“互联网+”环境下学校档案管理信息化建设研究

徐娟

摘 要：学校档案涵盖教学档案、教师业务档案等多种类别，是教师开展教学活动、参与教学研究、业务技能提升以及学校制订远景战略规划、进行教育教学管理的重要参考依据。“互联网+”环境下，学校档案管理实现了由资源单向传递向资源高效共享的转变，开辟了学校档案信息化管理的崭新格局。本文将围绕“互联网+”环境下学校档案管理信息化建设的有效策略展开全面论述。

关键词：“互联网+”;学校档案;信息化;策略

“互联网+”环境下，学校档案管理模式解除了实体存储空间的禁锢，建立了档案信息管理系统、档案数据库，资源收集、归档、借阅等流程更加便捷高效，档案的利用率得到大幅提升，档案管理人员的服务效率也跃上一个全新的高度。

一、资源整合，效率提升

“互联网+”环境下，学校档案管理模式发生了质的转变，过去，档案管理人员在收集、整理、录入、编目、借阅、储存等方面，完全采取人工操作模式，制约了工作进程，甚至还会出现归档错误、档案丢失的情况，给学校各项工作的正常开展带来严重的负面影响。

1.档案收集渠道扩充，信息录入自动识别

目前，学校的档案室已经建立了完善的档案信息管理系统，工作人员在收集档案资料时，只需要通过内部局域网络，就可以传递档案资料，节省了大量时间。比如，管理人员在录入学生的学籍档案时，在计算机操作界面的检索框内输入“学籍”这个关键词，屏幕上就会出现小学一到六年级所有学年段的档案信息，然后结合学籍的年级段，找到相对应的档案信息，就可以快速完成学籍档案的录入过程，而且出现错误的几率几乎为零。这种便捷高效的档案建立过程，不仅提供了便捷服务，也减少了管理人员的工作量。

2.资源高效整合，数据存储惊人

在“互联网+”环境下，过去的大部分纸质档案转变成了电子档案，统一存储在巨量数据库当中。管理人员在制作电子档案时，往往借助于先进的电子产品与高科技技术，比如数码相机、扫描仪、资源压缩器等，利用这些工具，能够将纸质档案转变成图片格式、影像视频格式或者声音格式，然后通过大数据技术建立一个档案数据库，该数据库能够存储海量数据信息资源，大大节省了实际占用的空间面积。

3.安全性提高，功能性完善

如果遵循传统的学校档案管理模式，学校部分档案在保管过程中，极易发生受潮、受热、过水、火灾、虫蛀、被盗等事故，导致档案损毁或者丢失，给学校造成无法弥补的损失。尤其是学校的教学科研成果档案、学生学籍、基建等重要档案信息，一旦丢失，将无法补救。在“互联网+”的环境下，学校的重要档案均以电子档案的形式存储在数据当中，同时，借助于防火墙以及终端登录权限设置等方式，有效避免了网络病毒入侵以及黑客攻击，提升了档案保管的安全性。

比如，终端查询登录系统，技术人员根据档案的密级以及学校各级领导的查询权限，设置了复杂的登录密码，或者利用指纹识别、身份证号码验证以及人脸识别等高科技技术，将安全风险隐患消灭在萌芽状态。如果学校的任课教师想要查询两年前的教学成果档案，必须经过主管领导审批，才能授予其登录查询权限。这种安全系数高的档案管理方式，能够有效防止档案信息泄漏情况的發生。

4.沟通交流快捷，需求定位精准

“互联网+”时代，档案管理人员可以随时与档案需求人员建立网络沟通空间，在确定对方的需求后，档案人员能够及时提供相关的档案信息资料，同时，可以完成实时借阅，如果对方需要纸质档案，在经管理人员反馈给上级主管领导，得到回复后，可在系统上面进行操作，将档案借阅人员的基本信息以及归还时间录入系统，信息将自动存储，既省时又省力。

二、体系构建，与时俱进

档案信息化是网络化、数字化、智能化有机结合的新型档案管理平台，在“互联网+”时代，学校档案管理的信息化建设是一种必然发展趋势，它将档案的实体保管模式转变为现在的数字档案管理模式，使学校档案的信息传递、共享、存储实现了一体化管理，推进了学校各方面工作的信息化建设进程。“互联网+”环境下，如何提高档案管理的实效性，如何建立高效、科学、规范的信息化管理体系已成为学校档案管理人员各项工作的重中之重。

