置管理系统，已有的设备设施也比较落后，导致档案管理信息化建设进程很慢。另外，企业信息化对档案管理系统的要求比较高，需要有专业人员进行系统建设和维护，而目前很多企业缺少相关的人员配置，导致信息化管理落后，缺乏专业性。

2.档案管理信息化建设缺乏目标及长远规划

许多企业只注重于产品研发、销售，但忽略了档案分析和管理，信息化建设缺少目标和长远规划。对于已经进行信息化建设的企业，对如何利用信息化系统定期进行档案的规整，筛选周期如何定制，企业中周总结、月总结和年终总结如何应用信息化系统进行档案分析等问题还未有明确的要求。既然已经实行档案管理信息化建设就要物尽其用，发挥信息化的重要作用。

对于档案管理信息化还比较落后的企业，许多管理者对如何进行纸质档案和电子档案的转化、电子档案的分类方法和档案调阅的管理方法等还未有明确的想法。此类企业觉得纸质版转成电子版档案过程复杂，迟迟未进行合理的规划，进行信息化建设。

3.档案管理缺乏安全性

企业领导对档案管理信息化的不重视，导致设备设施不能得到及时的更新，引进的系统存在缺陷或者管理人员专业性不足，导致信息化管理缺乏安全性。许多企业在档案管理人员是年纪相对较大的员工，缺乏学习专业知识的能力，在新技术的运用方面不熟悉，也容易导致档案的安全性得不到保障。而且很多企业进行档案管理信息化系统之后，员工缺少培训学习的机会，对应急情况缺乏处理能力。档案电子化存在入侵的风险，所以企业更应该重视专业人才的引进，制定相关规定，增加档案的安全性。

三、企业档案管理信息化建设创新思路

1.档案信息化观念转变的正确理解

首先，企业领导应该及时转变档案管理的思想，发现有效管理档案给企业带来的长久益处，对档案管理信息化建设提出与企业理念切合的主题，制定档案管理的规章制度和管理办法，加强员工对信息化的重视。其次，档案管理者要负起应尽的责任和义务，制定分类方法，将档案按密级以及使用的频率等进行分类保存。对于密级较高的档案要保留纸质档案，档案电子化时要设立保密权限，防止泄密，多重储存保证档案不会丢失。对于可公开的信息，可以在信息化系统中设置查阅链接，方便员工查询。

2.纸质档案电子化，完善硬件设备和软件开发

从纸质档案保存到档案管理信息化转变需要一定的过程，将陈旧的档案进行归纳整理并进行档案录入也需要一定的时间，所以开发档案管理系统要尽量简便化，记录关键信息。技术工程师要根据需求设计几种应用软件，一种对内使用，运用企业内网进行查阅，此种应用可开放更多的查阅权限，让员工能快速找寻查阅。另一种设计对外的查阅软件，便于外界沟通使用。另外企业的硬件设施也需要时常维护更新，以适应信息化要求。

3.档案信息化安全性建设，培养技术管理人才

档案管理信息化中档案的安全性是重中之重。从档案的储存手段和储存位置，到设立查阅密码和身份审核等，都涉及档案的安全性。从档案室使用的硬件设施和机房的进入权限开始进行全方位的设定。通过企业内部网络进行档案的录入，只供内部员工使用，档案使用加密的方式进行储存，并用数据备份等方式保证档案不会丢失。企业要设立档案保护规定，保证制度的公正及严厉性，奖惩制度实现明确规定。

档案管理信息化最终要通过网络进行信息的共享，所以对于档案安全性的建设需要投入较大的时间和经历。企业应该引进对应软件开发和网络安全人才，提高档案管理信息化的安全性。同时，引进专业人才，对档案管理的员工进行培训，使他们能够更快地适应信息化的进程和要求，更快上手对档案进行管理。另外还要培养档案管理人才，善于对档案進行归类和整理，要具有大局观，帮助相关人员对档案进行分析总结，提升档案的价值。

4.档案网络化，建设查阅平台

档案管理信息化最大的益处在于便利，可以建设共享信息平台，将开放的信息通过网络传输的形式实现文件的共享，方便员工查阅相关资料，能够有效节省员工的时间，同时档案的利用率也会提高。而对于重要资料的查阅要进行资格限制，设立查阅权限。前文也有提到，对密级较高的档案只能通过公司内网进行查阅，而且要进行身份审核，由档案管理人员对此进行审核，以保证档案的安全性。当然，如果人脸识别技术能够有效应用到档案管理人员审核中将能极大提高档案管理的工作效率。

5.建立合理的奖惩机制和岗位责任制

好的工作环境的建立除了硬件设施和软件设施齐全之外还需要对档案有效规范的管理。档案管理部门领导应将奖惩制度明确规定出来，让员工明确工作目标，使档案管理信息化趋于规范化。要制定详细的岗位责任制，员工负责的每一个岗位的要求要明确，奖惩的具体考核制度也要明确，鼓励员工为档案管理信息化建设出谋划策。

四、结束语

档案管理从纸质化到信息化的转变需要的周期长，在此过程中需要解决的问题很多，企业档案管理者应该对信息化进程予以重视，对软硬件设施进行更新，培养相关技术人才，对档案管理信息化进行规范化处理，扩大档案的应用价值，推进档案管理信息化的建设。

参考文献：

[1]孙勇军.企业档案管理信息化建设问题分析及创新思路[J].现代国企研究，2019

（作者单位：榆林市榆神煤炭榆树湾煤矿有限公司）