信息时代档案管理工作面临的问题及对策

张博文

摘 要：因为目前信息化时代的飞速发展，档案管理部门在现实中也离不开信息管理技术，用来记载国家、社会与个人的重要事情，有利于以后查询。本文分析了信息时代档案管理时的问题，总结解决措施，希望可以促进档案管理更好地发展。

关键词：信息时代;档案管理;问题;对策

1 前言

因为信息化的飞速发展，我国不少行业也在飞速进步，加重了档案管理部门的工作任务。因为档案管理部门记录的档案信息十分复杂，工作难度较大，因此要求更加规范专业的档案管理。在档案管理中引进信息化技术，不仅可以减少其中各项环节的成本投入，还可以提升工作效率。所以，本文研究了信息时代档案管理工作存在的问题，并提出了具体对策。

2 档案管理信息化的重要意義

以前传统的档案管理工作载体大部分是纸质的形式，管理相对落后，工作任务也相对艰巨。保管档案时，工作人员还需要避免自然现象的干扰，比如火灾、潮湿之类的。此外，查阅档案资料相对困难，还无法备份。因为信息时代中计算机技术的发展，传统档案管理模式有所转变，体现在档案管理的载体由纸质转变向电子化。转变之后可以有效解决档案资料的存储问题，也极大方便了查阅资料，大大提升了资源利用率与工作效率。因此，做好信息化的档案管理工作，可以更好地服务于企业、社会与国家。

3 现在档案管理工作所面临的主要问题

1）不够规范标准。对档案管理工作来说，管理前提便是标准规范地开展基础工作。这不但极大提高档案的管理效率，还方便了档案管理工作者和客户更好的沟通。但是，尽管人们正处于信息化时代，档案管理的基础工作仍然不够标准规范，因为网络上存在不少格式与建设形势，格式与要求并不统一，极大降低了管理工作的规范性与共享性[1]。同时，现在因为计算机的快速发展与全球化趋势，软件更加丰富多样，它们的兼容性十分不足，不利于规范地开展档案管理工作。

2）档案管理工作者业务水平不高。管理档案时，档案管理人员的业务水平十分重要，优秀的档案管理工作者能够提高档案的管理效率与水平。目前，由于传统的档案管理方式正向信息化方向转变，但是，目前众多档案管理机构中，仍旧是之前那些从事传统管理工作的人，因为年纪较大，那个时代的档案管理流程尽管已经了如指掌，可是时代在发展，这些人缺乏计算机网络技术，也不具备一定的信息素质，尽管档案管理知识合格，可不能与时俱进，综合素质不达标，不利于档案管理的信息化建设与发展。

3）档案的安全性与保密性不够。信息时代重视使用计算机，所以，其最大的亮点就是通过计算机管理档案。不过，尽管实现了方便快捷地使用电子档案，却因为信息的不分国界与共享资源，也不利于档案的安全性。档案中记载了许多私密的重大事件，也涉及个人秘密，因此，一旦电子档案无法保密，很容易被黑客入侵，盗取档案信息，将对客户造成无法预估的损失。

4）管理软件不兼容。因为科技的发展，档案管理表现出信息化特征，并出现了不少档案管理的软件。现实运营中，尽管档案管理软件可以让档案内容信息化，但问题依然严峻[2]。比如，因为不同行业的计算机类型不同，有关档案管理软件之间的差异较大，互相无法兼容，给档案资源共享造成了阻碍，也不利于信息化档案管理工作。

5）档案管理信息化不标准。档案管理信息化自己有很强的实际应用性。统一档案管理信息化标准，可以让档案资料实现最大化安全。不过现在的档案管理工作信息化水平仍旧不达标，信息系统与网络上差距较大，不利于开发与共享档案信息管理。

6）档案管理体制不健全。我国虽然已经有相关的档案管理工作法律法规，但没有满足新时代背景下档案信息化管理的需求。因此，档案信息化管理工作没有法律支持，造成我国目前档案信息化管理机制不完善。极大阻碍了信息化档案管理工作的飞速发展。

4 信息时代档案管理问题的解决对策

1）完善档案数据库。现在的档案管理工作不够标准范，如今主要通过把档案数据存入计算机网络或云端设备的手段，它们在计算机中的通用名称叫“数据”。所以，为推动信息化时代下档案管理工作的有序运作，必须完善数据库来存储档案资源，还应不断提升数据库技术水平，有助于信息化时代下档案管理工作的长远发展。

2）加大档案管理人才的培养力度。信息化时代管理档案，离不开专业人士的支持，只有专业化人才足够，才可以更好地开展档案管理工作，高效管理档案。所以，需要加强培养档案管理人才，有利于提高档案管理的工作效率。档案管理人员的专业度直接影响到档案管理水平，因此单位应该加强专业培训管理人员的信息技术。之后，考核培训内容，围绕考核结果进行奖惩，奖励表现优秀的员工，批评考核结果不太理想的管理人员，不过要把握好度[3]。考核不但可以提升管理人员的工作积极性，还可以激励变得更加专业。之外，单位还应组织相关管理人员互动与交流，使管理人员可以全面了解现代化管理技术，确保提升信息化档案管理的工作水平与效率。

3）健全档案信息安全保障体系。现在网络上出现了不少安全隐患及网络诈骗等问题，为很好地保护档案信息，需要通过必要手段，需要健全档案信息安全保障体系。该体系需要包括存储安全与档案系统的使用安全，在存储档案信息时添加保障安全的措施以及预防网络安全攻击等问题。

4）加强档案资源的信息化建设。在信息化时代下，档案管理已经不光是简单地存储和使用档案，因为全球化的发展趋势，不少信息开始实现全球共享，要求细化的档案管理能够使档案信息在全球范围内搜索，切实实现全球信息一体化，需要最新的技术与最新的云端设备。健全和档案相关的管理规章体系与制度，能够很好地进行档案管理工作。所以，完善档案管理工作体系，编制统一的档案管理标准，可以加强系统软件的兼容性。同时，档案管理部门较多，员工也多，因此，必须明确权责一致，集中管理不同部门与类别的档案，让档案管理与单位工作实现同步发展。

5）加强软件的兼容性。信息化建设可以共享档案信息化管理的资料，提升其市场竞争优势。所以，为共享档案资源，档案管理部门需要以信息技术为基础，创新档案管理方法，提高信息的利用效率。在分类存储档案资料时，档案管理部门需要通过管理系统或档案管理软件自主编程，接着利用计算机技术自行识别，分类存储进关联信息库，确保软件的兼容性，再利用网络实时有效地传播档案资料。上述做法可以切实防止传统档案管理中不少档案资源的存储老化问题。

6）健全档案管理体制。要确保档案信息管理的安全，必须健全相关法律法规。所以，基于信息化的时代背景，有关部门应该重视自身的发展情况，完善法律体系，给档案的信息化管理提供有力保障。同时，管理人员也应创新自身的管理思维，统一电子信息档案的有关格式，提高电子文件的归档效率，推动信息化档案管理工作有序进行。

5 结束语

现在是信息化时代，档案管理工作需要从传统的管理模式转变向信息化管理方式。本文先是分析了信息化时代下大部分档案管理机构与档案管理工作的现状，总结出现在我国档案管理问题，同时给出对应的解决措施，希望能够提升我国档案管理的工作质量与效率。

参考文献

[1]许静纯.信息时代的档案管理研究[J].大众文艺，2019（02）：245.

[2]李鹏.浅析信息时代档案管理工作的创新[J].办公室业务，2018（19）：187.

[3]宋春雨.信息时代背景下档案管理工作的创新发展新格局[J].办公室业务，2018（13）：70.