1.三网联动，资源共享

学校档案的信息化管理建设需要结合互联网、局域网以及校园网的优势，利用现有档案资源，创建一个档案信息管理平台。通过三网联动机制，将学校的所有部门统一结合到一起，进一步拓展了资源传递渠道。档案管理人员收集相关资料与信息的渠道呈现出多元化态势，完全可以利用互联网上各个门户网站、网络客户端、微博等资源信息站，搜索关于学校建设、学校文化、教学成果等方面的资源，作为档案资料，将其下载或者复制，制作成电子档案存储在资源数据库当中。这样既丰富了学校档案资源，也为学校的各项工作提供了真实、确凿的信息参考。

2.建章建制，规范管理

在“互联网+”的环境下，档案管理工作的技术含量不断增加，这就需要一个完善的制度体系来支撑和运作。因此，学校应结合自身发展的实际情况，根据档案管理工作涉及到的专业技术制订针对性的管理制度。比如，《档案信息管理系统操作规范》《档案信息管理系统维护制度》《档案资源共享制度》《资料归档流程》《档案管理人员执业规范》等。通过这些制度约束，进一步改善学校档案管理的内环境，使管理人员树立正确的个人价值观以及主人翁责任意识，将学校档案管理工作做扎实、做具体、做精细。

3.构建安全存储系统，防止网络病毒攻击

由于学校档案属于内部机密材料，任何一项档案资源的泄漏都有可能给学校造成恶劣影响，因此，档案存储环境的安全性一直是倍受关注的焦点问题。为了有效防止网络病毒的入侵以及黑客的攻击，学校应当建立病毒自动识别检测系统自动防护的安全存储平台，将各种存储设备集成于一个存储网络的存储连接，这种存储方式主要是通过IP进行传输SCSI数据与命令，进而对系统实施集中式的统一管理。如果遇到网络病毒攻击，存储系统的自动备份功能能够快速恢复档案信息，而无需担心档案信息丢失的情况发生。该存储系统同时还具备故障自检测、预处理、快修复以及修复后数据完整性检测功能，功能级别、安全系数较高，是目前诸多学校档案室普遍采取的一种档案信息化管理模式。

4.改变服务方式，创新管理模式

学校档案室承担着资源服务重任，是学校各项工作的重要资源支撑，因此，管理人员在工作中也应当积极转变思想观念，改变服务方式，以精准化、科技化、优先服务、对接服务为出发点，提升学校档案的利用率。由于学校各年级段的任课教师没有时间培训和学习档案信息管理系统的操作规程，导致部分教师在档案查询时，往往无法及时获取所需资源，给教育教学工作带来不利影响。面对这种情况，档案管理人员应深入教学一线，利用现场演示或者理论传授的方法，将优质高效服务送到教师手中，让广大教师以及其它业务部门的工作人员能够快速掌握档案信息管理系统的操作流程，能够第一时间获取所需资料。

此外，档案管理的信息化建设属于一项系统性工作，需要借助于各方力量的广泛参与，才能确保档案的完整性与使用率。如教师涉及到的教学档案，教师应及时将教案或者教学经验材料录入到信息管理系统当中，如果仅仅依靠于档案管理人员，不但影响工作进度，而且档案人员对教案或者教学信息一无所知，很容易产生信息录入错误的现象，将严重影响档案的真实性，档案的正向使用价值也就完全丧失。因此，学校档案管理需要群策群力，需要全体教职员工共同推进档案管理的信息化建设进程。

5.引进信息技术人才，充实专业人才队伍

“互联网+”环境下，学校档案管理信息化建設需要大量优秀的专业型技术人才以及管理人才，除了掌握档案学基础知识外，还必须掌握计算机、互联网、大数据技术等现代信息技术知识。因此，学校必须结合当前档案管理岗位对人才的需求，制订针对性的专业人才培训体系，以内部培训、外部培训、网络远程培训相结合的方式，提升档案管理人员专业技术水平、管理水平以及个人职业素质。同时，通过网络招聘渠道，以“互联网+”的视角为着眼点，向社会广招良才、贤才，构建一个系统维护技术精湛、网络安全防御技术高超、档案信息管理意识超前、创新能力卓越的复合型人才体系。

三、结束语

“互联网+”的时代，学校档案管理走信息化发展之路是必然趋势。学校各级领导以及档案管理人员应站在一个全新的视角、全新的高度共同促进档案管理信息化建设工作的稳定、健康发展，实现学校管理信息化、教学信息化的美好愿景。

参考文献：

[1]孔德懿.浅谈学校档案管理信息化建设[J].青春岁月，2019

[2]迟海涛.关于学校档案信息化建设与档案管理的研究[J].电脑知识与技术，2019

[3]曹陈玉.中小学校档案管理信息化建设研究[J].卷宗，2018

（作者单位：山东省胶州市实验小学）